图书馆档案管理信息化建设存在的问题及完善对策

牛 牧

(绥化学院 信息工程学院，黑龙江 绥化 152000)

0 引言

图书馆的档案管理主要分为图书管理、信息查询、流通作业以及系统维护四个板块。在图书馆的档案管理工作中融入信息技术，利用先进设备能够确保档案管理工作流程的简单便捷，节省了很多人工成本和时间。图书馆档案管理的信息化建设能够增加图书馆资源的共享价值。将大量的档案资料以数字化的形式上传到图书馆的网络平台上，实现数据和服务的检索，改变管理人员被动的管理方式，同时还能使更多的读者使用电子档案，不仅实现了资源的共享，还方便了读者的查阅，在一定程度上提升了图书馆的社会影响力。

1 图书馆档案管理信息化建设的必要性

在信息时代快速发展的过程中，仅凭人工记录管理的传统方式已经不能满足图书馆档案管理工作的要求，极易出现记录出错、文件丢失、纸质发霉、油墨脱落等问题，而且还要占用专门的档案室来进行纸质档案的存储，容易出现由于火灾等事故而造成档案损毁等问题。而通过图书馆档案管理中的信息化建设则可以实现在互联网平台上对庞大的档案信息进行存储，不仅不会出现上述问题，而且只需要对计算机系统设备进行保管即可。通过此计算机平台还可以便于读者进行图书和档案信息的快速查询，可以快速定位图书所放置的位置，以满足读者的阅读要求。同时，信息化建设还可以实现图书馆档案信息的共享，便于用户通过不同方式登录平台进行便捷的信息获取，节约了读者对档案信息的阅览时间，减少了档案管理人员的工作量，实现了档案管理效果的提升。

2 图书馆档案管理信息化建设存在的问题

虽然目前的图书馆档案管理信息化建设取得了一定成效，但还缺乏以信息化管理为主的意识，导致图书馆档案管理信息化建设的优越性没有被充分体现出来，反而出现了人工纸质档案管理和电子档案管理相交叉的管理模式，这无形中增加了图书馆档案管理人员的工作量以及图书馆的经济投入。此外，还有目前在安全信息平台方面存在的问题，这不仅是因为缺乏对平台的投资建设，更是因目前的技术限制所造成的，从而出现了较为严重的平台被黑客、不法分子恶意攻击以及信息被篡改、被泄露等问题。目前，有很多图书馆档案管理人员对此种新型的信息化管理模式较为抗拒，管理观念无法顺利转变，再加之其工作能力偏低且不主动进行学习，从而严重影响了图书馆档案管理信息化建设的进程和效果。

3 促进图书馆档案管理信息化建设的有效对策

3.1 制定现代化档案管理机制

目前，开展图书馆档案管理工作所依据的管理制度都已经编制和执行了较长时间，在信息化快速发展的形势下就出现了此制度与目前的档案管理要求相脱节的问题。因此，需要对原有制度中导致脱节问题出现的内容进行删除，然后结合信息化时代下的图书馆档案管理要求来对管理制度进行重新编制或改进完善，保证此制度中包含档案信息化管理工作的要求、标准以及安全性等内容，降低信息化档案管理的风险，提升管理效果。

在图书馆档案管理信息化的建设过程中，要建立完善的档案信息化管理制度，需对具体工作进行规范化要求，确保管理人员能够按照相关制度进行工作。要保证档案管理工作的有法可依，促进图书馆档案信息化管理的有效开展。要充分结合形势变化对管理制度进行适当调整与改进，避免一些不必要的问题发生，不断增强档案信息化管理工作的效果。要针对档案管理工作制定出科学合理的奖惩制度和监管制度，将工作职责明确到个人，充分调动管理人员的工作积极性和自觉性，使其能够做好档案信息的存储、整理等工作，使图书馆的档案信息化管理能够得到真正落实。

3.2 培养信息化管理意识

图书馆档案管理部门的负责人以及相关工作人员需要逐渐接受信息化时代下新型档案管理的理念和模式，要转变传统的管理思维，提高信息化管理意识。上级部门需要提高对信息化建设的重视程度，加大资金投入，保证信息化管理的安全性，不断对相关技术和规章制度进行完善，为图书馆档案管理的信息化建设提供一个良好的环境。

3.3 提高档案管理人员的工作能力

在图书馆档案管理工作不断开展信息化建设的过程中，由于管理工作的方式有了较大改变，管理人员不仅要具有丰富的信息技术知识和管理知识，还要具有较高的工作能力和职业道德素养。因此，需要吸收和录用一批年轻、优秀的管理人员来组建一支高水平、高能力的管理团队，带动年龄稍长的管理人员积极主动的对计算机信息技术以及新的管理知识进行学习。为了确保图书馆档案管理信息化建设的有效性，要强化档案管理人员的服务意识，提升工作的实效性。图书馆应加大对档案管理人员的教育培训力度，可聘请具有丰富经验的专家来馆里开展讲座。还可以选派优秀的员工外出学习，掌握先进的管理方式和技巧，提高管理人员的专业技能水平和信息化素养。

3.4 结合纸质化档案资源进行信息化管理

虽然图书馆的档案管理工作在向着数字化和信息化的方向发展，但管理者也要充分认识到纸质化档案的重要性。纸质化档案是馆藏资源的主要形式，具备一定的法律效力，要有效结合纸质化档案资源来全面增强图书馆的整体运营效果。部分图书馆会因受到某些因素的制约而不具备数字化设备，对于此类的图书馆来说便可利用纸质化档案资源来作为信息化档案的补充。信息化的档案要通过专业设备将纸质化档案资源转换为电子的形式，然后固定和存储在特定的载体中，这尽管具有一定的便捷性，但必须要通过计算机才能读取出来，而纸质化档案资源本身是不受这种限制的。

3.5 积极运用云计算技术

云计算技术作为数字化时代中的先进技术，将其运用到图书馆档案的信息化管理建设中能够有效增强档案管理质量。云计算技术可以为读者带来更加优质的服务，实现对某一个区域的服务平台构建，为图书馆的数字化资源建设提供了助力，促进了区域档案信息资源的整合，打造出了一个统一的资源共享平台。云计算技术还能够对档案信息进行合理规划，能够在极大程度上减少图书馆档案管理信息化建设的时间，能够为读者提供全方位的档案信息服务。