新形势下高校档案管理工作高质量发展的几个重要问题

朱晓杰

摘  要：本文通过对新时期高校档案管理的系统研究，得出当前高校档案管理虽然在信息化上取得明显成效，但是仍然存在着档案管理观念相对落后，档案信息化建设水平不足，档案安全隐患不容忽视，档案工作相关基础建设滞后等方面的问题，并在此基础上提出了意见建议。

关键词：高校;档案管理;高质量

随着高校档案管理工作在价值理念、技术手段、目标管理上的深刻变化，档案与教学、管理、文化建设等基础性工作正在深度融合，实现档案管理工作高质量发展已经迫在眉睫。

1 新形势下高校档案管理工作的特点

新形势下，高校档案管理工作呈现出管理方式信息化、实体存储和资源利用数字化、资源整合化和利用服务多元化等特点。

高校档案管理方式信息化。以大数据在高校人事档案工作的应用为例，利用大数据建立“大人事档案数据”;通过统计分析，精确设置岗位要求和人力资源与岗位之间的相关关系，实现人岗精准匹配;通过多渠道收集的实时全面信息，实现可量化的绩效考核，提供高度定制化的培训，实现最大限度维护高层次人才稳定。[1]

高校档案实体存储和资源利用数字化。在高校信息化、数字化校园建设背景下，将逐步实现高校档案的存量数字化、增量电子化，将有效保护档案实体，深化档案工作的效率。以教学档案数字化为例，在开发模式上针对交互性、操作性和安全性等需求，形成了内部工作人员使用的客户端/服务器结构模式和对外部用户使用的浏览器/服务器结构;在系统架构上形成了数据层、业务逻辑层和表示层的体系;还包括数据库的选择与数据采集，系统管理与系统安全设计等内容，有效提升档案管理水平和教学管理水平。

高校档案资源整合化。随着高校建设的现代化，以信息化为支撑的档案管理智能化将提速，为整合高校数字档案资源、实现档案信息资源共享提供了技术支持，档案资源的有机整合加速，同时在高校档案中也逐渐纳入特色档案及民生档案等相关内容，为未来档案资源的信息共享打实了基础。

高校档案利用服务多元化。随着档案开发利用工作的深化，服务学校中心工作、服务大学文化建设、服务历史研究将成为档案工作的重心，呈現档案利用多元化的特点。特别是高校档案资源逐步成为政务信息公开的重要内容，高校档案资源在社会信息资源中逐渐成为重要组成部分，随之而来的是高校档案资源利用群体也产生很大程度改变，由以往学校职工及学生逐渐转向社会研究人员，高校档案管理工作由之前的重视前端资源收集转向后端的档案资源开发利用。

2 现阶段高校档案管理工作普遍存在的问题

2.1 档案管理观念相对落后。高校档案工作普遍存在重视程度低，呈现出“边缘化”的态势。高校领导和管理人员管理观念落后，不能及时跟进档案工作的发展趋势，忽略了对档案管理工作的创新，造成档案资源管理工作落后于其他方面建设的局面。档案管理人员工作缺乏主动性，在档案接收、移交、保存、利用等方面，缺乏主动服务的意识，不利于改进和创新工作方法。高校教师与学生对档案的重要性认识不足，认为档案就是一种资料，对档案在生活、教学实践以及高校发展中的作用一无所知，对档案材料的重要性缺少认识。[2]

2.2 档案信息化建设水平不足。虽然高校信息化、网络化办公早已普及，但是高校档案管理的方法并未随之得到明显改观，现代信息技术未能与档案管理工作很好地融合，档案资源仍以实体档案为主，纸质档案数字化加工和电子文件归档工作有待改进;一些高校仅做到了档案目录的电子化，距基础数据库、档案利用平台、档案信息发布等信息化体系建设的要求相差甚远。在现有的档案数字化管理中，仅仅只是对档案进行传统流程的保存、查找和修复等，缺乏资源、数据的网络共享，有些使用过程杂乱无章，缺乏系统规划和安排，进行档案整理时更是缺少规范和整理。存在档案利用低效化、档案功能单一化的问题，一些高校档案馆没有其他功能，只限于单纯的档案整理与保存，远远不能满足广大师生对档案资源的需求。

2.3 档案安全隐患不容忽视。在高校档案管理中，档案安全是一项重要内容，也是做好档案工作的前提基础。目前高校档案工作正处在一个快速转换的时期，纸质档案所占比重依然较高，档案电子化的速度也正在加快，因此档案安全需要兼顾数字化安全和纸质载体安全两个方面。纸质安全方面，主要是档案馆室设备老化、管理不善，存在火灾、失窃等风险。数字化安全方面，存在数字档案收集过程中，工作不规范、数字档案意识欠缺等问题;存储过程中，易受到环境变化和技术手段的威胁，如果存储介质寿命过短或异常，数字档案信息就会丢失，甚至不可恢复;管理过程中，管理人员安全意识不够，工作核心停留在收集与整理方面，没有从多方面思考档案安全的维护工作，缺少必要的人力、物力、财力进行维护;在数字化档案使用中存在不规范操作，档案信息的非授权访问，私自使用移动硬盘、U盘等存储介质等情况，可能会增加服务器感染病毒几率，同时极易造成信息外泄。除此之外，在进行高校档案整理融合时，对于一些存在一定结构性的档案与无结构的档案进行融合会使档案自身的整体性造成威胁。

2.4 档案工作相关基础建设滞后。高校档案基础建设是高校档案基础能力得以发挥的体现，主要包括管库建设、安全管理、基础业务等。由于长期以来高校对档案管理工作投入不足，普遍存在机构弱化、专业人才不足、库房设施陈旧、档案信息资源缺少整合、档案管理规范化制度化水平不高等难点问题。特别是档案数字化进程的加快，数字化档案所需硬件普遍不足，大量数据的收集势必带来新的储存问题。同时，由于缺少办公自动化系统、档案标准化软件系统、标准化传输平台，导致档案数字化建设中缺少对资源体系的有效管理、有效保存，缺少对档案数据进行不同类型的分类储存，档案利用体系严重滞后。

3 推进高校档案管理工作高质量发展的建议

3.1 加强档案治理体系建设。要加快档案管理观念现代化，管理者的管理观念是档案治理体系现代化的顶层要素，要准确把握档案管理工作面临的新环境、新任务和新需求，充分认识档案管理工作在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中的作用，消除把高校档案机构简单地看成是业务管理机构或教学辅助机构的片面认识。应当加强档案制度建设，完善档案管理制度体系，并且在学校整体发展规划中纳入档案管理工作，形成具有学校特点的《档案事业发展规划》;加强档案法律法规的宣传教育，切实履行档案行政管理职能，不断提升全校档案法治意识和档案治理法治化水平。

3.2 加强档案资源体系建设。鼓励档案管理部门积极参与学校各项重大活动的形成、积累和收集工作;继续抓好档案资源体系的源头建设，加大对学校重点工作、重要活动、重大项目及新专业、新机构等所形成的文件材料、电子照片、音视频档案的收集整理力度。要突出档案实体安全，加快实施面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷的标准化档案馆室建设。[3]

进一步完善档案材料归档范围，强化业务指导，加强对档案材料形成积累、整理立卷、归档移交的全过程监督检查，提高新增收档案数量和质量。完善高校档案材料立卷归档制度，提高依法治档水平，及时修订各类文件材料的归档范围和保管期限表，保证各类档案的准确性、真实性和完整性，做到学校各部门档案应归尽归、应收尽收。[4]

3.3 加强档案利用体系建设。加强档案资源利用和共享平台建设，进一步简化利用手续，逐步实现档案利用便捷化;创新利用服务方式和手段，完善检索工具和体系，逐步实现简化整理、强化检索、优化服务的工作目标;加强编研工作，深入挖掘档案信息，把“死档案”变成“活信息”;加强校史资料征集，开展校史研究，以多种形式开展校史校情教育。立足档案馆爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、学校信息公開中心和电子档案备份管理中心的职责定位，发挥档案育人功能和文化教育功能，服务学校校园文化建设。

3.4 加强档案管理信息化建设。将档案工作信息化纳入学校信息化建设之中，确保学校实现电子化、无纸化办公前提下做到电子档案的在线归档。深入馆藏档案数字化建设，全面完成“纸质档案数字化”的要求。创新电子文件归档和电子档案管理模式，建立完善电子文件归档、移交和长期保存制度，提升电子档案在线移交接收能力，实现“增量电子化”目标。完善档案管理信息系统，加快档案数据库分模块建设，建立和完善计算机安全系统，全方位维护档案信息的安全管理。大力推进数字档案馆和数字档案资源共享平台建设，充分利用校内网和档案馆网站建设，把可公开的各类档案、信息上传网络，最大限度地促进档案资源共享，构建为学校各机关、学院提供信息服务的平台，发挥档案信息的资政功能，提升档案管理现代化水平。[5]

3.5 加快档案专业人才建设。根据高校档案事业的特点，不断优化人才结构，通过内调外引、培训提高等方式，重点引进数字化加工、系统维护、数据库建设与运行等专业人才;开展专业化培训，加强工作人员的继续教育力度，注重向基层、一线档案管理工作人员倾斜，提高档案业务水平和实际工作技能;提高科研奖励，鼓励提升职称级别，打造一支专业素质高、适应档案事业发展需要的复合型档案专业队伍。

基金项目：2018年河南省政府决策研究课题，编号：2017B219;2019年河南省教育厅高等学校重点科研项目，课题编号：19A790013。

参考文献：

[1]李巧兰.浅析高校档案信息化管理工作改革与创新[J].兰台内外，2019（18）：63-64.

[2]潘虹.新时期我国高校档案管理理论发展研究[J].办公室业务，2019（12）：144-145.

[3]许德斌.大数据时代高校档案资源体系建设探究[J].黔南民族师范学院学报，2019，39（03）：119-122.

[4]李风雷.新形势下如何做好高校档案管理工作探讨[J].才智，2019（16）：232-233.

[5]冯巧峰.高校档案信息化管理存在的问题及措施[J].智库时代，2019（24）：44-45.

（作者单位：河南信息统计职业学院   来稿日期：2019-10-20）