多部门信息系统联用在外来医疗器械院内流转管理中的应用

苏州市第九人民医院 （江苏 苏州 215200）

内容提要：目的：通过医院多部门信息联用和资源共享，发挥医院各部门在外来医疗器械院内流转过程中的监管作用。方法：分析不良事件发生原因，完善医院外来医疗器械管理流程，对医院各部门信息模块进行改进，使操作流程细化和量化。结果：实施多部门信息系统联用后，信息采集及时、正确，本院外来医疗器械不良事件的发生显著降低。结论：将医院多部门实现信息化联网和资源共享，对外来器械流转过程进行全程跟踪，使各环节的质量得到有效控制，提高了工作效率和管理水平。

外来医疗器械是指由器械供应商租借给医院可重复使用，主要用于与植入物相关手术的器械[1]。外来医疗器械可分为植入物和相关工具类手术器械，由于该类器械更新快、价格贵，医院基本不购置，而是采用租赁的方式。外来医疗器械在医院流转过程中涉及设备管理部门（采购中心和消毒供应中心）、临床使用部门（临床科室和手术室）和器械供应商，在管理上具有涉及科室多、人员多的特点，而植入物类属于高值耗材又涉及医院供货协议管理。在器械流转过程中要求各部门各环节查对制度落实到位，齐心协力保障手术及时顺利进行。

本院对外来医疗器械的传统管理模式为临床科室医生电话通知器械供应商供货信息，器械供应商将外来医疗器械术前送至消毒供应中心（CSSD），CSSD根据器械供应商提供信息将外来器械包名称录入CSSD追溯管理系统，完成清洗灭菌后将该器械包送至手术室，手术室在术前核对外来器械包名称后使用，术后该包返还供应商。2018年本院在外来医疗器械使用方面共发生不良事件5起，分别为器械供应商送货遗漏1次，错用耗材目录外产品1次，CSSD录入器械包名称错误2次，手术室误拆器械包1次。分析不良事件发生原因，主要表现为各部门之间信息未共享，信息模糊不清，沟通不畅，造成信息接收误差，各部门之间相互监管不力，出现问题补救措施不及时，导致不良事件发生。医院为保障手术医疗安全，通过加强信息化手段，改进各部门信息模块，完善外来医疗器械管理流程，使操作流程细化和量化，使各部门工作规范化、程序化和标准化。

1.信息系统联用机制下工作流程修订

WS310.1规定应以制度明确相关职能部门、临床科室、手术室、CSSD在植入物与外来医疗器械的管理、交接和清洗、消毒、灭菌及提前放行过程中的责任[1]。本院召开外来医疗器械管理联合会议，改进重点是采用信息化手段，实现全过程监管和信息共享。按照标准制定符合医院管理要求的外来医疗器械管理流程，细化各部门操作流程，规范各部门行为准则，加强监控，杜绝相互推诿，避免延误手术事件发生[2]。通过与信息工程师沟通协调，将各部门信息系统进行联网，对临床科室、采购中心、CSSD、手术室各部门信息模块进行改进，将信息化手段融入工作流程中，使信息采集及时、准确、资源共享，对各部门的流程落实实行信息化监管质控。

2.多部门信息系统模块改进

2.1 “医生工作站”系统

改进该系统中“手术申请单”模块，在原有患者信息、手术信息填写等基础上，设计加入“使用高值耗材”“使用外来工具”两栏，医生根据手术需求进行勾选，选择范围限定在采购中心根据招标结果实时更新的产品、公司信息栏内。手术申请单提交成功后，信息内容同步传送至“物资管理”“CSSD追溯管理”和“手术管理”系统，信息内容保持一致，清晰明了，相关部门对照接收的信息进行操作和查对。

2.2 “物资管理”系统

改进该系统“高值耗材”模块，在模块中设计医院耗材编码库，登记内容为备货条码、物资名称、规格型号、单价、经营证有效期、注册证号、供货单位、生产厂家。采购中心根据招标结果实时更新，及时维护高值耗材编码库。采购中心根据手术申请单提交的信息，通知器械供应商进行送货，到货后对照患者信息进行核对，备用的植入物在该患者信息栏内进行高值耗材备货登记，将植入物编码逐一扫描录入，电脑系统进行编码确认，排除医院编码库外的耗材误入。手术结束后未使用的植入物编码自动取消录入信息，即可进入下一循环的备货登记。

2.3 “CSSD追溯管理”系统

改进该系统“外来器械”模块，在原有外来器械处理的信息模块中，对接“手术申请单”的患者信息，CSSD根据手术通知单接收外来器械，在“CSSD追溯管理”系统录入患者住院号，系统自动导入患者姓名和床号，工作人员进行查对确认。将外来器械信息条码改进设置为三联，在原有器械包灭菌条码、二次回收条码的基础上增加患者信息条码。器械包灭菌条码和二次回收条码在处理过程中用于信息扫描登记，完成记录此器械包处理及使用全流程；患者信息条码用于对照手术申请单信息，核对当日器械供应商送货的准确性，如有误差，联系采购中心和手术室及时处理问题，保障手术顺利开展。

2.4 “手术管理”系统

改进该系统中“手术使用”模块，根据手术通知单，核对外来器械包上的患者信息条码，输入患者住院号，系统自动导入患者姓名和床号，扫描该器械包灭菌条码进行信息档案留存，手术结束后将器械包及二次回收条码送至CSSD进行下一步处理。如手术中使用植入物，在患者使用登记信息界面，将该植入物编码进行扫描，系统读取编码登记内容，完成该植入物的使用登记和收费记录。

3.结果

汇总统计不良事件发生情况，本院外来医疗器械不良事件，2018年共发生5起，2019年为零。医院在外来医疗器械流程过程中实施信息系统联用机制后，相关不良事件的发生显著降低。

4.讨论

手术器械供应的及时性、准确性将直接影响到手术的正常开展。常规手术器械由手术室纳入固定资产进行统一管理，外来医疗器械是一类比较特殊的物品，它无法纳入常规手术器械管理范畴。一台外来医疗器械，从送入医院到手术使用再到交还器械供应商，涉及部门较多，环节较复杂，而各部门之间信息不通畅，流程设置不合理，将导致工作耗时耗力，差错发生。统计分析本院外来医疗器械不良事件的原因，主要为信息未共享，信息模糊不清，沟通不畅而导致查对落实不到位。针对此现象，医院通过对各部门信息模块进行联合和改进，实现信息化联网和资源共享，使信息采集及时、正确。信息系统对物品流转过程进行全程跟踪，使各环节的质量得到有效控制和管理，提高了工作效率，降低了不良事件的发生率[3]。借用信息化手段加强对外来医疗器械的管理，按照标准连续跟踪外来医疗器械每一阶段的质量，是解决现行器械供应链中存在问题的有效途径[4]。