高校档案室建设与管理的现状及措施

刘 凯

（山东财经大学燕山学院 山东·济南 250000）

随着当代我国经济和科技的高速发展，档案相关工作的水平正处于不断上升的状态之中，随之，高校档案室的建设工作也得到了不断壮大。对于高校来说，档案室占据重要地位，其能够为师生开展科研工作以及日常阅读提供大量、宝贵的资源，并且在高校档案室之中，档案管理工作十分重要，其能够对高校整体建设和管理工作的水平起到直接反映的作用，所以有必要针对高校档案室档案建设与管理工作进行强化。

1 高校档案室档案管理工作创新的重要性

在当前信息时代的背景下，对数据进行收集及分析均具有一定的复杂性，所以开展相应的管理工作，必然需要将互联网作为重要基础。根据目前的情况来看，我国多个行业均已对信息技术进行不同程度的应用，作为在高校管理和发展中能够起到重要影响作用的组织，高校档案室有必要对大数据进行充分应用，以提升工作过程中的便捷性，从而实现档案管理工作的优化以及效率和质量的提升，可见对大数据进行应用，有利于推动高校档案室档案管理工作的创新及发展。

2 高校档案室档案管理工作现状

2.1 缺乏档案管理理念

当前在高校档案室的档案管理工作之中，仍然存在不具有科学合理的档案管理理念的情况，导致高校档案室中的档案管理工作质量及效率均相对较低。以此为基础，高校档案室中存在领导对于档案管理工作不重视，以及相关工作人员缺乏对于档案管理工作的正确认识等多方面情况，并且在开展档案管理工作过程中，多数档案管理工作人员认为，该工作开展的重点在于对档案进行有效保管，而相对更重要的档案收集工作以及档案整理工作，却在一定程度上被忽略，导致档案管理工作的质量难以得到提升；与此同时，错误的档案管理工作理念，导致档案管理工作人员认为自身工作不重要且得不到重视，从而不利于相关工作人员工作积极性的提升。进而能够导致档案管理工作形成恶性循环。

2.2 缺乏档案管理专业人才

根据目前的情况来看，我国多数高校档案室之中都不具有档案管理专业人才，在实际开展档案管理工作过程中，有部分工作人员的专业技能水平不合格，甚至有一小部分工作人员从未接受过专业的工作培训，可见高校档案室对于档案管理工作相对不够重视，也就导致档案管理工作的质量及效率难以得到提升。并且，因为档案管理专业人才较为缺乏，所以档案管理工作过程中，时常出现由人为导致的失误，严重限制了档案管理工作的顺利开展，更加不利于当代档案管理工作实现信息化。

2.3 档案管理软件的发展较慢

虽然目前工作中所应用的档案管理软件可以基本满足档案管理工作正常开展的各项需求，但是在我国社会、经济等各方面不断发展的背景下，档案管理软件可能无法持续满足档案管理工作的开展和发展需求。对于这一情况的存在，还需要对档案管理软件进一步的研究与开发，实现档案管理软件的不断创新和进步。

2.4 信息化水平较低

根据数据统计结果显示，当前我国已存的档案信息数据库约有4000个，并且其中的管理工作均十分顺利，但是从实际上来看，我国信息化资源仍然存在数据库内容较少且数据重复的情况，由此可见，我国档案管理工作的信息化水平仍然有必要得到进一步提升。除以上之外，档案管理工作信息化的实现，必须以计算机为基础，要求档案管理工作人员必须能够对计算机检索技术进行熟练应用。但是根据实际情况来看，当前诸多档案管理工作人员存在专业素质较低的情况，难以对计算机检索技术的应用进行有效落实，也就难以促使信息化水平有效提升。

3 高校档案室档案建设与管理工作措施

3.1 加强对于档案管理工作的重视

为了促使高校档案室档案管理工作能够得到科学高效的实施，有必要强化对档案管理工作的重视，并对档案管理理念进行明确。由此，要求高校档案室各级工作人员，均能够对档案管理工作的重要性进行充分认识，提出科学的档案管理工作理念，并对这一理念进行切实落实。一般来说，可以成立特别领导小组，以对档案管理工作进行持续、有效的监督，并定期或不定期的进行检查和抽查，以保障档案管理工作能够持续处于正常运行的状态。另外，档案管理工作应该能够在工作人员之中得到积极的宣传，以促使相关工作人员对于档案管理工作具有更加深入和全面的了解，从而促使工作人员的工作积极性得到提升，有效打破传统工作状态中的恶性循环，使档案管理工作中能够具有更多的新思想、新创意和便利性。

3.2 强化人才储备以及管理队伍建设工作

要求高校档案室档案管理工作开展的过程中，由具有较高专业技能水平或专业办公经验丰富的工作人员对档案管理工作进行负责，并尽可能保障工作人员的稳定性，同时要求相关工作人员能够具有较高的政治素养和档案管理业务水平，且能够对计算机进行熟练应用。为了实现有效的人才储备和强化管理队伍建设，有必要为相关工作人员提供更加良好的发展平台以及更高的薪资待遇，以实现管理工作人员队伍的凝聚力的强化，进而能够有效提升高校档案室档案管理工作的质量和效率。

3.3 强化信息化建设

促使高校档案室档案管理信息化水平的提升的主要目的，在于实现资源的合理利用，促使工作效率得到提升，同时提升档案保存的便捷性，由此，对于档案管理工作的要求也进一步提高。为了对新要求进行有效满足，有必要进一步强化高校档案室档案管理工作的信息化，所以首先需要高校档案室能够对互联网标准化的信息化管理模式进行建立，以保障档案信息能够得到及时准确的更新，从而提升档案的时效性；其次，要求高校档案室能够积极对新型的储存工具进行利用，以保障档案资料能够得到妥善的保存和管理；同时，还需要对先进的扫描技术进行应用，及时将相关资料转变成为数据资料，并进行保存和备份，有利于提升档案的安全性；最后，积极对信息处理技术进行完善，有利于实现档案信息资源的共享，从而促使档案工作效率得到显著提升。

4 结束语

根据上文，我国已经基本进入了信息化时代，对于档案管理模式也就需要进行一定的升级处理。在高校档案室开展改革和创新工作的过程中，档案管理工作方面必然存在诸多问题，为了促使高校档案室能够得到良好发展，有必要对档案管理工作进行进一步强化，并且，只有及时对档案管理工程中存在的问题进行确认，并采取相应的措施进行有效解决，才能够保障高校档案室档案管理工作的质量和效率得到显著提升。