大数据时代背景下人事档案信息化工作研究

董光端 河北港口集团有限公司

大数据时代背景之下，档案信息化进程不断加快，人事档案信息的数字化发展，不仅为档案管理工作提供便利，更能提高为人力资源管理的服务效能。为提升集团公司人事档案工作科学化、制度化、规范化水平，提高人力资源管理工作效率，人事档案信息化工作势在必行。

一、档案管理现状

集团公司在册职工14000余人，分子公司70余个，管档单位40个，人员众多、机构庞大，对人事档案管理提出了较高要求。现有的档案管理方式为传统型管理方式，档案管理员都为兼职工作人员，在档案查阅、借阅、政审、组织考察等工作中仍是调阅纸质档案的方式，传统的管理方式不仅降低了工作效率，在一定程度上也存在档案材料损坏和遗失风险。

二、信息化内容及意义

（一）信息化的内容

人事档案信息化主要是指利用先进的计算机、网络等技术，对人事和组织管理活动中形成的人事档案相关材料进行收集、整合，通过对纸质文件和电子文件的整理、保存、分析和利用，使之成为数字化、网络化的人事档案信息。该信息通过有序地分类后保存于各单位的人事档案管理部门，根据国家颁布的相关人事档案信息化建设的相关要求和法规，对人事档案资源统一管理标准，进行合理的处置、管理和利用。

（二）档案信息化的意义

第一，可提高档案管理和人事管理的工作效率。利用计算机、网络设备、专业软件替代传统档案管理方式和人员操作完成对人事档案的收集、加工和管理，对人事档案数据、重要信息和相关资料进行整理、存储、利用，这有利于控制和减少人事档案管理工作中各种耗损，有利于人事档案管理工作效率。利用信息化平台档案管理工作中可以实现档案数据信息资料的快速查询和综合调用，便于人事和组织管理中对人才选拔、使用、调动等工作对人员信息的使用，有利于提高人事管理的工作效率。

第二，可提高档案信息的真实性和完整性。人事档案管理工作的主要工作是真实、准确、完整的记录信息和收集数据，人事档案数字化可通过先进技术和高科技手段，对传统纸质档案资料进行信息化加工，形成数字化档案数据，生成电子版档案资料，大幅度提升了档案的完整性，进而确保了档案管理工作的真实性。数字化的档案管理立足于标准化、统一化的数字平台和智能模式开展相关工作，这不但有效提升了档案资料在收集、加工和处理上的完整性，还通过专业化软件和云计算方式做到了档案信息基本型内容和结构性构成方面的真实性、完整性，为开辟档案管理工作新局面提供了可能性和可行性。

第三，可推进人事管理工作的改革进程。立足于信息化平台的档案工作可以为干部管理提供坚实的基础和现代化的支持，可以通过信息化的档案管理工作新体系，更好地覆盖职工工作现状考核、职称晋升、岗位调动、招聘退休、职位任免、薪资调整、待遇变动等环节和过程，形成各种工作和各种评价中真实、综合的坚定基础，并做到多主题、多过程、全方位地综合运用，为人事管理工作改革提供了专业化的支持，将档案管理工作的价值发挥到最大范围和最佳水平。

三、信息化目标

1.将人事档案材料通过信息化手段转化为数字化的信息，对于后期接收的人事档案材料，及时进行数字化处理。

2.建立人事档案信息的共享平台，实现人事档案信息及工作的网络化。

3.加强对数字化人事档案的监督与检测，保证数据及人事档案的安全。

4.加强对人事档案的信息化培训，提高人事档案的管理水平，提升人事档案的电子化管档管理水平，加快建设人事档案的信息化工作。

四、信息化方案

（一）工作方式

1.信息化软件开发。根据国家《国有企业采购管理规范》《干部人事档案数字化技术规范》（DB/T33870-2017）和集团公司《招标工作管理办法》的相关内容和要求，拟将人事档案信息化工作外包给具有涉密信息系统集成资质和国家秘密载体印制资质的单位，由其开发集团人事档案存储系统、管理系统。

2.档案扫描。按照人事档案管理权限，管档单位根据干部人事档案数字化技术规范及软件要求自行选择扫描方式并将数字档案上传集团、股份人事档案信息化系统。

（二）工作流程

1.试点。拟选定集团、股份机关档案室为试点单位优先开展信息化工作，以点带面全面开展集团人事档案信息化工作，完成机关人事档案室的档案扫描及软件开发工作。

2.全面推广。在试点工作的基础上，完成集团所属单位人事档案的扫描工作和档案信息化工作室搭建、人员培训等工作。

3.健全制度建设。总结集团日常人事档案管理工作经验，提炼外包机构档案信息化的专业做法，制订《人事档案信息化管理办法》，不断巩固和提高集团人事档案管理水平。

五、信息化的保障措施

（一）人才队伍建设

人事档案信息化的推进，人才队伍建设是关键。首先，要政治素养过硬、综合素质高的工作人员进行档案管理工作，持续引入高素质人才，同时给予人才合适的薪资待遇，以激励人才更高的工作积极性和主动性。其次，不定期或者定期对档案管理人员进行业务培训，开展专业知识、技能实操、法律知识及网络安全管理等培训，做好技术经验交流，不断增强档案管理人员素质，加强人才队伍建设。

（二）资金投入

为保障档案信息化工作的顺利推进，还需加大资金投入，完善基础设施建设。相关部门应适当分配资源，可以保证档案管理部门资金充足，推动基础设施构建全面开展。在引入专业化的档案管理软件的同时，应当充分融合实际情况，通过发展要求，开发诸多人事档案管理软件，构成人员学历、身份等于一体的统计信息平台，达到数据综合查找于共享等，保证人事档案管理安全，持续提高信息安全管理水平与动态化管理质量。

（三）制定发展规划

在人事制度改革背景下开展人事档案管理信息化建设，需深入研究医疗改革的发展趋势，根据集团现状，制定人事档案信息化发展规划，制定出合理的查阅、调用、转入和转出档案信息管理制度，以免出现随意篡改或者编造档案的行为、泄密和丢失档案，从而确保人事档案管理制度的完整性，将风险系数降至最低，增加档案资料利用效率和安全性。此外，应以档案信息资源开发利用为核心，建立档案信息网络，积极推进人事档案资源数字化、网络化进程，建立电子档案管理标准统一、功能完善、安全可靠的模式，开展人事档案谁抓、网络化建设，促进人事档案管理工作持续、快速、健康发展，以适应信息化发展的需求。