财务档案管理的问题及完善对策分析

刘志红 肇庆市高要区人民医院

财务档案管理对公司的资产和发展情况进行记录存档。财务档案的真实性和准确性是保证公司长足发展的关键所在。然而，由于档案管理工作的制度和标准还不够完善，对企业的发展存在一定的影响。基于这种情况，相关单位应当采取相应的措施来解决财务档案管理中出现的问题，从而提高档案管理的效率，保证企业的正常运行。

一、财务档案管理的重要性

财务档案记录了单位的运营状况、资金明细、流水情况等等。企业需要定期对本公司的财务档案进行分析，发掘制约公司发展的因素，从而提出相应措施避免或者解决影响因素。同时，根据财务档案的分析结果，制定适合企业自身发展的制度规则等等。财务档案管理则通过对档案记录的内容进行分析，得出该单位的发展状态以及未来的发展趋势。此外，相关管理人员结合公司发展状况，以及近期财务状况进行预算管理，并对企业的管理模式进行优化。

二、财务档案管理的问题

（一）管理制度不完善

目前多数单位都存在管理层次的工作者主观意识过于强烈的特点，导致在制度的制定方面不够完善。这将导致财务档案管理缺乏先进的设施，管理问题不全面。同时管理人员未能满足单位的需求，使得在档案的整理方面缺乏专业性，导致材料遗漏、丢失等情况。

（二）缺乏档案管理意识

随着经济的发展和进步，企业的各部门都在飞速发展中。财务档案管理部门也不例外，相关管理者对管理模式进行了优化和改进。但部分企业仍然忽视了财务管理在企业经营中的重要地位，使得企业的持续发展受到限制。其原因在于这些企业认为档案管理不是核心部门，因此，大大降低了该部门的人力投入量，制约了档案管理的发展。

（三）未统一管理标准

在信息化的时代，财务档案管理也应当借助相关信息技术实现管理的高效性。但是在大多数单位中，依旧采取传统模式对档案进行管理，导致信息共享出现差池。如果管理标准未能及时得到统一，那么不仅会对档案管理人员的工作造成一定的影响，还将影响企业的正常发展。此外，在传统档案管理模式中，采用的纸质版的管理方法会存在丢失、损坏等现象，同样影响档案管理的高效性。

三、完善财务档案管理工作的建议

（一）完善档案管理制度

为了实现单位或企业的长足发展，相关部门应当完善财务档案管理制度。首先，应当加强对档案的管理工作，保证档案在记录、保存的过程中不会出现任何纰漏，确保档案的完整性与真实性。其次，各企业应当根据自身情况，加强对档案管理工作的重视程度，建立相关管理网站，实现对财务档案的有效管理。同时，相关部门应当明确工作人员的职责，做好对档案的归档、整理工作，确保在突发情况出现时能够具体到相关负责人，实现对财务档案的高效管理。

（二）提高对档案管理的重视程度

在财务档案管理工作中，企业应当提高工作人员对档案管理的重视程度。首先，应当调动档案管理人员的工作积极性，进行适当的培训工作，让所有员工意识到档案管理的重要性。同时，通过各种渠道让员工深刻体会到档案的有效管理带来的好处。其次，单位应当定期组织所有员工进行档案管理的培训工作。在每次培训结束后进行相应的考核，以检查员工对培训内容的掌握程度，增强对档案的管理能力，实现单位员工共同发展。此外，单位应适当引进先进的管理技术，组织动员大会，引导员工进行学习，从而实现财务档案的高效管理。

（三）借助信息化管理提高效率

为了实现更快更好的管理财务档案，相关部门应当结合传统档案管理的优势和信息技术，建立档案管理网站和软件，使得管理员能够随时查看档案信息和管理流程。建立财务管理平台，使得工作人员在操作档案流程时能够开启录制功能，并将影响保存至数据库。管理员通过输入操作员信息能够获得档案资料和操作流程，以便后期工作出现错误时进行查看，提高了档案管理的效率。

（四）严格执行销毁制度

财务档案中，包括企业所有员工的个人信息、工资账户、年度报表等重要信息。这些信息中包括长期保存的资料以及临时资料，需要管理人员在每份资料对应的期限截至后，实施销毁操作。销毁前，管理人员应当严格执行档案管理工作者的要求，列出销毁清单。将需要销毁的和保留的分别放在不同清单中，并对清单中每一项信息的销毁状态进行严格的记录。然后将清单交付给多个相关部门进行查验并确认签字。在销毁过程中，档案部门、财务部门等工作人员应当对全过程进行实时监督，避免销毁清单和保留清单中的信息出现失误，保证销毁过程的严格性。

（五）加强档案管理人员的培训

财务档案管理工作，不仅要求工作人员具备档案分类、归档的能力，还要求工作人员对信息技术具备一定的掌握能力，如数据库、计算机网络等等。因此，企业应当加强对档案管理人员的培训工作，以实现档案管理的高效性。首先，单位应当组织档案管理者进行多元化的培训，包括档案管理知识和计算机知识，为企业培训出全面型人才，保证所有员工具有较强的业务综合能力。其次，员工也应当拓宽自身的知识层面，提高综合素质。最后，企业应当加强先进技术水平的引进，提高单位整体水平，保证档案管理效率的同时确保企业的长足发展。

四、结束语

综上所述，财务档案管理的高效性在企业的持续发展过程中占有举足轻重的地位。然而，目前的档案管理工作中出现管理制度不完善、缺乏重视程度、管理标准不统一等问题。针对这些问题，企业或者相关部门应当采取适当措施进行改进。通过完善管理制度、借助信息化技术、加强员工培训等措施，提高管理效率，为企业的进一步发展提供坚实基础。