数字时代军工企业的档案管理新视点

甘丹 江西省军工控股集团有限公司

为了积极响应国家号召，提出要大力推进信息化，推动军工企业的数字化。军工企业的数字化必然能够促进军工企业档案管理实现数字化，而档案管理的数字化又能够为军工企业的科研、生产以及经营管理工作提供大力支持，因此军工企业档案管理部门应该加快变革步伐，实现档案管理的数字化。

一、军工企业与档案管理概述

（一）军工企业

军工企业指的是电子工业部、航天工业总公司、航空工业总公司、核工业总公司、中国工程物理研究院、兵器工业总公司、船舶工业总公司以及各省的国防工业办公室所属的企事业单位，主要负责军事装备、产品研制等任务。总的来说，军工企业就是承担国防科研生产任务，从事武器装备研制及生产经营活动的企业，是国家的安全支柱。

（二）档案管理

档案管理又被称之为档案工作，指的是档案室对档案实体与档案信息进行的管理工作，主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、研究、利用等各个方面的工作。

二、军工企业实现档案管理数字化的重要性

（一）有利于提高计算机的利用率

虽然军工企业认识到了计算机的便利性，但是在档案管理工作中没有充分发挥计算机的作用，只是用了一些简单的功能，例如档案的录入、保存等，导致部分功能被浪费。

（二）有利于增强档案信息的时效性

传统的档案信息处理需要消耗大量的时间，从录入到利用中间的时间间隔较长，导致档案信息失去了实效性，而利用数字化技术可以提高档案信息的录入与处理效率，使档案利用者更快地查询到这些档案，有利于增强档案信息的时效性。

（三）有利于档案信息与最新技术接轨

当前，我国信息技术发展十分迅速，实现档案信息的数字化有利于让档案管理人员时时刻刻关注信息技术的发展，使档案信息与最新技术接轨，这样不仅可以提高档案管理质量，也可以促进信息技术的发展。

三、军工企业档案管理工作中存在的问题

（一）主动服务意识淡薄

当前，大多数军工企业档案管理人员的管理理念较为落后，在工作过程中仍然坚持传统的管理思想，没有意识到档案信息的重要作用。但是在数字时代当中，档案信息量十分庞大，且部分档案信息是交叉的，如果仍然用传统的管理理念开展管理工作无法有效对档案信息进行分类和标记工作。同时，过去档案管理人员认为档案管理的重点是档案文件而不是档案当中的数据信息，缺乏数据意识，没有深入挖掘档案数据信息的重要价值。

（二）未充分利用数字技术

数字时代的出现打破了过去的孤岛状态，军工企业的档案信息利用也呈现出了新的趋势。从整体来看，数字技术为档案信息的开发利用带来了更多机遇。而部分军工企业没有充分利用数字技术，没有构建数字化档案管理体系和档案管理系统，导致档案管理工作停滞不前。

四、数字时代军工企业的档案管理策略

（一）实现档案资料的数字化

军工企业应该意识到实现档案管理数字化的重要性，树立数字化意识。首先，各级领导以及各个部门都需要意识到档案管理数字化的必要性，并积极参与到档案数字化建设当中，起到良好的带头作用。其次，各个部门需要积极学习，了解档案数字化的方法与技巧，部门之间也需要加强配合，共同推动档案数字化建设的深入。此外，档案管理部门应该科学应用数字技术实现档案资料的数字化。档案部门需要将现有的以文字、图片、视频、音频等各种形式存在的档案信息进行数字化录入，并利用计算机进行档案存储。例如，档案管理部门可以利用扫描仪器对图片等信息进行文本转换，之后上传至计算机当中进行有效保存。同时，档案管理人员应该提高认识，树立数字化意识，将档案管理重点放在档案中的数据信息上，积极挖掘档案数据信息的价值。

（二）构建计算机网络体系

军工企业档案管理部门在完成档案资料数字化录入与存储工作之后，需要构建一个完善的计算机网络体系，从而为档案管理数字化的实现提供保障。第一，档案部门需要构建档案数据库，并将档案数据库分为重要电子文件数据库、档案全宗目录库、案卷目录库、档案借阅利用数据库、库房管理数据库、卷内文件目录数据库、案卷目录库以及档案编研信息数据库等多个小的数据库，将档案信息分门别类的存储在这些数据库当中，从而提高档案管理效率[1]。第二，军工企业档案管理部门在构建档案数据库之后，不能让数据库局限于企业局域网当中，应该将其中一些非机密性的档案上传至互联网当中，让更多的人了解军工企业的档案信息，提高档案利用率。例如，档案管理部门可以利用超媒体技术、WWW 超文本技术构建一个与互联网相连的军工企业档案网服务器，这样就可以让更多的网络用户浏览非保密性的档案信息。

（三）加大对档案人员的培养力度

对档案管理人员进行培训是加强档案管理数字化建设的关键环节，所以军工企业需要加大对档案人员的培养力度，构建一支高水平、高素质的档案管理队伍。首先，军工企业可以根据需求招纳经验丰富、掌握专业知识且具有信息、数字化等技术应用能力的档案管理人员，优化档案管理队伍。其次，需要对现有的档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的专业素养。可以邀请档案管理专家开设讲座，也可以定期安排部分档案管理人员进修，从而在丰富其管理经验的同时提高其数字化技术的应用能力。

五、结语

实现军工企业档案管理的数字化具有重要作用，不仅能够提高计算机的利用率、增强档案信息的实效性，也能够确保档案信息与最新科学技术接轨，但是当前军工企业档案管理工作中仍存在主动服务意识淡薄、档案信息的开发力度不足等问题，所以军工企业应该根据数字时代的特点与要求实现档案资料的数字化、构建计算机网络体系并加大档案人员的培养力度，从而安全、高效地开展档案管理工作，实现自身的可持续发展。