重点工程项目档案过程性管理的要点分析

浙江浙能长兴发电有限公司 谢逸玫

重点工程项目档案过程性管理是指项目在建设过程中对项目文件的形成、流转、收集与归档的实际管理，主要体现在档案部门参与开工交底、阶段检查、交工验收等节点控制上，建设单位应当做到事前指导、事中参与、事后把关，使档案工作渗透到各个环节之中。做好重点工程项目档案过程性管理是确保项目档案的完整、齐全、规范的最重要环节。

要做好项目档案过程管理规范化工作

重点建设项目档案管理要依法治档为准则，实现制度化、规范化管理。首先要建立健全建设项目档案管理制度，熟知并掌握国家的、行业的、以及同类型单位建设项目档案工作的有关法规文件与工作标准，这是做好建设项目档案工作的最基本要求，建设单位必须在项目建设的前期制订出符合项目建设切实可行的档案管理各项制度，作为日后管理的依法保障，是档案工作与建设项目同步进行的重要措施。

在制度执行中，要注意与各参建单位对管理制度中的归档范围、重要章节进行释义，提出注意事项，明确管理原则，把制度实则落到实处。对管理制度不明确或把握不准的条文，要根据各参建单位反应的情况重新制定相应的条文和规定，以联系单的形式下发给相应的参建单位，让档案工作一切有章可循。

要做好项目档案过程管理问题的协调与指导工作

在过程管理中要注意实效性，及早做好与工程建设相关部门主动沟通，针对性地落实领导和技术人员的档案责任，对工程建设中形成的文件材料全过程跟踪，定期或不定期地与技术人员交替对施工单位阶段性检查、监督和指导。

在处理问题上，注重与各单位之间的关系协调和沟通。对管理中存在的疑难问题，耐心解释、共同探讨，并虚心接受他人意见。对于检查中发现的一般问题，首先是当场口头提出，并及时与参建单位档案人员沟通，限期整改，只要及时得到解决的，就不出书面意见。如果发现整改不力或重复出现类似问题的，则建设单位档案部门签署书面意见。通过检查、整改，问题发现一个解决一个，有必要的情况下适时召开档案协调会，统一意见和问题，实现闭环，使档案管理取得成效。

要做好重点工程设备文件的管理工作

设备档案是由设备制造厂提供的设备原始数据和使用维护等材料，是项目投运后设备检修、技术改造的重要参考依据，是项目档案的一个重要内容。

首先，设备文件的管理要提前介入，指定统一的归口部门。按照以往的经验，档案人员必须参加现场开箱，但事实上，现场开箱仅仅是其中的一条途经。随着信息和交通的快速发展，厂家设备文件由多种途径到达工程技术人员的手中，如电子文件、传真、邮寄、厂家直接移交等等，光靠档案部门现场开箱已无法解决实际问题。针对这种情况，在工程前夕，设备文件的管理就要指定统一的归口部门，由建设单位或委托管理单位的设备供应部门来负责项目设备文件的统一收集，并定期或不定期移交相关项目档案管理人员。

其次，《设备购买合同登记表》完整地登记了项目的所有设备以及厂家，档案人员要充分利用好。第一，在接收和整理设备文件时，档案人员通过核对《设备合同登记表》，提高设备文件收集的完整性；第二，通过利用合同登记表及档案分类表，让专业人员确定各个设备文件的类别，以提高设备文件档号的准确性。

要做好重点工程项目文件的收集工作

项目文件产生于项目建设的全过程，各参建单位本着谁主管、谁形成、谁承办的原则收集、整理与归档。

特别强调建设单位或接受委托的管理承包单位要注重收集项目建设活动中自身形成的项目文件材料，主要有以下几方面：

1.前期立项审批、勘察、设计、招投标、合同等文件；

2.工程准备阶段形成的征地、环保、消防、卫生、开工等文件；

3.施工阶段形成的安全、质量、进度、物资、资金、设备等过程管理性文件；

4.引进技术与引进设备文件；

5.竣工验收阶段形成的竣工交接、工程总结、专项验收、工程决算与审计等文件；

6.生产准备形成的生产准备大纲、人员培训、各类规范等试生产文件及考核阶段文件；

7.工程创优形成的创优大纲、过程咨询与检查、创优申报与批准等文件；

8. 在项目筹建到竣工过程中产生的会议、领导活动等照片与音像等文件。

要做好重点工程项目档案的分类工作

在项目档案管理的后期，即项目文件已基本审查合格，并初步立卷，建设单位档案部门必须及时向各参建单位提供相应的档案号。在此之前，建设单位档案部门要根据项目档案的情况，制定好档案的分类体系规则。

档案类目要遵循各自行业的分类规则与特点，按照项目建设各阶段形成的文件顺序（前期、设计基础、设计、项目管理、施工、监理、工艺及设备、涉外、试运行与运行准备、竣工验收等）设置类目，尊重成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，要求类目具有包容性与严密性，应包含建设项目的全部档案内容，既要避免交叉，也要避免出现无类目可归的现象，还应考虑类目的扩充性，以适应建设项目发展的需求。

另外，建设单位应当督促施工单位做好竣工文件的收集、编制与整理。监理单位除了负责收集、整理监理的所有档案材料外，建设单位还应当督促监理单位负责对竣工档案审核，签署验收意见。特别要注意设备监造文件的收集与归档。