信息化办公环境下高校科教耗材的管理与探析

丁富功，张迎新，方正武，2，王书平，2

(1.长江大学农学院/主要粮食作物产业化湖北省协同创新中心，湖北 荆州 434025；2.湖北荃银高科种业有限公司，湖北 荆州 434025)

传统的办公方式是纸质化办公，包括各种文件、通知、材料等，都以纸质的形式进行发布或保存[1]。随着互联网技术的快速发展，各种网上办公平台兴起，网络信息化办公越加便捷,这是当今社会经济发展下事务管理变革的必然趋势[2]。无纸化办公主要是利用现代化的网络技术进行办公，以手机、计算机等电子产品为传媒工具进行各种业务及事务管理的一种办公手段[3]。伴随现代信息科学技术不断发展，普通高校的科教耗材管理，可以利用网络信息技术实现各类行政管理办公无纸化，充分发挥电子交易的优势，提升高校科教耗材的采购效率，全方位提升高校采购的服务能力[4]。结合《教育部关于勤俭节约办教育建设节约型校园的通知》对高校的教学管理提出了具体的新要求与关键点，为切实贯彻国务院、教育部例行校园节约精神，要让节约型校园建设落在实处，务实基础，强化监督，形成高校科教办公管理长效机制[5]。我国多数高校作为非营利性机构，也是处于消费状态，存在缺乏提升教学与科研资源利用率的动力和提高教学管理效率的压力，尤其是普通本科高校的教学办公与科研耗材管理存在着较大问题。虽然多年来高校对此方面进行了理论研究和实践探索，取得了一定成效[6]，但信息化办公教学和科研耗材管理环节中的研究却鲜有报道。所以，对高校教学与科研耗材的信息化办公管理的探索和研究存在必要性。

1 普通高校科教耗材管理队伍的影响因素及教学与科研耗材管理的现状分析

1.1 普通高校科教耗材管理队伍的影响因素

科教耗材管理队伍经验水平不足。科教耗材管理人员大多不是科班教育管理专业出身的毕业生，同时入职较短，对单位下一步教学计划或者课程开设了解不透彻，加上科教耗材涉及面广、品种繁多等，导致管理者难熟记现象。一方面，未及时通知任课教师，对科教耗材计划不长远或计划提出不及时，甚至到用时才想到要购买科教材料或试剂，加深了耗材采购计划无计划、无顺序、低效率。再者一些管理人员缺少专业特长、知识面狭窄且适应性不强，缺少专业培训机会，导致管理队伍整体素质很难提高[7]。另一方面，未及时提醒教师对学生使用耗材的规范要求，在教学和科学研究过程中，遇上部分爱护公共财产意识不强的学生随意摆放、丢弃或隐瞒教学仪器和科研耗材的损坏情况，加上管理人员缺乏有效科学管理意识，未及时发现处理，由此增加了教学和科研耗材的管理难度[8]。

科教耗材管理队伍流动性大且参差不齐。高校作为担起国家教育精英的主体，以教学科研为中心，以教育为己任。普通高校教学单位的管理者缺乏，甚至部分管理人员从专业技术转岗或兼职，主体任务在教学，部分教学管理岗位成了第二岗位，岗位履行义务的随意性大，单位贯彻执行岗位职责也存在着一定困难，导致教学管理工作长期性和延续性受到阻碍，进而影响了教学科研耗材的管理[9]。

科教耗材管理队伍理论继续教育不够。普通高校教学管理队伍的快速成长是办公队伍逐渐壮大的必然趋势，终身教育是社会主义建设发展中教育事业兴起的必然结果。长期以来，被动和机械式的继续教育方式难以满足高校管理人员岗位管理的需求，所以，应提供多样化继续教育的选择，丰富继续教育的内容和方式，以适应高校管理人员实际教育的需求[10]。但是普通高校的人才管理队伍受到科学技术发展冲击，管理者忙于应对各种检查或督查，导致管理队伍的管理水平提升不明显，队伍建设重在单一提升业务，而未制订长远规划，缺乏强效机制。

1.2 普通高校教学与科研耗材管理的现状分析

科教耗材资源整合和共享力度不足。由于高校各学科和部门单位间的协作不够，各科室单位根据各自科研需求情况采用自行购买、使用及维护科研耗材和试验仪器的方式，各科室单位之间缺乏有效的沟通和交流，导致资源无法互补[8]。很多耗材和试剂重采购、轻管理，削减循规蹈矩、弱化遵章守法，导致管理中易出现价格虚报、以次充好、以旧冒新的漏洞，导致对耗材的使用去向可管可不管，领用可记可不记，设备维护登记可有可无的现象发生，缺乏对记录的真实性、耗材的质量、耗材使用的监管管理[11]。

供应商管理缺失、囤积与浪费资源严重。实验室耗材由于种类繁多、形式各异，属于易耗品，消耗数量大，相应的供应商数量也很多，难免出现鱼龙混杂的现象[12]。若需求人员与采购人员未及时沟通，品种未能及时分类摆放、领取与返还材料或试剂的乱放行为会导致部分耗材过期或临时找不到，出现科教耗材采购与需求的不吻合现象。所以，虽然库存积压看起来物资还在，事实已经占据部分资金，加上有一部分耗材有保值期，囤积就意味着损耗，从而导致了高校科教耗材的资源浪费问题。

科教耗材管理监督不到位、考核机制不健全。普通高校管理体系的建设还存在着差距，管理规范相对薄弱，尤其在监督上，多数管理侧重于结果。在科教耗材的管理上较为突出，存在象征性提醒，是否规范、是否缺位没有过多解剖、多方位、多侧面正视监督问题。监督是保障，考核是目的[13]。科教耗材管理考核本着建立资源节约型、环境友好型的高校职责，部分部门落实责任缓慢，弱化机制使命感，考核过程单一、不具体，考核成效受其影响。

2 普通高校信息化办公对教学与科研耗材管理的几点建议

2.1 强化知识结构、提升理论水平

明确管理队伍聘用计划要求。要对本学校的管理岗位设置进行认真评估分析，根据教学单位具体的工作岗位来决定管理队伍的基本素质素养要求。是否能胜任教学管理工作的基本条件，如有科教管理工作、参加科教管理实习经历等；是否具有管理知识背景，如修读毕业专业、辅修相关管理专业课程等。这都需要高校提前对管理队伍选拔做好预估，尽早制订、明确科教耗材管理队伍的招聘计划。

管理队伍岗前内容培训教育。在科教耗材的教学管理中，要加强管理人员、教师、学生三者之间的教育培训工作，这是规范科教管理、提升科教耗材利用率的关键。其一，提高管理人员对岗位责任制度的认识，让他们提高和深度理解岗位责任制度，从而建立起严格按照高校制度执行的意识。其二，实行管理人员“导师制”或“老带新制”，充分利用熟悉工作流程、了解岗位职责的经验帮助新进管理人员的快速成长[14]。其三，强化需求人员对使用科教耗材的学习，让需求人员领会如何同管理人员配合科学地使用耗材，有效地节约资源。

管理队伍继续教育。高校的主旨在教学和科研上，以培养学生为中心，部分管理岗位人员一直处于附属地位，对管理人员的进修和培训技能的学习较为淡化。新时代下伴随着信息技术的发展，高校教师科教手段和方法发生了变化，管理人员的专业技能也应随之跟上[15]。因此有必要通过原有管理队伍进修、培训和实践训练形式，引进一些相关专业人才，并从思想和管理等方面加强培训，让其在业务、技能和理论等多方面具备综合管理能力。

2.2 优化科教耗材的管理方法

规范耗材使用制度。一是要建立完整的管理制度。制度是保证耗材规范管理的基础，高校科教耗材的采购应严格按照规章制度进行监督管理，采用先进的计算机技术和网络技术，通过运用流程化的管理手段，有效梳理检测和质量管理过程，建立高效的信息化处理流程，硬化各环节的程序规定，保障各环节的合理、合法与规范[16]。也为管理人员与需求人员之间在各自的职责范围内有章可循，出现问题有责任人、处理有依据[17]。二是要建立完善的耗材信息档案制度。好的耗材管理制度的运行，既要靠管理人员去落实，还要靠严格的耗材管理登记制度作为保证，对科教耗材细化到具体环节进行详尽的登记管理，并进行实时查核。三是规范科教耗材运用程序[18]。普通高校教学耗材管理中的科研仪器和试剂以及办公设施的采购本着够用、急需准则，坚持优先安排科教仪器和试剂的使用率高、学生受益面广为原则[19]。

增加节约型管理宣传力度。节约型优良传统的继承和发展，离不开教育的延续，广播、报纸、宣传版、网站、征文、摄影等都是宣传的有效载体，以节约水电和节约科教耗材等为宣传内容，全体师生全面树立节约科教耗材意识，形成崇尚节约、反对浪费的校园文化[5]。把高校创建成文化与节约相统一的校园，使节约行为成为高校校园文化建设的一部分。

2.3 革新科教耗材管理技术工具

建立办公交流信息平台。高校虽属于公益性事业单位，各教学行政管理人员实行坐班制，工作上下班时间基本固定，通常每周在二级单位教职工例会集中开展1～2 h理论学习，时间短，教师之间也缺乏更多的交流，因此针对各科室单位科教耗材的管理建立“微信+电子邮箱+QQ”三维一体的办公交流信息平台，逐步推行无纸化办公管理科教耗材[20]。

网络信息更新动态管理。一方面，在信息化的新时代，信息数据资源是管理者进行科学决策和管理的先决条件。然而对于要科学合理地管理各类信息，就需要用到数据库或数据“台账”。这样的信息系统管理智能化，可减少管理人员的工作量、降低管理人员的工作强度、提升科教耗材的管理效率[21]。另一方面，随着计算机技术的快速发展，面临对科教耗材网络化管理手段的革新。开发低值易耗品和材料采购管理系统，能够实现耗材与财务、科研以及行政之间互联互通的“一站式”管理模式[22]。耗材管理系统可借鉴如教务管理系统或者国资管理系统模式，而信息化、网络化实时更新管理，大大提高了工作效率。

2.4 强化科教耗材管理的督查和考核

强化监督警示管理。物品的采购环节是腐败行为发生的高发地段，应严格对科教耗材制度化规范管理，高校纪检、监察和审计部门要认真监督，鼓励师生民主监督，形成一个完善的监督体系，推行公开、公平、公正的采购制度，预防违法犯罪行为的发生，保障高校利益不受侵害，达到管理目的[23]。

建立激励与考核机制。高校推行科教耗材管理资源节约型示范单位建设，尽可能定期组织对各科室研究教学单位进行科教耗材经费管理的统计考核，并公示考核结果[5]；适当推行结余鼓励、超出自理规则，对节约效果明显的科室单位或管理人员进行表彰或年终评优奖励，对出现浪费和管理松懈现象提出批评，并督促加以整改[5]。

3 结语

信息化办公方式是高校一直追求解决科教耗材管理的目标，推行信息化管理办法的实施路程任重而道远，普通高校要结合自身办学特色、人员管理模式、教学管理经验等方面，充分研究了解自身当前管理形式，积极寻找有效管理方法，搭建适应新形势的信息平台，强化管理队伍能力提升内涵，提高新时代高校教学管理质量，实行科教耗材信息化办公的高效管理，这也是高校传统管理向“信息化、流程化、规范化”管理发展的有效路径。