现代企业会议管理工作的有效方法

魏秋雨 中国石化销售股份有限公司山东石油分公司

企业会议是企业围绕生产、销售、售后、日常运营等进行的内部交流活动。是员工集思广益、发挥集体智慧的重要途径。随着现代企业的不断发展，会议管理在现代企业的经营和生产中发挥着重要的作用。

一、提高企业会议管理水平的重要性

1.有利于统一员工思想。有效凝聚企业发展的强大合力，确保企业各项生产经营工作的高效推进。

2.有利于明确工作路径。参与者经过沟通之后制定活动或是方案的具体实施计划、措施。以实现路径最简捷、管理最高效、资源最集约的目的，保证工作目标的及时准确达成。

3.有利于实现目标愿景。企业员工能够更加明确企业的目标愿景，从而促进各部门的有效协作，提高企业运转效率，同时也可以提升员工对企业的认同感，有力推动企业目标愿景的实现。

二、现代企业会议管理工作时应遵守的原则

1.主题具体明确。会议主题必须清晰明确，不能讨论空洞无物的内容，提倡直奔主题、开门见山的组织方式，使与会人员能集中注意力，提高解决问题的效率。

2.开展会议要准时。参与人员准时参与会议能保证会场的秩序与纪律，而领导与主持人的准时则是会议的必须要求，表达对其他员工的尊重和会议的重视，对企业的纪律可以起到模范带头作用，同时会议前的充分准备也有利于会议内容的正常开展。

3.进程安排合理、条理清晰。精简会议开展的环节，剔除不必要的部分和内容，提高会议进展各个环节的关联程度，不断深入商议的内容，帮助与会成员理顺思维思路，使会议的决策更科学有效。

4.工作完成情况需监督推进。为保证会议决策效率和决策内容的科学合理，会议的组织监控与管理能保证会议内容不偏差，进度任务按时完成，最终使会议的作用最大程度地发挥，为企业生产经营的未来发展找到出路。

三、企业会议管理中存在的问题

1.会前策划不充分。企业往往会根据企业实际运行情况召开临时会议，以解决应对企业改革发展过程中的问题。然而，会议的快速启动往往难以转化为高质量决策，原因就在于会议策划不充分，临时会议往往会打乱参会人员的工作计划，往往是浪费了时间、打乱了计划，却没有取得理想的会议效果。

2.会中管理不细致。会议时长不受控，与会者缺乏时间概念和紧迫感，思路不清晰、语言不凝练等现象使会议时长失去控制；参会范围不受控，广泛存在陪会现象，不仅浪费工作时间，也增加了信息泄露风险；会议主题不受控，在讨论过程中“节外生枝”、脱离会议主题和讨论主线的现象时有发生，讨论问题久拖不决，会议效果大打折扣。

3.会后督办不严格。凡是会议，必有督办。与会者在达成共识的基础上形成会议决议，从会议决议到落实工作的桥梁有两个要素，一是任务分解落实，二是会后督查督办。缺少其中的任何一环，工作部署就难以有效转化为具体行动，会议管理也难以实现真正的闭环。

4.管理不科学、不规范。企业组织是一个整体系统，有相对复杂的结构组织，不同业务线与部门之间的时间安排相互冲突，准备不充分的会议进程打乱原有的生产计划，浪费时间；现代企业会议管理的实践中还存在陪会现象，与会议内容相关性不强的部门也被要求派出人员参与会议，不仅浪费时间，而且也导致信息的传达出现障碍，影响会议讨论的质量。此外，还有会议内容不够精简、重点内容不突出、理论知识过多、对企业生产经营的实际关联性低下等问题，不能发挥企业会议在生产经营决策上的指导作用，大量浪费了企业的资源和成本。

四、改进现代企业会议管理工作的对策

1.建立信息化的企业会议管理系统。针对企业现状与企业会议管理建立相应的网络平台，简化会议安排的操作流程，提高效率。会议前根据会议的不同类型进行相关通知的分类发布，使电子文档取代纸质文档，快速及时地传递到与会人员手中，同时将会议座位排定、会议室的预定等进行线上操作，简化办事流程，提高效率。

2.主题明确、时间长度适宜。会议主持人应就会议进行事先的总结提炼，做好会议前的会议时间规划和进程安排，通过严格控制会议步骤和进程，使会议的单位时间发挥最大的功效与作用，尤其要做好书面准备，不仅将内容上传下达，而且也要给予参与会议员工充分的准备时间，为解决会议主题问题提供更好的环境和支持。

3.突出议题内容。会议的重点问题在会议前与会议中都应不断强调，使员工在集思广益群策群力的同时，始终贯彻会议的重点议题，提高解决问题的效率，同时讨论小组的内容划分也要尽量精准、切合重点，使决策思路始终围绕主题进行有序深入的开展。而在讨论结束时，初步决策后要做好总结，将讨论结果与所有参与会议的成员共享，同时会议后要形成清晰的书面内容，下达到各个部门，以便指导下一步的工作进行和项目改进。

4.增强企业会议管理工作的规范化水平。制定科学合理规范的企业会议流程，能对提升现代企业会议效率发挥积极作用。会议流程应明确主题，同时领导与主持人应控制议题的数量，要先行讨论典型性、紧要的重要议题，次要的议题可在重点问题结束后探讨。企业会议的规范化要求还体现在会议规模、与会人数、参与部门等，应加强规划，针对议题内容通知相应部门参加，以免无关部门参与，浪费时间与企业成本。

总之，现代企业的不断发展进步给现代企业会议管理提出了新的要求，复杂多元的企业结构要求企业会议管理科学合理高效。因此，应建立规范的企业会议管理制度，从会议前、会议中、会议后等多个角度对会议进行规划与管理，做好各个环节方面的工作，实现企业会议的高效开展。