事业单位人事档案管理的必要性与具体策略

吴桂娟

(公主岭市河湖管理中心，吉林 公主岭 136100)

随着我国市场经济体制的不断深化改革，事业单位的社会职能也出现了较大的变化，想要实现单位的健康及稳定发展，需要以人才队伍作为支撑。人事档案作为事业单位档案管理的关键组成部分，其记录了单位人员的基础情况和工作表现，具有一定的公正性和客观性，是事业单位晋升干部和选拨人才的重要依据，因此，事业单位需要认识到人事档案的价值和必要性，结合自身实际情况，采取有效措施加强管理，提升管理效率和质量。

1 事业单位人事档案管理的必要性分析

1.1 提升单位管理能力

人事档案作为事业单位档案工作的基础性内容，其记录了单位所有人员的基本信息，是单位获取人才、利用人才以及选拨人才的依据，通过科学利用和管理人事档案，能够对单位的各项管理流程和工作环节进行优化调整，促使管理趋于有序性、科学性以及合理性方向发展，对强化事业单位的管理能力提升具有重要价值。

1.2 优化人力资源配置

在事业单位实际运行中，需要以人才作为支撑，通过各个岗位人员的密切配合完成各项工作，人力资源是事业单位有序发展的基础和前提。在我国经济发展新形势下，社会人才竞争更加激烈，事业单位优化人力资源配置的方式主要为外部引进和内部提拔，人事档案是事业单位选拨人才的重要依据，对人事档案开展有效管理，能够为单位领导选拨人才提供参考，发现员工的优势和价值，进而将其安排到合适的岗位上，真正实现人尽其才，实现单位人力资源优化配置。

1.3 实现员工动态跟踪

在知识经济时代下，人才是实现事业单位可持续发展的基础保障，人事档案记录了员工的奖惩情况、工作表现、个人经历以及基础信息，是员工发展和提升自我的重要记录，通过人事档案管理能够帮助事业单位领导掌握员工的思想以及能力发展动态，实现员工动态跟踪，有助于单位储备人才、利用人才以及挖掘人才。

2 优化事业单位人事档案管理的策略

2.1 重视思想建设

人事档案对于事业单位而言具有重要价值，是单位挖掘人才的关键依据，事业单位的主要领导和所有员工都要给予其高度重视，并且在单位内部开展思想建设，积极配合档案人员做好各项管理工作。首先，在社会发展新形势下，人事档案的价值性日益凸显，事业单位要设置专业的管理机构，不能附属于档案室或者人力资源部门，要将其作为独立的机构便于各项工作开展。其次，单位领导、档案人员以及内部员工都要转变以往的固化思想，给予人事档案以重视，加强单位内部宣传，促使各项工作的有序进行。最后，档案人员作为开展管理工作的主体，需要迎合时代发展，解放思想，摒弃以往的陈旧落后观念，在管理中加强创新改革，积极探索全新的管理方法、管理内容、管理流程以及管理制度，推动人事档案管理趋于规范化及流程化方向发展。

2.2 制定管理制度

制度是开展各项工作的基础和前提，科学的制度能够为管理工作提供依据和指导，由于人事档案管理具有一定的复杂性和繁琐性，如果缺乏制度作为指导，容易导致工作出现混乱情况，对档案资源的真实性、可靠性以及安全性带来负面影响，因此，事业单位要结合工作需求制定各项管理制度。首先，在制定各项制度中，要充分听取员工的意见和建议，保证制度的合理性、科学性以及操作性，构建完善的制度体系，涉及人事档案管理的各个环节和内容，为各项工作的开展提供指导；其次，管理制度并不是一成不变的，事业单位要根据工作具体情况，对制度进行适当的调整和优化，保证制度的针对性以及操作性；最后，由于人事档案对信息的可靠性和真实性具有较高的要求，事业单位在制定相关制度中，需要涉及档案的收集、整理、归档以及利用等环节，进而保证人事档案资源的完整性以及真实性。

2.3 提升人员素质

档案人员是开展人事档案管理的主体，其业务能力、综合素质以及职业素养与管理效率具有密切关系，但是当前，由于事业单位对人事档案管理缺乏正确认知，档案人员在管理能力和综合素质等方面不符合岗位要求，甚至一些单位没有设置专职的档案人员，兼职人员的精力和时间有限，难以全身心的投入到管理工作中，对管理效率和质量带来负面影响，因此，事业单位要采取相关措施提升档案人员的素质和能力，构建一支能力强、素质高、专业化的现代管理队伍。首先，单位领导要给予档案管理人才队伍建设高度重视，积极从内部挖掘高素质的档案人才，从社会和高校中吸纳具有专业背景的人才，不断完善、充实管理队伍。其次，由于人事档案管理对人员的业务能力要求较高，单位要定期组织人员进行专业培训，培训内容要涉及专业知识、信息技术操作能力以及职业素养，通过培养提升人员能力，促使其更好地胜任岗位工作。最后，制定科学的奖惩制度，对于工作表现优异的人员给予奖励，对于工作态度不端正的人员给予一定处罚，调动其参与工作的热情和积极性。

2.4 加强信息建设

我国信息技术蓬勃发展，其已经在诸多领域获得广泛而深入的应用，并取得了显著的应用效果。当前，信息技术在人事档案管理中的应用程度不断加深，事业单位要充分发挥信息技术的管理优势，投入物力和资金资源加强信息建设。首先，事业单位要采购信息化管理所需的硬件设施，包括计算机、打印机、复印机等，更新以往的陈旧设备，为信息化管理提供硬件支撑。其次，加强人事档案资源库建设，将音频、视频以及文字资源充分结合，保证人事档案管理趋于数字化方向发展，降低纸质档案管理的资金成本和占地面积。

2.5 完善档案功能

在事业单位各项管理工作中，人事档案具有重要价值，事业单位要充分发挥以及挖掘其应用价值，进一步完善档案功能。首先，在档案信息收集中，保证重要信息的完整性、可靠性，并对重要信息进行长效保留。其次，不断丰富以及扩大人事档案的内容，例如涉及失业保险、医疗保险以及养老保险等方面，提升档案的参考价值。最后，人事档案要对员工的工作业绩、工作表现、专业特长以及学习奖励进行分析，满足单位对用人的多元化需求。

3 结语

事业单位要给予人事档案管理高度重视，并采取有效措施进行完善和优化，发挥档案的价值和作用，为单位选拨人才提供参考和依据，为事业单位的可持续发展提供人才支撑。