深查细究破解外购件超期之谜

2018年4月，一封由质量部门发送的OA邮件“信息预警报告”引起了公司领导的关注，为什么公司2017年12月底交付的产品会因外购件超期被客户退回？为什么2018年初公司将外购件退回供应商返修，超过三个月还未修好？还有10天就到最后交付期限，再不按时交付，公司将面临几十万元的经济损失，同时公司声誉也将受到负面影响。想到这里，公司领导立即抓起桌上的电话拨通了审计部部长的电话，要求审计部门就此事项开展管理审计，破解该外购件超期之谜。

一、追踪调查，初见端倪

接到审计任务后，审计部长立即组织成立了审计小组，开展了审前调查、制定了审计方案。接着，组织审计组成员学习了相关管理制度，对该事项进行了通报和分析。最后，大家对该事项进行了讨论。

小孙对采购业务比较熟悉，他说：“我了解的情况是：A外购件是公司紧缺件，供应商经常不能按期供货，需派人坐催，外购件回厂入库后，分厂会立即领用，不应该超期啊。” “这么紧缺的外购件，怎么会在库房储存超过两年呢？”小王紧接着提出了疑问。“不会是库房管理有什么纰漏吧？”“那咱们就先从库房下手吧。”

带着疑问，审计人员直奔库房查看A外购件出库、入库记录，看能否从账上找到端倪。说明来意后，库管员熟练地从厚厚的账卡中抽出A外购件账卡递给小孙。当小孙从2015年A外购件出入库记录查看到2016年1月时，高兴地说：“编号003外购件的入库记录在这呢。”小王赶紧记录下来：2016年1月5日入库2台A外购件（编号：003、004），当天分厂领用一台编号004外购件。“咦，奇怪，入库2台，怎么分厂只领用1台呢，编号003什么时候领用的？”小孙感到不解。

接着仔细查看完2016年全年的入库、出库记录，也没发现编号003外购件出库记录，“难道库管员把这台外购件忘了，后入库的外购件都领用了，这台外购件却显示还在账上。”“这不是违反了库房‘先入先出’的基本原则吗？”小王先下了结论，小孙表示同意，继续查看2017年的出入库记录。

“终于找到了，编号003外购件是2017年10月26日分厂领用的，就是库管员违反了‘先进先出法’”。小孙认为找到了问题所在。不料在旁边陪同的主管计划员说话了：“我们没有违反‘先进先出法’，该外购件曾经出库返修过。”“不可能，编号003外购件没有领用记录怎么会去返修，怎么从库房出去的？”小孙提出疑问。

计划员和库管员面露难色，迟疑了一会儿，计划员解释说：“2016年11月，分厂领用编号003外购件后，在调试时发现故障，需退回供应商返修。因当时生产任务急，分厂需重新领用1台A外购件。因A外购件价值近百万元，分厂不愿意一个月承担2台A外购件成本，当时分厂材料员、库管员和我协商后，将编号003外购件退回库房，因没到月底结账，库管员撤销了编号003外购件的领料单，由我借出该外购件退供应商返修，所以账卡上没有编号003外购件领用出库记录。”

听完解释，小孙半信半疑：这是计划员编造的推托之词呢？还是分厂真的领用了又退回？小王看小孙皱着眉头不说话，便说：“口说无凭，我们要找到证据。”库管员说：“领料单当时就撕了，没有别的证据。”小孙接着说：“我们去分厂看看能否找到编号003外购件的领料单吧。”

审计人员来到分厂，找到分厂材料员说明来由，不料材料员说她是今年刚调来的，对以前的事情不清楚。小孙说：“你把2016年11月份的领料单给我们找出来。”材料员说：“分厂每月都有十几本领料单呢，我搬出来你们自己找吧。”小孙和小王终于找到10本11月的领料单，俩人翻完11月全部领料单也未发现编号003外购件领料单，分厂也没有那张领料单，这条线索也断了。

审计人员没有泄气，决定重新寻找突破口。小孙突然想到质量部门应该有故障返修记录，应该去那儿寻找答案。经查看2015年至2018年的外购件故障返修记录，果然找到了编号003外购件的返修记录。原来，编号003外购件分别于2016年11月、2017年1月因故障退供应商返修过两次，2017年7月才回厂。对数字比较敏感的小王，快速算出了两次返修时间长达240多天。新的疑问又来了，为什么返修时间这么长？

二、顺藤摸瓜，揭开谜底

为什么编号003外购件返修时间这么长？哪个部门承担返修直接责任，是否尽到职责？是否有监管和考核？审计人员带着新的疑问，顺着返修这根“藤”，继续查找线索。

审计人员从众多程序文件中找到了与外购件返修有关的《不合格品控制程序》。该程序规定：“生产现场发现外购元器件及成品件不合格，由发现单位填写《质量信息反馈单》，根据处理意见需要退厂返修的，发现单位负责将不合格品一并退生产部库房，由生产部交采购部办理退厂返修。”

审计人员立即前往返修的直接责任部门——采购部。当审计人员询问采购员编号003外购件的返修情况时，他解释说：“我一直在关注编号003外购件的返修进度，多次通过微信、电话等方式和供应商进行沟通、督促，但这个供应商比较强势，一直以各种理由拖着，我也没办法。”说着，采购员打开微信聊天记录让小孙看，微信里确实有采购员多次和对方沟通的聊天记录，诸如“什么时候能修好？”“最近太忙，没时间”“抓紧时间赶紧修”“好，尽快返修”等对话内容。小孙看完聊天记录问采购员：“你督促没起作用，给你们部门领导和公司领导反映了吗？还采取别的措施了吗？”采购员想了想说：“没有。”可以确认采购部没有履行好返修职责。

接着，审计人员来到生产部门，对外购件返修管理和考核情况进行核查。小孙问计划员：“你们对外购件返修是怎么管理的？是否有台账？”计划员说：“有台账。”接着，打开了电子台账让小孙看，电子台账记载了外购件名称、型号、数量、供应商名称，转交采购部的时间，但没有返修完成时间。小孙一眼就发现了编号003外购件的返修记录，向主管计划员提出一连串问题：“台账上怎么没有要求外购件返修回厂时间？编号003外购件两次返修长达200多天，你督促采购部了吗？是否按照程序文件要求进行了考核？”

计划员解释说：“台账上没有返修回厂时间是我的工作失误。外购件正常返修周期是一个月，一般都能按时回来，编号003外购件是特殊情况，我多次口头或打电话督促过采购员，采购员解释说该外购件供应商比较强势，返修周期长，他们也很为难，所以未进行持续督促，也未进行考核。”听了计划员的解释，小孙心里有底了。

终于揭开了外购件超期之谜，原来是生产部门疏于监管、督促不力，缺乏严格考核；采购部门面对强势供应商缺乏有效策略，未及时反馈部门和公司领导，使编号003外购件长期在外返修，导致库存超期。

三、乘胜追击，追查根源

审计人员认为谜底已解开，突然接到生产部门电话：“你们审计人员应该再查下市场部门，2016年12月客户就提出交付产品新要求，A外购件是他们2015年预投产品的配套件，编号003外购件超期他们也有责任。”放下电话，小孙心想：市场部门2015年预投的配套件，怎么到2017年底才交付？没有按合同执行吗？

审计人员决定追根究底。当审计人员来到市场部门了解2015年预投及交付情况时，没想到主管计划员对审计人员态度生硬地说：“我不知道。”并将该事项推诿到部门其他出差人员身上。

小孙回到办公室将此情况立即反映给审计组长。审计组长说：“我来和他们部门领导协调此事，让他们积极配合我们审计工作、及时提供审计资料。”

第二天，审计人员就收到了市场部门业务员发来的邮件，包含自查报告和相关客户需求来源、预投计划下达时间、合同签订情况等说明资料。

市场部门是这样解释的：2015年6月，市场部门接到客户电话，要求年底交付6套X产品。因时间紧、任务急，市场部门当天就进行了风险预投。2016年因市场环境和政策发生较大变化，客户要求暂停交付，但配套产品的外购件已全部采购到位。之后市场部门就合同事宜与客户进行过多次沟通协调，客户只是口头承诺有需求，但始终未签订合同。2017年11月，市场部门在继续沟通未果的情况下，才进行了计划调整，将配套产品的外购件用到同类产品上用以消耗库存。当消耗至编号003外购件时，发现该外购件长期在外返修，超出客户要求的库存时限。所以，这次库存超期和他们没有关系。

看完市场部门提供的情况说明及佐证材料，审计人员认为：市场部门从2015年下达预投计划，涉及几千万资金预投，2年多时间未签订合同，未意识到潜在的重大合同风险及库存风险、未及时调整计划、未及时采取有效措施规避风险。

但市场部门不认同审计人员意见，他们认为：该批预投产品虽然现在未交付，但客户已多次口头承诺要签合同，以后一定会签合同，所以不存在风险。为了让他们心服口服，审计组组长和市场部门领导多次沟通、交流，摆事实、讲道理，最终市场部门领导才认识到存在的市场风险问题。

四、问题定性，落实整改

审计小组对审计发现的问题和结论与被审计部门进行了充分的沟通和交流，最终形成详实的管理审计报告，提交公司领导审阅。

针对本次审计发现的问题，公司领导组织相关部门召开了管理审计专题会议，要求相关部门以此为鉴、按照审计报告提出的管理建议，举一反三，落实整改，不断增强市场风险意识，完善相关流程，提高产品交付能力，提升公司管理水平。同时，为引起重视，加强警戒，对导致编号003外购件超期的相关部门领导和责任人进行了经济处罚。

通过本次管理审计，一是破解了编号003外购件库存超期之谜，并督促编号003外购件及时返修回厂，按时交付客户，为公司规避了经营风险，挽回了声誉；二是增强了各部门风险意识，规范了库房入库、出库管理；三是完善了外购件返修流程，建立了外购件超期预警机制，真正发挥了管理审计的增值作用。

五、经验与体会

回顾本次管理审计，有以下几点经验与体会：

一是以问题为导向，围绕公司重点和难点开展审计项目，发挥审计的增值作用。本次审计项目是以质量部门预警为线索，始终围绕问题开展审计工作，在审计人员的推动下，编号003外购件及时返修回厂，按时交付客户，发挥了审计的增值作用。

二是注重现场证据收集，问题核实清楚下结论。审计人员凭着职业敏感性及推断，即使判断有问题，也不能轻易下结论，必须获取充分的证据，将问题坐实，才能下结论。

三是审计沟通很重要。在审计过程中，要善于和被审计部门沟通，只有得到他们的理解和支持，才有利于审计工作的开展，尤其是审计报告出来后，必须和被审计部门反复沟通，得到他们的认可，才能使审计报告更加真实、可靠，更有利于日后的审计问题整改。