通过信息技术实现营业工单标准化管理探索

李宏宇

（大庆油田信息技术公司，黑龙江 大庆 163000）

为实现营业工单的信息化、准确化存储，只有利用信息化的方式和手段才能进一步落实，采用专业的营业工单管理系统确保营业工单从填写、存储、审核进行全方位的管理控制，利用信息技术的准确、快速管理能力保证营业工单管理的不断进步和完善，确保信息技术下营业工单管理逐渐向标准化、信息化方向发展。

1 现阶段营业工单的使用概述

通过信息技术进一步确保营业工单标准化管理的进程，原因在于：相关的公司和管理部门对信息化的数据管理的要求逐渐明确和详细，人工填写和管理的营业工单管理方式达不到现阶段不同部门的信息化管理的计划和要求。此外，营业工单在填写时普遍采用人工的方式进行，所以，营业工单的填写受职工的职业素质、工作环境、工作方式等不同条件的影响，营业工单在人工管理阶段得不到标准化的、科学化的填写和储存。

在进行营业工单的填入时，如果需要知道信息管理系统中的客户相关资料，职工必须进行实际的查询后，明确信息再填写，操作过程复杂，极易出现操作错误；现阶段营业工单每天大约在150 份左右，并逐渐呈现上升到的趋势。此外营业工单是通常为纸质版，利用人工的方式再进行填写，这对于信息的使用无疑是加大了难度。并且，人工填写的工单类型种类繁多，由于不同种类的需求，印刷厂在实际印刷中很难做到控制印刷的实际数量，通常会导致营业工单在使用的过程中发生供应不足的情况，阻碍营业工作的正常进行。此外，使用不多的营业工单普遍存在库存过多的情况，导致浪费。

清晰、明确的营业工单在不同的程度下展现了企业的整体风貌和现代化、标准化的水平，同时也体现了企业不同的现代化管理的绩效和职工的整体素质。鉴于之前不同情况的分析，不同部门和企业利用技术升级确保相关管理方式的创新，把现代化的管理方式使用到营业工单的管理过程中，实现营业工单管理的科学化、规范化。

2 营业工单在使用过程中的现状分析

2.1 人工填写的营业工单不美观、不规范、不清晰

人工填写的营业工单普遍存在一定的问题，文字不清晰、不规范、字迹修改、营业工单乱涂乱画现象、资料漏填、错填等情况导致人工填写的工单不清晰、不准确、不规范。

2.2 纸质版营业工单不便长期保存、后期审核慢

此外，人工填写的纸质版营业工单一般由工作中的实际操作人员进行保存，这个过程参与的人员较多、步骤复杂，储存的手段、措施、条件等因素都存在一定的局限性，同时，人工的参与程度较高，必然会导致纸质版营业工单在保存过程中出现丢失。并且，如果需要对之前填写的纸质工进行审核时，需要营业人员手工进行翻阅，需要等待十几分钟甚至更长的时间。

2.3 从营业系统获取信息步骤复杂

纸质版工单上需要填写的内容普遍需要再从营销的信息管理系统中进行搜索，人工填写的营业工单需要职工进行实际的操作，才能确保相关信息的保存工作正常进行，储存方式烦琐，极易导致信息出现错误。

2.4 营业工单种类多，浪费严重

人工填写的营业工单数目大、种类多 ，因为需要填写不同种类的营业工单，印刷厂需要印刷所需要的不同种类的营业工单，来保证工作的正常进行，这种情况会导致不同类型的营业工单出现积压的情况，导致浪费。

3 通过信息技术实现营业工单标准化的目标

信息技术的普遍利用给现阶段营业工单标准化管理提供了有力的保障，逐渐往下列方向发展：

（1）营业工单的填写标准、营业工单外观干净、整齐。

（2）营业工单通过信息技术的手段实现数据库的保存，每份营业工单确保其安全性和快速性。

（3）营业工单由信息技术管理系统进行管理，信息的查询速度高，后期的审阅效率高。

（4）进一步优化和相关管理系统的实时资源共享，不用的操作系统已经储存的客户资料能够直接共享到营业工单系统中。

（5）采用统一的营业工单来代替不同种类的营业工单，极大地减少了营业工单印刷成本，减少了营业工单出现积压和浪费的情况。

4 通过信息技术实现营业工单标准化管理的措施

4.1 专项研究，制定切实、可靠的工作系统

科学规划，各部门的相关负责人定期召开研究会议，针对信息的管理部门，进行集体研究，制定切实、可靠性的研究策略，明确管理方式；相关的技术人员及时分析软件开发方式，构建一套稳定高效的数据保存体系；经过分析和研究，确立采用使用的数据库关系软件和开发模式，通过企业现有信息资源，依靠公司内部的网络，操作人员利用本地计算机使用所开发的营业系统，保证营业工单工作的正常进行、存储和共享。

4.2 对使用者的要求出发

按照需求出发，为确保选取的操作系统能达到所计划的情况，前期的系统选择之前需要在不同的业务管理单进行准确、可靠的前期分析和研究工作，其目的在于尽量满足不同要求的信息数据能够准确地被不同的操作人员所使用、满足不同营业工单的具体使用条件，这种方式能够进一步确保选用的系统能有效地解决工作中所发生的具体问题。此外，还分析并使用了不同部门的数据管理系统中较为普遍的营业方式，确保系统在实际使用过程中能够在短时间内得到快速的普及和使用。

4.3 信息技术的应用

在软件实际的应用过程中，对系统进行实际应用后出现的问题，软件的使用部门人数较多，若应用基础的方式进行软件的编辑，会导致软件在安装和调试过程中出现较多的错误，导致软件的实际应用时间进一步拖延，因此，采用现阶段新型的编辑方式，职工在应用过程中只需利用浏览器在网上填写、储存工单。这种方式明确了运行的框架及系统的功能后，需实际分析软件的操作和管理平台。在软件的实际研究过程中，利用数据库技术和应用的管理技术，进行具体的分析和调研，最终确定了数据库平台的使用方式和类型。这种方式能够极大地降低软件编辑、研究所利用的时间，进一步减少看营业信息管理系统实际使用的时间。在这个过程中，还对研究的系统进行了相应的测试，进一步确保信息管理系统在运行过程中能够高效、稳定。

4.4 定期检查，制定完善的考核方式

为确保应用管理系统能够高效运行，完善不同部门对系统检查的责任。定期对营业工单的填写水平进行检查，特别是相关业务办理工单，检查的内容包括工单的整洁性、准确性、高效性；通过这种方式不仅能进行管理成果的监督，还可以进一步优化不同部门的沟通学习，进一步推动整体的工作质量和水平。

5 对信息技术实现营业工单标准化管理成果进行巩固

5.1 规范绩效考核评估部门

为了优化工作的方式，构建了绩效考核机构并完善相关的绩效考评措施，进一步保证营业工单的填写水平。绩效评价组织部门对客户服务和系统使用状况进行绩效考核，不同单位对内部成员的工单填写水平进行分析审核，和职工的月度绩效考核进行关联。

5.2 明确绩效考核方式

营业工单要求合格率、填写过程中的错误率；所有关于利用标准化工单的员工，均按系统的要求进行营业工单的填写，保证使用过程中规范、准确。

5.3 不断优化营业工单标准化管理方式

对营业工单填写的水平、准确率进行科学、有效的分析和评估，把考核的结果上报到公司相关的考核管理部门，通过月、季、年度考核的方式，按照审核管理部的考核状况，综合不同情况的绩效考核成绩，制定切实可靠的绩效考核方法。

6 结语

社会的发展，信息技术逐渐应用到各个方面，通过信息技术实现营业工单标准化管理，是现阶段发展的方向。利用现代信息技术不仅拓宽了标准信息的交流方式，此外，还极大地优化了职工的工作水平，提高了工作的效率，为企业的标准化管理提供了切实可靠的管理方式，为我国的营业工单标准化管理早日实现而共同努力。