基于知识管理体系的办公系统关键技术研究

金 超 杨 迪 姬广鹏 庄 莉

（1、国网湖南省电力有限公司，湖南 长沙410000 2、国家电网有限公司，北京100000 3、福建亿榕信息技术有限公司，福建 福州350000）

1 知识管理体系的发展内涵

1.1 知识管理系统的概述

在智能科技和网络的支持下，实现数据信息的交流和保存，在安全的公共的系统下为人们提供大量的显性知识和隐性知识。从多个角度来看，为人们提供了多种的有效的资源管理服务，从而提供更好的，面向大众的，符合大众需求的知识管理体系。并得到大众的反馈从而提高知识管理系统的功能，来更好的服务需求对象，使其得到的知识积累更加的丰富和完善。

1.2 知识的划分

知识本身就是一个复杂的整体，最重要的是要区分它们之间的差异性，而不是用一个片面的东西去统一的概括，没有实际意义的行为。

在使用性知识中分为原理知识是指实验原理与自然规律相结合的知识体系；事实知识是指真实事件记载客观存在的知识；人力知识是指哪些人都有什么样的知识和能力，又有了什么成就的知识；技能知识是指拥有哪些知识技能，操作技能方面的知识。

表现性知识的划分分为显性知识和隐性知识。显性知识是指可以作用外界的能力在系统下的储存中可以搜寻的到的，用肉眼可以观察得到的，呈现出结构化或者半结构化的知识内容框架，是拥有不同的物质知识载体的知识。隐性知识是指无实际物质载体，通过个人长时间的学习而积累下来的经验知识，不容易知识经验的传播。

2 办公系统的分析与设计

2.1 办公系统的意义

办公系统是指多个部门的多个工作人员根据制订的统一的流工作程，完成一件事情或者几件事情，从多个角度体现了团队的协作统一的合作，在工作中对人员的调配，执行以及汇报工作的实现，以此提高工作人员的工作效率和完成度。在工作中形成统一的系统从而在工作中更加有规律性，完善工作秩序，在工作中良好的完成工作任务，不仅形成一个管理知识的系统，也是一个管理工作人员和任务的系统，是工作管理秩序和知识储备都更加的完善，便于更好的管理相关部门的工作。

2.2 办公系统的管理

在办公管理系统中有多个功能系统，他们都分别是用户、角色、权限和模块4 种功能。对于资源的管理功能就是基于对于访问者的询问要求定制一种对企业资源管理有效的管控方式。在访问者有需求的时候，根据各个功能的发挥的作用可以起到删除、修改、添加等权限，每个访问者的需求不同，所访问的模块功能也不同，系统根据访问者的诉求，从而进行分配管理。每个访问者之间都存在着差异，使其每个访问者的特性也不尽相同，从而与其他进行合理的区分，使每个访问者都成为一个独立的用户。

2.3 总体设计与分析

在全面规划和设计时将知识管理资源和工作文件，材料，各个资料之间的归档工作和工作日记等等多种资源进行分类管理和储存，利用显性知识的储存性和传播性进行有效的整合，访问者通过分配的独立用户，对资源进行关键词、时间、分类和作者而进行相关查询。而在相关的工作当中工作人员可以通过系统的查询从而实现对该知识的积累和应用，也可以针对工作人员的档案资料和工作信息来进行统一管理和存放，避免资料的遗失和盗用。在工作人员完成工作任务时填写和撰写是，通过管理系统来进行保存，修改，审核和提交，这样可以避免做的繁琐复杂又可以保证了工作的流程，也可以对工作文件的催办和委托提供良好的服务。在日常的工作办公中人员可以通过对工作的日程安排进行查询和合理的规划，查看相关的规章制度，查看人员工作进度，和发布有效的行政规章制度。为了更好的实现人员的需求，在对工作人员提供服务时，把人员对系统的反馈进行分析和改善，完成人员合理的请求，严格把控资源的来源和采集。

3 关键技术的总体实现

3.1 评估管理功能

在完善知识管理办公系统中的功能时要完善隐性功能和显性功能相结合，实现知识结构之间的内部关系，完成知识信息资源的整合，进一步寻找知识关系的方法。提高知识查询的效率，当系统在大规模大数据的进行知识管理和查询的时候，能够高水平高效率的处理和完善，当人员对于查询关键词，缺少关键性信息等内容进行模糊查询，系统也能准确有效的提供多种相关知识的可能性，更加丰富了人员知识储备量实现概念搜索。

培养评估的功能可以有效的针对多个人或者多个部门，有效率有结构的下达完整的任务内容，交代了具体的工作内容。其中相关具体部门有着具体的工作任务，标明需要完成的时效，需要掌握和获取怎样的知识技能，找到合适的知识进行分享和学习等方面，均可以有效的进行传达，达到高效率高质量的完成工作内容，提高工作效率。

3.2 完成知识的构建

知识的建构分为几类，知识的关联、知识的分类、知识的分类，知识的输入和知识的输出。将业务的数据信息进行统一的信息加工和分类，从而实现对数据的转化，数据的转换和格式的统一。合理的运用隐性知识和显性知识相结合，来对工作人员的基本资料，自评互评信息，项目的完成来进行人与知识之间的相互传递，并解决了隐性知识内容模糊，传播困难的特点。在完成知识分类之后，在其基础之上插入相应的元数据，使其知识数据更加的完善。在知识的划分时使各单元之间的内容更加细致，划分出重点的知识资源，让人员可以第一时间找到知识的核心内容，让人员对知识的掌握更加的清晰。按照知识与知识之间的相互关联，在面对跨越学科，跨越部门的时候，能够根据其找出相关的知识划分，而找到其正确的储存位置并形成关联。

4 结论

通过网络技术的智能化，使得知识的管理更加严谨和统一，与办公系统的管理相结合形成一个综合的管理体系，利用知识管理资源的网络化、科学化和共享化完成电子办公系统的升级和优化，利用现代科学信息技术来构造出完整的知识管理系统，实现企业办公系统电子信息知识管理网络化。