大数据时代背景下高校档案管理模式的变革研究

王春艳 潍坊学院

新的发展环境对于高校档案管理提出了新的要求，所以高校档案管理人员应当积极转变传统档案管理思维，确保档案管理工作可以为高校进一步发展奠定扎实基础。但就当前高校档案管理情况来看，部分高校在档案管理中存在着运用大数据的意识相对薄弱、档案管理工作者对大数据技术的使用能力不足、档案信息采集设备较为落后等问题，这无疑影响了高校档案管理质量。

一、大数据时代背景下高校档案管理模式的变革

（一）档案管理观念的转变

档案管理观念对于档案管理工作者工作质量有着一定影响，所以工作人员在进行档案管理时应当及时转变传统的管理观念，及时预测档案的价值，明确档案保存过程中存在的问题，只有这样，才能进行档案的收集和整理。与此同时，顾客提出服务要求之后，管理人员也应当根据顾客的要求来进行档案的查找与封存，以此发挥档案管理的作用。

（二）档案数据的采集、处理

在档案信息收集过程中，档案管理人员应当按照教育部门相关要求进行学生信息的采集，并将所收集到的数据上传到高校档案管理网络系统中，根据数据源建立数据库，并提交高等部门。而且管理人员在档案管理时也应当及时更新系统数据，删除过期无用的信息数据，从而确保档案信息的真实性。

（三）档案数据的归档、保存

档案的归档与保存工作对于档案管理效率也会产生影响，所以高校档案管理人员应当对纳入信息数据库的档案进行统一编码，并记录入库时间，这样可以确保后期档案查找与更新的效率。

（四）档案数据的安全性

针对电子化的档案易受到外来网络手段攻击的特点，管理人员应当制定完善的网络安全体系，保证档案信息的安全性。不仅如此，电子设备存储档案数据的使用寿命和技术条件也会对档案数据的安全性产生负面影响。如果文件存储方法不合适，也会影响文件数据的安全性，而保存文件信息的客户端也是网络攻击的主要目标，容易出现安全隐患。

二、大数据时代背景下高校档案管理工作存在的问题

（一）运用大数据的意识相对薄弱

近年来的实际情况表明，部分高校管理人员对于档案管理工作的重要性认识不清，没有充分意识到大数据技术对处理海量信息、提高信息处理效率和信息处理质量起着至关重要的作用。

（二）档案管理工作者对大数据技术的使用能力不足

就目前而言，我国高校的图书馆档案管理工作，还存在着档案管理工作人员对大数据技术使用能力欠缺的问题，许多高校档案管理人员对大数据相对新颖的信息科学和技术的理解相对不足，部分高校的档案管理工作者由于自身条件的限制，不能够将新的管理技术运用到高校档案管理中，这也降低了档案管理质量。

（三）档案管理信息设备较为陈旧

在新的时代背景下，不仅档案管理人员需要改变意识形态和工作概念和方法，完善技术水平，高校还必须加强资金投入，更新档案管理信息设备，解决设备老化的问题。不仅如此，一些高效的档案管理工作中，设备更新速度慢，许多设备停留在过去的台式机计算机设备水平，导致高校的档案管理工作没有足够的硬件支持。

三、大数据时代背景下高校档案管理模式的变革措施分析

（一）推进高校档案管理信息化建设

资金是高校档案管理模式变革的重要支撑，所以在新的发展环境下高校管理部门应当加强档案资金管理，进一步增强档案管理工作的有效性。

例如，高校在进行档案管理时应当认识到充足的管理资金对档案管理质量的影响，及时建立“档案管理专项资金”，并规定“该资金主要用于档案管理设备的维修、更新以及档案管理室的扩建装修”，这样可以保证档案管理资金的充足。不仅如此，管理部门也需要投入大量资金，积极构建数据库，开发专业档案管理软件，提高查询目录和搜索引擎的功能，以此保证档案管理的效率与质量。

（二）建立现代化的档案安全保障系统

安全系统是高校档案管理工作质量的保障，如果高校档案管理部门能够根据当前网络病毒以及其他影响网络安全的因素建立完善的档案安全保障系统，那就可以保证档案管理与传输的安全性，提高档案管理的安全系数。

例如，高校应当定期进行档案数据网络病毒查杀工作，这是档案安全的重要环节。并且管理人员也应当聘请专业的网络团队对高校档案管理网络进行漏洞监测，一旦发现安全漏洞就进行漏洞的缝补，这样也可以避免学生档案信息的泄露。不仅如此，高校也应当扩大招聘规模，及时根据高校档案管理的需求来进行专业网络人才的招收，并依据学校档案管理情况对新招收人才进行培训，这样可以为档案管理模式的变革提供人才保障。与此同时，管理部门也应当对档案管理人员进行技术培训，让工作人员在认识到档案管理重要性的基础上提高自身管理能力，从而提高档案管理的整体工作效率。

（三）对档案管理信息化设备进行更新

目前，我国高校档案管理质量没有明显提高，因为高校的档案管理信息设备较为陈旧，导致档案管理信息设备陈旧，对大数据时代下的档案管理工作任务没有足够的帮助。

例如，加大经费投入，为新信息管理设备的引进和采购提供必要的资金支持，使高校档案管理设备能够跟上时代的发展。同时，新档案管理设备的进口和采购不能盲目被市场购买，需要深入剖析自身档案管理需求，并结合大数据技术专业人士的意见，努力最大限度地保证档案管理设备更新换代，进一步发挥其最大作用。

四、总结

当前高校档案管理发生了巨大的变化，所以为了适应新时代的发展，档案管理人员应当正视大数据技术对档案管理工作的影响，并结合大数据技术不断创新档案管理模式。