解析高校政府采购内部控制

袁逸剑 浙江农业商贸职业学院资产处

高校发展中设备更新日益频繁，采购工作任务也更为繁重，为保证采购质量，要高度重视支出管理，降低采购成本。但是我国政府采购制度尚不完善，内部控制机制存在明显不足，降低了高校采购的合理性，阻碍了高校政府采购内部控制工作的有序开展。

一、高校政府采购内部控制特点分析

相关规范中，内部控制主要指制定制度、采取措施和执行规范程序防范并控制经济活动风险，进而达成控制目标的行为。而高校政府采购内部控制制度与企业明显不同，具有明显的特殊性。

（一）复杂性

高校机构设置具有较强的复杂性，涵盖了二级教学单位和多个职能管理部门，不同部门之间存在着密切的业务联系，一个采购项目需要多个部门的共同参与，如实训项室项目主要涉及使用部门、教务处、财务处和采购办。

（二）广泛性

高校常规采购项目数量多，覆盖范围较大，涵盖了基建、预算、采购和资产管理等，上述内容均需列入高校内部控制工作。再者，高校内部控制中也必须重视组织机构的合理设置，包括部门内部的人员配置和重要事务的决策机制、内控队伍建设和创建监督机制等诸多内容。

（三）合法性

高校物资采购应严格按照法律要求进行，不得违反法律规定，杜绝违法采购行为。在内部控制中尤其要关注采购预算、采购方式、项目评审和项目履约验收，以改进内部控制的效率。

二、高校政府采购内部控制中的问题

现阶段，高校政府采购内部控制存在着明显的采购计划不完善、采购流程不合理以及采购管理职责不明确等问题，具体如下所述。

（一）尚未制定科学的采购计划

目前，我国高校政府采购预算机构岗位设置缺乏合理性，很多高校采购业务均采取财务部门和国资两个部门共同负责的形式，财务部门主要的任务是预算编制，国资部门的主要任务是完成采购工作，工作过程中部门沟通不到位，学校无法按照规范要求开展采购招标工作，使得财务部门的计划性预算受到较大的影响，国资部门随意性较强，影响了采购工作的效率。

另外，采购预算编制缺乏科学性与合理性，采购预算工作中并未细分项目，也没有制作集中采购目录，削弱了采购的规范性和可靠性。预算编制工作中部门间沟通不畅，重复申报和采购问题较为普遍，降低了资源利用率。且预算编制中没有采取措施应对突发性采购，在发生突发性采购时，其申报审批流程较为复杂，不利于预算管理的开展。

（二）采购流程不合理

如今，高校政府大宗货物采购中并未提出硬性的公开招标规定，采购招标中的招标流程不完善。很多学校均可避开公开招标，出示招标文件后，以学校教学紧迫为理由取消招标，采购相对单一，该方式容易在采购中出现腐败问题，特别是在大型采购项目中，采购中并未形成完善的竞争机制，如此就降低了采购质量，采购预算也有所增加。再者，高校政府采购中，办理支付的流程尤其复杂，采购立项时，经逐级申报、论证、审批方可确认采购，财务部门支付前也应经资产管理部门、院系部门和领导的签字审批，浪费了大量的行政资源，这也在一定程度上降低了学校采购预算执行效率。

（三）采购管理职责不明确

现如今，国资部门是高校政府采购中的重要执行者，采购中国资部门要参与到接洽和合同谈判当中，其他部门与其相比较为被动。高校政府采购中，设备仪器采购所占比重较高，操作者是多个部门的工作人员。国资部门及其他部门间的沟通不畅，很多部门无法全面了解采购信息。国资部门普遍认为采购结束即完成任务，管理职责不明确。再者，国资部门的工作量较大，需要向使用部门透露供应商信息，而供应商供货安装后便与国资部门失去联系，直接与使用者沟通交流，这样极大地降低了采购竞争的公平性，对学校国资部门和纪检监察部门产生了较大的影响，并且在日常工作中也需要承担较大的风险。

三、高校政府采购内部控制问题的主要原因

（一）内部控制制度体系存在明显不足

高校与企业组织形式存在较大的差异，一方面要完成教育学生的任务，另一方面还需取得科研成果，高校内部创建采购制度的难度较大，政策对采购制度的制定产生了较大的影响，制度建设尤其被动，限制了高校采购业务的发展，降低了内部调控机制的科学性与合理性。高校无法充分了解现行的政府采购政策，且受制于招聘人员，人才数量存在明显不足。在高校政府采购工作中过于关注审批环节，并未重视内部调控。政府采购管理中机械地听取各方建议，未深度考虑实际。且高校内部控制机制无法全面落实，不同部门间的采购机制也有所不同，按照上级指令的要求执行各项工作。另外，高校运营和发展的过程中尚未形成科学的管理机制，采购中忽视了个体差异，很多工作均流于形式。不仅如此，高校采购人员需要承担多项工作，采购人员通常严格按照上级的指令采购，高校采购制度中的很多岗位并未落到实处。

（二）无法正确认识政府采购内部控制

高校领导层对内部控制的认识有所不同，过于关注细节，并未制定科学的采购控制制度，依然利用经验主义开展内部控制工作。高校政府采购工作中，部分领导将内部控制等同于盖章数量，认为盖章的数量展现了内部控制的严谨性。部门负责人与供应商交流沟通后，可随意更改调整招标文件和合同内容。除此之外，相关部门的负责人在采购中并未充分考虑预算。随着高校教育事业的发展，高校有关部门也应该采取有效措施不断完善内部控制。

（三）职责部门未按照要求建立问责机制

高校政府采购工作中涉及的部门较多，但是部门职责划分不够清晰，尚未建立完善的问责机制，出现违规问题后，容易出现相互推诿等问题，很多部门均不能主动承担责任。如在学校生命科学观扩建工程中，采购的物品较多，生命科学馆所在的学员需要向学校后勤部门提出申请，但是基建部门认为，空调并不是基建项目中的内容，因此并未将其纳入本年度高校预算。招标后，建筑人员方可进入现场施工，后勤管理部门依然以同样的理由拒绝签字，该种情况影响了项目验收报告的完整性，阻碍了电梯系统等基础设施安装施工。且水电消防工作的进展也相对迟缓，进而对当年高校政府采购工作的进度产生较大的影响。

某些部门则认为采购管理工作应由采购部门负责，忽视了采购流程，不愿承担本部门需要承担的责任。与采购部门相互推诿，不愿在出现问题后承担责任。该现象与落实部门责任过程中没有明确具体要求有关。采购时，部门间的交叉无法明确主要责任人，又由于采购工作中需要投入较多的资金，故而频繁出现相互推诿的现象，最终降低采购工作的效率。

四、加强高校政府采购内部控制的措施

（一）优化高校政府采购组织机构，确定岗位职责

高校应积极优化采购组织布局，成立决策机构、需求机构和执行机构等，决策机构需要完成审批采购管理方案及年度采购预算计划、重大和突发事项的采购立项和审核工作，及时协调和解决政府采购中出现的重大问题。需求机构主要的任务是提出切实可行的采购建议，编制本部门的采购计划和采购预算，合理保留采购中的重要材料，更加自信地应对来自决策机构、供应商和执行机构的质疑，组织开展项目验收工作。设立机构的过程中，也要以国资部门为基础下设执行部门，明确部门的岗位职责，如预算编制、选择供应商、签订采购合同和验收等多个环节，以此为基础合理划分岗位职责。

（二）正确认识高校政府采购内部控制

若高校管理人员和教职工无法正确认识政府采购控制的意义，则再完善的机构体系都无法展现该项工作的作用与价值。对此，高校必须正确认识采购内部控制的重要性。首先，定期组织全员参与培训，认真学习政府采购制度和内部控制制度。其次，政府采购内部控制管理工作需成为常规考核当中的重要内容，密切考核与职工薪酬工资间的联系，从而引导教职工积极参与内部控制的优化工作。

（三）建立完善的内部控制责任体系

考核中必须重视政府采购业务执行概况和部门负责人工作评价间的联系，同时，优化和完善采购监督机制，高校领导、使用部门和国资部门的负责人应当切实履行自身的职责。发现内部控制问题后，内部审计单位要及时采取有效的控制措施，严肃惩处采购中的腐败和违规行为。

五、结束语

总而言之，高校政府采购内部控制工作日渐受到人们的重视，受多种因素的影响，在内部控制中也存在着明显的不足。为充分发挥内部控制的作用，工作人员需采取切实有效的应对措施，建立完善的内部控制责任体系，优化组织机构，确定岗位职责，以此推动高校政府采购工作的规范化开展。