信息化技术在报社档案管理中的应用

杨慧英 今日绥芬河报社

报社的档案室管理工作在实际的工作中具有非常复杂的工作特点，档案汇聚了各行各业的消息，种类繁多且数量巨大，其管理工作没有头绪，在过去，传统的档案管理方法存在很多的缺点，效率低而且很容易出现问题，在查阅档案的时候往往需要耗费大量的时间来寻找。而且，在过去，档案的保存通常都是纸质的形式，纸质的档案时间一长就会出现信息缺失等问题，纸质档案也对管理工作有着很大的阻碍作用，过去的档案管理工作方式方法已经不再适用于现在的发展节奏。因此，报社的档案管理工作只有与时代相结合，紧跟时代发展的潮流，才能使得传统的行业焕发出新的生机。在报社的档案管理工作中进行信息化技术的应用，提高档案管理工作能力，更好的服务报社工作。

一、在报社档案管理工作中应用信息化技术的意义

（一）帮助报社提高工作效率

报社在进行新闻创作的过程中，会需要大量的档案资料，在过去，档案的查找只能够通过人工的方式来进行，这样做不仅会耗费大量的时间精力，也需要有大量的人力来进行这样的工作，为报社的运行管理增加了很大压力，影响着报社的工作效率，但是在报社的档案管理工作中应用信息化技术就可以很好地解决这个问题。利用信息化技术的方便快捷，可以快速的实现档案的查阅，能够充分的满足报社中每个工作人员的实际需要，有效的提高报社的工作效率，帮助报社创作质量更好的新闻。

（二）有利于报社的档案管理工作的开展

在过去，报社的档案保存都是采用纸质的形式，在报社的档案管理工作引入信息化技术以后，可以改变纸质档案管理工作中出现问题，能够更好的帮助报社进行档案管理工作。纸质化的档案在管理保存的时候，环境因素对档案的保存有着很大的制约，想要保存好纸质化的档案需要提供一个条件好的环境，如果档案的保存环境不达标准，就会出现档案损害等问题，这无形中就为报社增加了巨大的管理费用。采用数字化的档案，可以有效的避免这些问题的出现，能够实现档案的长时间保存，节约了纸质档案占用空间等带来的资源浪费的问题

（三）能够更好的促进交流与合作

在信息化时代，最宝贵的资源是信息，最常见的资源也是信息，只有在交流合作中，信息才能发挥出应有的价值。在报社的档案管理工作中应用信息化技术能够有效地促进交流合作的进行，如果在过去，信息交流不方便的时代，进行信息交流是一件非常不方便的事情，有着时间和空间的限制，无法进行有效的信息交流，而利用信息化技术能够打破时空的限制，实现信息资源的共享，更好的进行信息交流，也能够实现信息资源的最大化利用。

（四）提高档案的信息安全

在信息时代，信息安全是人们经常提起的话题，在信息爆炸的年代，要实现信息资源的最大化利用首先就需要保证信息安全。报社的档案管理工作进行信息化管理，能够从根本上解决信息安全的问题，避免了纸质档案容易丢失的问题，加强了对于信息资源的管理。利用信息化技术进行档案管理，可以应用信息技术手段防止信息被盗用，使得报社的档案的安全性得到了极大的提高。

二、信息化技术在报社档案管理工作中的应用

（一）实现快速档案的寻找，节约了时间和精力

在过去报社档案管理工作中，采用纸质化的档案保存，报社在实际工作中会需要到大量的档案资料，这就使得报社的纸质档案会有非常多，而且在档案管理上也属于比较松散的模式，没有对档案进行精细化的管理，所以，报社的工作人员在查阅相关的档案资料的时候，就需要花费大量的时间和精力来寻找，而且在查阅档案资料的时候也会对纸质档案造成一定的损坏，造成信息资源的破坏。但是在信息化技术的管理下，报社的各种档案资料都可以实现数字化的管理，把海量的档案资料都录入数据库中，在寻找相关的档案资料的时候可以通过搜索引擎来进行查找，实现了快速查阅和精准查找，节约了时间和精力，而且数字化的档案资料可以避免信息资源的丢失等问题，有利于报社档案的管理。

（二）实现了报社档案管理工作的数字化、信息化和智能化

利用信息化技术进行档案管理工作，充分发挥出信息化技术的数字化、信息化和智能化的特点，使得报社的档案管理工作更加便捷快速，管理水平也得到极大的提升。在利用信息技术进行档案管理之后，能够实现档案的智能分类，在存取档案的时候能够按照一定的类别进行快速的保存和查阅，档案保存的过程减少了很多，减少了中间环节就可以避免出现一些不必要的问题，提高报社档案管理工作人员的活力，减轻了工作压力，能够释放工作人员的精力，让他们在工作的时候更加轻松有活力。

三、结语

总的来说，在报社档案管理工作中应用信息化技术，能够改变过去档案管理工作中存在的问题，减少报社经营管理过程中不必要的资源浪费，释放报社的发展活力，提高报社的报纸含金量，丰富人民群众精神世界。利用信息技术进行档案管理工作的创新，这是档案管理工作与时代发展相结合的必由之路，行业的发展只有符合时代的脚步才能不断地前进，实现长远发展。