“互联网+”时代下档案馆的未来——智慧档案馆

陈小磊 吴 卫

(黑河学院，黑龙江 黑河 164300)

在现实生活中，高新技术产业的发展，促使大部分领域都通过互联网技术融为一体，形成资源共享的发展模式。随着智慧城市的发展，将“智慧化”的理念融入到了城市化建设进程中，与档案管理领域具有相似性质的图书领域就先一步开展了“智慧图书馆”建设与应用，并在研究探索中获得了显著的成绩和尝试。因此，在“智慧档案馆”方面也可仿效智慧图书馆研究模式，运用计算机辅助立卷、编目、检索，逐步实现档案馆的数字化管理，在数字化管理基础上，对信息深入挖掘、深度加工、互联互通，使档案信息资源达到相互融合，为档案管理者提高了工作效率，也为使用者提供了更广阔的共享空间，可以说，智慧档案馆为未来档案馆建设指明了方向。

一、智慧档案馆的内涵与特征

档案是人们在社会活动中直接形成的各种具有保存价值的原始记录，在社会化进程中承担着独特的使命。随着李克强总理在政府工作报告提出“互联网+”的行动计划，互联网技术已被广泛应用于商务、社会管理等领域中，激发了社会创新力，传统的档案馆也主动适应这一主流趋势——智慧化，智慧档案馆开始应运而生，主要以服务发展、服务社会、服务人民为导向，具有资源共享、互联互通、广泛应用、持续发展的功能。既可通过语音识别、文字转换、音录拷贝等手段，实现档案检索利用等智能化管控成果，也可以满足不同用户的多样化和个性化信息需求，从而提高智慧档案馆的整体服务水平。结合智慧档案馆的内涵大体可归纳以下特征：一是创新驱动。“互联网+”是一种思维，而不仅仅是一种工具，它敢于打破格局和条框，发挥了创新的力量，以物联(互联)网、云计算、大数据为依托，共同推动智慧档案馆的广泛应用和模式创新。二是结构重塑。智慧化档案馆的产生，将给档案工作带来极大改变，实现档案数字化、管理智慧化、使用便捷化，导致传统行业的结构重塑。三是以人为本。智慧档案馆侧重于服务与互动，可使管理者方便灵活地进行档案内容的查询、阅读、获取等的档案信息服务模式，也可使人民群众快速地通过触手可及的移动终端获得更多元且丰富的网络信息，从而实现服务社会、服务大众的目的。

二、智慧档案馆建设的社会意义

新时代档案馆对档案资料的管理模式、发展路径都发生了很大变化。按照老方法、老手段、老思维、老习惯去开展档案管理工作已不适应当前发展形势，站在新时期、新起点上，需要用全新的视角、改革的思路、前瞻的技术创造性抓好档案管理工作，为档案事业的持续安全发展创造一个稳定环境。智慧档案馆的出现将为传统档案馆转型提供有力契机和创新源泉，能解决档案馆安全管理设施差、档案利用率低、文件资料损耗大等突出问题。智慧档案馆不同于传统档案馆的管理模式，是以多元化、多层次、高科技、高智能的档案资源为管理对象，拥有极大的信息资源，能为广大群众提供高级智能服务，为管理者带来方便快捷的管理方式，而智慧档案馆建设的基础是众多实体档案资源，通过公开透明的方式获取全面和安全的档案信息传递、高效科学的档案信息处理，进而改善档案馆服务水平、不断提高档案管理效能，为档案馆的安全性、快捷性和持续性发展提供强有力的保障[1]。智慧档案馆的出现，是高科技时代发展的必然趋势，是推动档案管理模式转型升级的必然结果，是符合大众需求的必然产物，对档案事业的发展具有里程碑的重要意义。

三、智慧档案馆建设面临的重大机遇

目前，互联网时代的到来及智慧城市建设进程的推进，都为智慧档案馆的建立提供了强有力的保障条件。

1.政策给力

国务院出台了一系列关于积极推进“互联网+益民服务”的意见建议，要充分发挥互联网的高效、便捷优势，提高资源利用效率，加快发展基于互联网的社会保障新兴服务，创新服务模式和服务资源整合，形成一体化公共服务体系[2]。这些意见建议为“互联网+”模式的发展提供了强有力的政策支持，智慧档案馆将以国家政策为保障，利用“互联网+”模式充分发挥智能化、数字化的资源优势，实现档案的收集、整理、存储、保护、利用等功能一体化，实现沟通感知、精准管理、硬件设施、创新服务等方面的智慧化，使档案信息与档案信息员、档案部门与非档案部门及档案馆与群众之间的交流更加顺畅。

2.经济加力

智慧档案馆是在智慧城市基础上创建的，通过借助智慧城市互联互通、信息共享、资源统筹的优势，既可解决自身单独建设档案云的问题，也可节省购买软件支出。同时，利用云技术成本低、可存储容量大、安全性能好、工作便利的优势，大大降低传统纸质档案馆花费的人、财、物成本[3]。在同等投入的情况下，可将更多的精力应用于档案资源的开发利用，也可提高档案的利用服务效益，更好地服务民生、服务经济、服务社会，从而推动智慧城市的建设。

3.技术有力

智慧型数字档案馆以物联网为基础，实现档案实体、档案信息、档案管理设备、建筑设施与档案管理系统的信息交换[4]，最重要的是将所有信息转换为电脑可以读取的信息，全部输入大数据系统，可以任意检索、主动推送、深度挖掘，变成人工智能、拥有人的智慧、人的外脑，才能真正地称之为智慧档案馆。

四、智慧档案馆的未来发展前景

智慧档案馆是适应新时代档案发展的必然需求，也是满足广大群众多方位需求的根本体现。现阶段，互联网、大数据、物联网等信息技术已广泛运用到智慧档案馆，档案馆进入了新的发展时期，迎来了新的发展前景。

1.从传统档案管理升级为智能管理

传统的档案管理以纸质为媒介，需要大量的人工整理，使用者查档时，需要人与人面对面查阅，在档案管理上只注重保管，不注重利用，在使用上还通过较传统的查档、借阅、签单审批等手段，仅提供浅层次的档案服务，不能很好地满足群众对信息和知识的需求。虽然数字档案已被管档单位大量采用，但在资源共享方面还存在缺陷。而人们通过智慧档案馆收集崭新的数据渠道，对信息进行整合，并从中再生出新的知识，既提高管档效率，又可为大众提供多元便捷的服务，也能使其满足所需的档案信息资源的同时，还能学到更多相关的知识，进一步发挥档案馆的可研究性工作效能，打破了“信息孤岛”。

2.从传统存档功能升级为文娱功能

由于现代科学技术的日趋发展，人们的生活方式、思想观念都发生了巨大的变化，对档案馆功能的需求不再停留在查找资料，揭秘历史，为党管档、为国守史、为民服务的层面[5]，而更多的需求是从传统的行政作用拓展到精神领域。智慧档案馆的建设将更多地融入文化休闲功能，人们在档案馆厚重的文化中，不仅能接触到真实的历史资源，也能感受历史发展的脉络，能够吸收到更多的知识，了解到更多的文化，寻求精神上的满足[6]。档案馆功能的变化，更多体现了档案馆的亲民功能，使档案馆成为社会发展的智慧宝库，也为国家的繁荣富强贡献了一份力量。

3.从传统单一利用功能升级为多维交互使用功能

在“互联网+”的整体发展框架之下，智慧档案馆的服务功能可谓百花齐放，服务功能涉略到不同领域，通过创新服务、优化流程、信息共享，构建了多层次、多渠道、多角度的档案利用服务模式[7]。人们可不受时间和地域的限制，随时通过互联网进行查阅，获取信息，使档案馆的利用服务触手可及，实现档案从实体管理到信息管理、线下接收到线上接收、资源分散到资源共享、单一利用到多维交互利用等方面的创新升级，并与受众之间得到了更多维度的沟通。