优化事业单位档案管理的途径分析

周富 内蒙古自治区兴安盟科尔沁右翼前旗财政局

现代社会是一个信息化，数字化的社会，在事业单位中的员工的档案信息都应该是有序的，一目了然的，不能混乱，毫无章法地去进行管理。档案的管理工作是非常复杂且庞大的，因为涉及每一个员工的资料信息，必须进行仔细核对。同时这项工作对管理人员也有一定的要求。管理人员得具备一定的专业能力与心理素质，这样才能在面对冗杂无序的资料时保持高度的耐心，并且仔细地完成档案管理工作。在管理工作中可能会遇见一系列的问题，这就需要事业单位采取一定的措施，妥善地处理好发现的问题，使事业单位得到更好的发展。

一、事业单位档案管理工作中出现的问题

（一）对档案管理工作的重视程度不够

大多数员工认为档案的管理工作是非常清闲的，简单的，只是对员工档案的归整和储备，没有什么技术性的难题，所以在进行这项工作时，员工就没有以认真的态度去完成这项工作。这样就非常容易对档案内的一些内容没有仔细进行核对，产生纰漏，影响事业单位的正常运转。

（二）管理模式有待完善

有一些事业单位在档案管理的制度方面没有很好地进行完善，对员工的工作态度和行为缺乏一定的约束，导致一些问题的产生，从而影响整个单位的运转效率。所以说建立一个良好有效的管理制度可以使员工在工作方面有更高的积极性，使工作更快更好地进行。

（三）管理人员的专业素质不高

因为对档案管理工作没有足够的重视，所以很多事业单位就对其人员的专业素质缺少考察，导致非常多管理人员没有足够的专业知识。虽然从表面上来看档案管理工作的内容确实不需要一定的专业性，但是实际上这项工作不是一般人能够胜任的。因为在档案资料的专业部分需要有严格的调查与考证，如果不是技术型人员，不能马上看出当中的问题，由此可以看出，提升管理人员的专业素质是十分必要的。

（四）档案管理设施相对落后

大多数事业单位会在其生产方面加大设施资金的投入，保证质量与效率，而对办公设施缺少资金支持，导致在进行档案管理工作时使用的设备都相当落后。现阶段，信息资源是最大的经济来源，而且信息更新的速度非常之快，只有以最快的速度把握住信息，才能成为事业单位快速发展中的佼佼者[1]。随意说只有愿意对信息资源投入时间和成本的事业单位才可以更好地利用信息，创造财富。

二、事业单位档案管理工作的基本原则

（一）灵活性原则

大多数事业单位的档案管理工作的过程都是差不多的，基本就是按照档案管理工作的基本要求，然后再使档案的管理达到规范，统一。但是在以上的基础上，管理人员要认识到需要按照不同事业单位的不同特点去对档案进行整合，使档案的管理能跟随事业单位的脚步，灵活地去进行调整，使档案的管理工作得到准确的落实。

（二）管理性原则

在事业单位中，每一项的工作都需要制定符合工作特征的体系，只有保持这种专业的态度，才能促使事业单位的发展。在档案管理的工作中也同样适用。建立起一套完整的管理制度，由上级督促，检验员工对于制度的遵守程度，适当地去激起员工对于工作的热爱。档案管理的员工也需要按照制度去进行工作，并且对工作中不理解的地方上报给上级，形成良好的沟通，这样能够快速的发现与处理工作中出现的问题，使档案管理工作能够更高效地进行。

三、事业单位档案管理工作的优化策略

（一）完善管理制度

事业单位应当引起档案管理人员对于自身工作的重视，并且学习与之对应的法律法规，增强其对于工作内容的认识。事业单位本身也需要进行一些档案管理知识的宣讲活动，鼓励员工去参与并且分享自身工作经验与教训。领导层也需要建立起一个专业的团队，定期对档案管理工作进行审查，分析工作出现弊端的原因，以便于能够对症下药，从根源得到解决[2]。对档案管理的员工实行教程制度，表现优秀的有一定的奖励，比如奖金，假期等；而对于因不认真对待工作而出现差错的员工，采取一定的惩罚措施。

（二）引入高素质专业人员

要想使档案管理工作的效率和质量有一个有巨大的进步，引入高质量人员是非常必要的一步。档案管理人员自身的专业素质能够很大程度的影响工作的进程。所以为了解决这项工作中缺乏专业人员的问题，事业单位应当在选拔人员的时候提高标准，着重考察应聘人员的专业素质与处理事务的能力，以便于后期能够组建一个更标准，更专业的档案管理团队。

（三）增加设施的投入资金

随着管理工作复杂度的提高，以前的老旧设备已经不能满足当前的发展，并且季度的影响对当前信息的掌握，降低了工作的效率。所以事业单位的管理者应当有长远的目光，加大在办公设备上的资金投入，促进信息的更新换代。可以引进网络技术，让管理人员用互联网技术进行数据的整理，让工作过程更加高效。

四、结语

档案管理的工作对事业单位的发展前景有着不可估量的影响，所以说在档案管理方面投入人力物力是非常有必要的。具体可以从高素质人员的引进，管理制度的完善以及设备资金的投入等方面来采取措施，保证事业单位高效运转。