事业单位档案管理信息化建设问题

瞿玲玲

(浙江省温岭市青少年宫 浙江台州 317500)

有效地将信息化建设融入传统的事业单位的档案管理中，有利于提高事业单位的工作效率，也能推动社会的发展和进步，满足人们的各种需求。也正因如此，做好事业单位档案管理的信息化建设成了相关部门非常重要的任务。

一、事业单位档案管理信息化建设现状

（一）档案管理信息化建设的作用

传统的档案管理只是将资质证明进行适当保存，但这种保存方法并不能实现永久保存，而采用信息化管理方式能有效解决这个问题。不仅如此，在日常的传统档案管理中，都需要进行非常复杂的手续和过程，而通过信息化建设则能有效解决这些复杂的流程，而且通过手机的使用，也使人们减少了办理复杂手续的时间，使人们办理相关手续变得更加方便、快捷[1]。

（二）档案管理信息化建设的优点

有效地进行档案管理的信息化建设，能够推动档案管理的规范化处理，也有利于事业单位的公职人员对档案进行高效率的整理，采用信息化的档案整理方式，能够有效减轻复杂的流程，而且，只需上网查询就能找到很多自己需要的内容，这也为档案管理工作者减轻了工作压力。而且，采用信息技术的方式将档案信息录入电子系统，使工作人员的工作变得更加灵活，能有效推动事业单位的信息化建设。

二、事业单位档案管理信息化建设的问题

（一）信息管理系统更新较慢

虽然目前我国的事业单位档案管理已经建立了相对完善的管理系统，但在实际使用中总是出现一些问题，并没有得到及时修复和改善，也没有对相应管理系统的软件进行升级和更新，这也为档案管理工作人员带来了很多不必要的麻烦，影响了档案管理效率。

（二）信息化系统的使用效率较低

由于在事业单位档案管理信息化的时间还比较短，很多工作人员还没有很熟练地掌握档案管理信息化的操作方式，这也使信息化平台发挥出来的效率很低，不利于档案信息资料的查询和使用，也使信息化档案管理的效率逐渐降低。

（三）工作人员的问题

很多情况下，由于工作人员的素质跟不上，对信息化的档案管理操作流程并不是很了解，经常会在使用信息化系统进行事业单位档案管理时出现一些问题，使得这些工作人员缺乏技术上的提高，而老一辈工作人员的信息化操作能力相对较低，而且对计算机信息技术的认识也不足，导致工作人员的能力跟不上去，也大大降低了工作效率。

三、加强档案管理信息化建设的策略

（一）对于工作人员来说

在事业单位中，大部分工作人员仍然使用传统的档案管理方式进行工作。有关部门应有效提高工作人员的信息化操作水平，这样才能有效推进档案管理信息化建设的效率，进而加快工作速度。对于工作人员来说，应加强对他们的专业技能训练，培养他们的工作综合素养，并要求他们适应时代的发展，有效掌握信息化的档案管理工作，进而保证工作效率，减少不必要的问题出现。

（二）对于工作来说

要想对事业单位的档案管理进行有效的信息化建设，就必须充分加强对信息化平台的构建模式，进而让使用者充分体验到优秀的服务。不仅如此，还应积极宣传信息化档案管理的平台和系统，提高社会知名度，让人们体验到信息化建设带来的便利及快捷。此外，还可以借鉴相关企业的经验，吸引相关企业技术人才进行事业单位的档案管理工作，进而带动信息化操作能力不是很好的工作人员，进一步提高事业单位档案管理工作的信息化效率，以便深刻落实信息化的档案管理工作。不仅如此，还应当引进一批先进的信息化管理设备，注重对档案管理进行保密工作，加强档案的安全性和保密性，对不同的档案的内容及类型采用不同的加密方式，确保档案的安全性，进一步简化信息化档案管理工作的流程[2]。

总而言之，有效进行信息化的管理方式，对事业单位的档案管理工作进行修改和完善，已成为时代发展的必然要求，并且，要想做好事业单位的档案管理信息化，必须在每个方面都将相关工作做到最好，不仅要对工作人员进行培训，还要对有关设备进行升级和更新，进一步提高工作人员的综合素质，这样才能实现档案管理的信息化，进而提高工作人员的工作效率，提高档案管理信息化的效率。