企业管理新形势下人事档案研究刍议

康雅星 石油化工管理干部学院

近年来，在制度改革的深入和人员流动政策的逐步放开形势下，我国企业的劳动人事制度及人力资源管理发生了很大变化，企业人事档案工作在企业系统之间所具备的关键性作用也迅速凸显。如何更好探索企业人事档案管理的新模式，充分满足现代人力资源管理新形势的要求显得尤为重要。强化企业人事档案管理，深化管理机制建设，将极大的促进企业人力资源管理工作，进而提高核心竞争力，对加强经济建设和发展企业也具有深远的意义。

一、企业人事档案现状

目前，很多国有企业已经引入现代人力资源管理模式，全面开始人事制度改革探索，但大多数企业还是没能建立起一套科学、完善的人力资源管理体系，反而因人员较多、流动分散、点多线长等行业特点大大增加了企业人事档案管理与应用的难度。在现代人力资源管理新时期，企业人事档案工作出现了一些新矛盾和问题，呈现出许多弊端和滞后现象，与社会发展不相适应，主要在以下几方面制约了人事档案的提供与利用。

（1）管理体制僵化。实际的操作过程中，由于有些人员自动离职后，弃档而去，造成其人事档案没有及时移交出去，成为死档。某些单位因改制清退、辞退人员后，没有按规定将其人事档案转出，使档案丢失或缺损；还有档案该核查的不核查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清，致使人事档案转接工作前后脱节，档案去向无从查找。

（2）内容不合理。在人事档案管理工作中，经常会遇到人事档案短缺，材料不完整的现象。与此同时，有些干部和职工对人事档案的认识也不足，在填写履历、考核表之类的资料表格时，没能做到认真的完善，只是敷衍了事，或者干脆直接将档案自己保管了起来，从而造成人事档案的不完整。

（3）管理人员素质薄弱。由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了应存档的资料。

（4）档案利用价值低。档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。另一方面，档案材料的字迹不耐久，手续不完备、内容不完整以及人事档案材料内容陈旧，补充更新不及时，缺乏连续性、动态性，都致使人事档案材料信息缺乏利用价值。

二、改进企业人事档案工作的对策

（一）建立科学的人事档案分类系统，精炼档案内容

根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。对于档案的原有重要内容予以保留的同时，应扩大侧重于对工作业绩、专业特长、综合能力等方面的材料收集，以便使人事档案的功能更适合企业发展的需要。

（二）引进年轻化人才，提高人员素质，加强人员培训

在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。同时，企业也应注重对档案人员的培训，首先，要提高自身的政治素质，加强责任感，在平常的管理中体现严肃性，坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。其次，还要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训、会议研讨、交流等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更要了如指掌。

（三）增强人事档案意识，积极主动的提供利用

人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，针对目前人事档案意识普遍不强这一现状，要加强人事档案意识宣传，通过各种形式宣传《档案法》，特别是要通过具体实例宣传人事档案工作，让大家充分意识到人事档案背后是重要的人事管理关系，使全社会真正认识到人事档案的重要性，认识到人事档案的价值和作用，营造出有利于档案事业发展的社会氛围，有力促进人事档案资源的开发利用。

（四）建立创新的管理模式

建立开放式管理模式，实现企业人事档案管理社会化。探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从主管部门定期考核、中介机构测评和个人监督进行。在现代人力资源管理理论的影响下，人事档案管理则应该实现动静结合、纵横结合、定量与定性相结合，改变以往乏味的、固定模式的归档内容。

三、结论

企业人事档案是现代企业产业稳定、协调、长效发展的根本，社会在变企业在变，为了更好地适应企业发展的需求，既要尊重历史发展的需要，使企业人事档案管理充满活力，同时又要遵循企业人事档案的构成规律，运用现代化的管理手段，不断健全管理体制，创新管理理念，始终用新思路、新方法去研究和处理工作的各种问题。只有这样，才能为企业在人力资源优化等方面的提供完整、准确、详实、可靠的材料依据，从而使企业人事档案工作朝着方科学化、高效化、现代化以及标准化的方向发展。