基于信息资源共享的高校教学档案管理模式探讨

（怀化学院 湖南·怀化 418008）

0 前言

信息资源共享已经成为当今社会的一大特点，要实现信息资源的有效合理共享，必须要加强对于信息档案的管理，从而推动我国档案管理事业的发展。高校作为高素质人才的主要培养基地，保存着我国大部分教育、科研、实验等方面的重要资源，因此实现高校的教学档案有效管理对社会稳定发展有着重要的意义。要实现准确优质的教学档案管理，必须从管理现状进行研究讨论，找到合理的档案管理模式，促进管理事业的发展。

1 高校教学档案管理的现状

由于高校教学档案管理处于发展阶段，因此在信息资源高度共享的社会中存在部分问题，只有对现存的问题进行分析探讨，才能有针对性的提出解决方案，促进高校教学档案管理的发展。

1.1 缺乏权威的管理部门，没有统一规划

在目前的教学管理工作中，没有成立具有权威性的机构进行信息资源共享工作的指导与管理，不能对管理工作行使合理的规划与安排，从而导致教学档案管理工作进行缺乏系统性的统一安排与科学化管理，在高校间难以形成合作通道，降低了资源之间的共享效率，并且使教学档案管理人员以及基础设备在应用上出现浪费的现象，极大的阻碍了教学档案管理工作的发展。

1.2 高校对于教学档案管理工作重视程度不足

由于传统信息管理观念和方式的影响，部分高校在教学档案管理工作中存在重视程度不足的现象，工作者没有对档案信息共享技术做足够的学习和了解，导致不能充分利用信息技术进行信息管理，同时部分工作者的档案管理意识落后，在日常工作中忽略了档案信息的管理过程，缺乏工作的主动性，降低了高校档案管理工作的效率。

2 高校教学档案管理的模式讨论

2.1 建立专门的教学档案管理部门

高校具有丰富的技术、科研等资料，必须要有专门的管理部门和管理人员对工作进行细化与指导。但在目前的高校档案管理工作中，大部分高校没有设立专门的教学档案管理部门，导致在工作过程中没有专业的领导人员进行工作的监督与安排，造成了人力资源的浪费，阻碍了高校教学档案管理工作的进行。因此在高校中要建立专门的教学档案管理部门，由该部门进行教学档案管理工作体制的制定，对教学档案资源进行整合，进行全局性的统筹规划，在档案管理过程中做到有效的监督，避免管理工作中出现失误，对教学档案管理人员的工作做到合理安排，充分发挥人力效应，提高教学档案工作效率。

2.2 加强高校档案信息法律管理

高校档案管理是一项包含多方面信息的综合性工程，要高效率的进行档案管理工作必须有一定的法律支持，在档案管理过程中可能出现的问题与缺陷做出法律上的规定，从而避免工作漏洞。在进行高校档案信息法律制定时，可以首先对现有的法律进行完善和补充，淘汰与信息时代不符的现存法律，对部分有缺陷的法律法规进行修正与补充，不断完善法律体系。同时也可以重新制定相关的法律法规，保证信息公开、资源访问权限以及信息安全处理等相关事宜的进行，确保在档案管理过程中能够做到信息资源的共享，避免信息缺失、信息污染等现象的发生，从而促进高校档案信息管理工作的有序进行。

2.3 构建高校教学档案管理服务体系

教学档案管理是以用户能够快速、方便的使用档案信息为最终的工作目的，因此要想进一步提高教学档案管理的工作效率，必须建立完善的教学档案管理服务体系，对档案用户的信息获取要求做出恰当的分析与理解，对现有的档案工作进行变革与方法转换，更好的服务各部门用户。

在进行教学档案管理服务体系的建立过程中，高校要深入分析档案用户的需求，在目前的档案用户需求中，主要呈现出层次性明显的特点，不仅要求档案信息内容的准确及时性，而且对档案获取方式以及搜寻手段提出了简单快捷的要求，因此在进行教学档案管理时高校要探索更为简便的获取途径，提高工作效率。其次档案用户对于档案信息的要求也更加重视实用性要求，在档案信息获取的过程中，服务部门要明确的了解档案用户的真实需求，有针对性的提供相应内容，减少在用户内容筛选上的浪费，改进档案管理工作。

3 结语

在信息资源高度共享的当今社会，高校进行教学档案管理工作已经成为必然要求，要想加强教学档案管理能力、提高教学档案管理效率，各高校必须对档案管理方式做出改革。高校可以通过建立专门的教学档案管理部门、构建档案管理服务体系以及与社会共同完善信息管理法律法规等形式，严格要求在教学档案管理工作中的各校规定，保证工作的合理性与合法性，避免信息犯罪行为的出现，从而提高教学档案管理的效率，促进社会资源共享事业的发展。