如何做好企业档案管理工作

靳利敏

企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产经营和管理的基础工作。企业在各项工作和活动中建立健全文字材料和档案管理工作机制，为企业发展提供了有效服务，也为企业管理高层了解企业整体经营状况、调整经营策略提供依椐，为经营决策提供支持性依据。同时也为社会各方准确认定企业经营成果，与企业进行有益合作奠定坚实的基础。

  一、提高对档案管理的认知

档案是一种历史文化遗产、一种无形资产，它不能直接产生经济效益和社会效益，因此，常常忽略了企业档案的建设，认为只要将文件收好不丢失，保证用的时候能够查到就行。也有些人认为档案工作是一项实践性很强的工作，只需要在实际工作中摸索、掌握其原则和方法就行，很少有人对档案工作的管理知识进行系统地学习与以应用。事实上，档案工作的实践性固然很重要，但档案工作的专业性更重要，它要求档案人员必须具备一定的专业素质，包括履行专业职责的能力学历和资历等。

面对目前企业档案机构发展水平普遍偏低的现象，首先，要加强对档案价值的认识，了解档案在企业工作中发挥的作用，比如工作中的参考备查、凭证等诸多文件资料对企业发展的实质性影响;其次，要加大对档案室的资金投入，对档案室的库房建设、设备完善、人才引进都要给予政策倾斜和财力保障;再次，充分认识档案的服务性，将合理利用档案与档案的安全保密进行有机地结合，使档案建设迈进良性循环;最后，推进信息技术在档案网络化中的建设。档案人员不仅是信息库的建造者和维护者，更是档案信息资源和档案使用者之间的桥梁和组带。要达到这一目标需要领导重视，还要培养一批既精通档案管理业务，又熟知计算机管理的软硬件、网络安全防范等技术的复合型人才，使其能够参与到档案信息化建设的全过程，了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题。

  二、加强对档案的管理力度

目前，对企业档案硬件设施的投入相对较少，甚至档案室与图室达不到二分开的标准，一些档案整理的不规范，缺少必要装具，档案信息化建设更是无从谈起。由此可见，完善的硬件设施管理是提升企业档案服务职能的基础，是做好服务档案生产线的保障。

建立健全档案管理制度。利用档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、档案销毁制度、档案保密等制度来加强档案管理。同时制定科学的检索体系，提高档案的查找速度和准确度，为企业提供快速、准确的服务。我们要下工夫编制完备适用、配套的检索工具，为档案的开发利用提供必要的条件。其次，企业单位档案机构管理大多采用手工操作的方式，这存在着查询效率低、查询频繁、劳动强度大、纸质档案存放占用空间大、管理困难等问题。如今，随着科学技术的发展，计算机已深入到基层各个单位，根据档案的查阅管理制度，使用计算机进行管理，可以避免手工检索的繁琐，并根据查档者的权限提供相应的档案，同时也防止档案丢失、泄密事件的发生。这样不仅方便企业内部查询，也更好地提高了办公效率。最后，档案人员服务意识的淡薄严重影响了档案资料信息的综合利用，阻碍了社会、经济、文化价值及开发人力资源价值的充分實现。长期以来，企业单位档案重保密、轻利用现象严重，未能处理好保密与利用的关系，档案室成为纯粹的保密室，这在相当程度上影响了档案信息的利用。作为档案人员，要想做好服务，首先应该让人们了解档案室的馆藏情况，这是开发利用档案信息资源的首要前提。计算机管理是档案工作的重要组成部分，是为企业服务的前提和基础。在工作中，要学会抓重点，注意收集和保管与企业工作密切相关的资料。加大现有档案成果的转化，档案中蕴藏着大量有价值的信息，对档案室的档案资源进行整合，使死信息转化为活成果，为利用者提供满意的信息服务，也是完善建设的关键所在。

  三、坚持档案管理服务好企业管理

坚持档案管理服务企业管理，企业档案才会一个良好的生存环境，并为企业利用者提供服务。在新形势下，企业档案要不断开拓进取，紧紧跟上企业发展的步伐，突出重点，做到行业中工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里，切实为生产一线服务。因此，加大对本企业现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，充分做好档案的收集整理归档工作。

有时候收集来的材料往往是零散的、无序的，不利于档案的开发和利用。所以，档案工作就要从广泛的信息中选出有保存价值的信息，依据一定的原则方法，进行科学分类、系统组合排列，以保持文件的历史联系和形成规律，使其有序化，成为有价值的信息，经过鉴定，用科学的方法加以妥善保管，为开发和利用档案信息提供可靠的保证。档案信息资源要通过利用才能实现其自身的价值。在利用信息资源的同时，我们必须注意保证档案资源的完整性与安全性，避免档案流失。

企业档案工作者有时还要主动服务，即工作者在熟悉馆藏档案，掌握档案利用工作规律的基础上，预测各类用户的利用趋势，主动提供档案服务;树立超前服务意识，多渠道、多形式的开发档案信息，将封闭信息、闭式服务变为开放式服务，将档案编研与系统提供结合起来，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力将档案工作的成果与企业信息化建设结合起来。依托现代信息技术的发展和现有平台，最大限度地满足企业管理者及利用者对档案信息的需求，同时，要准确把握时代脉搏，找准企业档案工作发展方向，把党和国家有关档案工作的战略部署和方针政策在企业档案工作中贯穿好、实现好、找准企业档案工作融入主业，融入国家发展全局的结合点，更好地为国家经济、政治、文化服务。