信息化背景下高校人事档案管理模式优化策略初探

（湖北工业大学工程技术学院 湖北·武汉 430000）

高校人事的重要一部分便是高校人事档案的管理，它是高校人事信息的一个总集合，是高校人事管理的重要保障，是人事制度改革后提出的必然要求，高校人事档案必须保证有效而准确的管理。在如今的信息化背景之下，大数据已经逐步应用到各个行业、各个领域之中，并获得了很好的成效，高校人事档案管理如果能根据自身的情况，合理的应用大数据技术，将取得更好的教学效果，高效率、高保证的为社会主义建设培养高素质人才，实现更高的管理水平。本文将针对人事档案管理的特点以及当前我国高校人事管理的现状，逐步分析信息化背景下将大数据技术应用到高校人事档案管理的可行性及重要意义，探索高效具体的人事档案管理模式优化策略。

1 高校人事档案管理的特点

高校的主要目的是为社会主义建设培养高素质人才，而培养优秀人才离不开良好的人才资源，这就需要人事档案管理提供准确、完整的信息。所谓高校的人事管理档案，指的就是大部分应届毕业生或者有关从业人员进入新的工作环境时的基本资料，是对于高校人才考证的重要凭证。而人事档案建设的基本理念是“以人为本”，它的具体内容为将汇总到的信息进行整合、完善、监督检查，从而形成一个完整具体的信息资料库，从而更加有利于高校去发掘人才，以及对教学资源进行合理的分配。除此之外，高校人事档案管理还是高校档案工作的重要一部分。而档案工作，最离不开的就是档案信息载体，我国古老的历史对于档案的记载主要载体为甲骨文、金文等，随着时代的不断变迁，档案记载载体也在不断的进步，以便追求更加高效的工作效率，因而，信息化时代，高校人事档案的本质上还是一项档案工作，它的信息记载载体也要紧跟时代发展的步伐。高校人事档案管理信息化的基本原则为保证信息收集的高效性、准确性，是高校适应时代发展的重要保障，对于管理水平的提升具有非常重要的意义

2 目前我国高校人事管理现状

2.1 信息化管理意识不足

信息化技术已经逐步深入到人们的生活之中，相信档案管理信息化也会在不久之后也会成为常态。但是目前绝大多数高校还没有真正的认识到信息化带来的巨大便利，高校大部分管理者（包括人事管理者与档案管理者）都缺乏足够的档案信息化管理意识，即便引入了先进的硬件设施，也很难使得信息化档案管理发挥真正的作用。将信息技术高效合理地应用到人事档案管理中，能够在保证人事档案管理工作取得良好的效果的同时，提高工作效率，是高校人事管理的一项重要突破，对于高校培养人才具有非常重要的意义。如果按照目前的情况发展，高校人事档案管理者执着于传统的管理模式，在面对工作量增多、工作变得繁重时，就会出现难以应付的局面，工作效率低下的问题也渐渐显露出来。

高校人事档案管理形和对于信息化管理意识不足的原因主要表现为以下三点：（1）在一般情况下，高校的档案工作比较轻松，工作内容简单，导致工作者从思想上将档案的管理工作认为是高校工作中无关大雅的一部分，是一项辅助性工作，因而也不会积极主动的学习新的知识、寻求新的方法去提高自己的工作能力，降低工作难度。（2）一些工作人员并没有认识到人事档案管理的重要性，不知道人事档案管理对于高校发展的重要意义，而是简单地将它作为一种信息资料整理、管理工作，对这项工作的重视度有待提升。（3）一些高校没有建立完善合理的人事档案管理模式，没有将人事档案管理工作监督落实，导致人事档案工作仅仅流于形式，办事人员的工作意识不强。

2.2 管理模式落后，影响工作效率

高校人事档案管理工作本质上是一种资料管理工作，受到传统管理模式潜移默化的影响，现如今高校的人事档案管理依然使用比较陈旧的手工搜索模式，工作效率很难有提升的空间。另外，尽管现在许多高校开始讲信息手段引入到人事档案管理中来，也配备了基本的硬件设施，但是相关工作人员的思想却难以改变。即便他们认识到对档案管理进行信息化的重要性，然而在实际的操作过程中，并不会加以实践，仍然使用比较落后的资料管理方法。另外，传统的人事档案管理方案依靠的主要方式为纸质管理，主要负责对档案进行提供和储存，虽然纸质化管理的适用范围广泛，但是对于储存来说非常困难，时间一长，纸质档案、资料可能会丢失、损坏。而大多数高校并没有真正意识到这个问题，没有安排专门的工作人员对此工作进行负责，使得传统的管理模式并不完善。

2.3 信息化档案管理硬件设备落后

对于高校人事档案管理进行信息化是一项艰难的工作，需要长期的努力才能做到真正的完善，还需要投入一定的资金、掌握相关的技术，对于高校而言，这两项工作确实存在难度。高校创办的宗旨是“以人为本”，遵循的基本原则是“更好地服务于学生”，因此在资金方面比较紧张，在高校人事档案管理信息化方面的资金投入有限，使得信息化管理需要的专业化的条件以及环境建设比较迟缓，硬件设施方面存在困难，使得专业性本来就比较小的管理人员很难有进步的空间，严重影响高校人事档案管理信息化的建设效率。

3 信息化背景下将大数据技术应用到高校人事管理的可行性以及重要意义

3.1 提升高校人事档案管理的工作效率

不同于传统的档案管理方式，信息化人事档案管理工作依赖于比较先进的方法与技术，要求档案的整理、收集等全都采用电子模式，使得数据的统计收集不再繁琐、复杂，解放了人力，对于工作效率的提升具有非常重要的意义。比如说，对于学生个人基本信息的收集，传统的档案收集方案是给学生们下发收集表，要求学生尽快填完，然后再在规定时间内由各班负责人员收齐，统一交给档案管理中心，随后再安排相关人员进行一一校对，整个过程相当繁琐，而信息化人事档案管理方案则通过互联网统一下发电子版收集表，采用多人编辑的方式要求同学们进行填写，填写完毕后再利用大数据技术进行核对校验，与传统的方案相比，简便了许多。

3.2 促进高校人事档案管理更加准确、完整

大数据技术能够使得高校人事档案管理做到及时的更新，这与传统的档案管理模式相比是非常便捷高效的，同时，数据的及时更新也有助于确保高校人事档案的信息更加准确。具体的讲，对于学生基本信息档案而言，假如一个学生的基础信息发生了改变，传统的人事档案管理方案可能不会做到及时的更新调整，而且当纠正信息时，也只能依靠人工手动的对档案信息进行查找，高校的学生是非常多，即使是在一个部门中，也需要一个一个细细的查找，工作量相当的大，而且也比较费时。而大数据技术却能及时的感知到学生基本信息的变化，并直接找到该学生在档案中的相关信息做出修改，这样一来，使得整个高校学生基本信息档案更加准确、完整。

3.3 有利于高校进行人才挖掘

高校人事档案管理信息化最大的优点是可以利用大数据技术对学生的综合素质进行科学的测评，高校是一个人才聚集的地方，人事档案就是对学生基本素养最最直接的体现，能够帮助教师、领导等方便快捷的找到学生的信息，了解到学生的能力、专业特长等。而且大数据技术还能够帮助一些比较迷茫的学生发现自己的特长与优势，有助于他们对自己做一个更加准确的定位，对于他们以后人生道路上的选择形成一个参考。

4 如何有效地对高校人事档案管理模式进行优化

4.1 提高高校对人事档案管理信息化的重视

虽然大数据技术已经在社会发展的各个领域取得了良好的成效，但是高校对于人事档案管理信息化的重视程度依然不是很高，相关人员并没有认识到信息化管理对于工作效率的提升、工作效果的保证的重要意义。这就需要高校深入了解信息化管理的优势并在学校内部管理层进行大力的宣传，促进相关管理人员对信息化管理的重要意义作普遍的了解。高校人事档案管理信息化的具体内容为建立完整的数据库，并确保足够的信息储存量，通过智能手段发现信息之间的关联性，综合各个方面的信息，对学生做出全面准确性的评价，是高校在管理模式创新方面的一次突破。比如说，在宣传时，可以采取召开座谈会的方式，通过专家的讲解帮助大家更好地理解，当然，也可以通过宣讲会的形式进行宣传。总而言之，宣传的方式多种多样，其最终目的都是提高大家对于人事档案管理信息化的关注度、重视度。

4.2 改善管理模式

高校应当对于人事档案的管理进行及时的创新，做到与时俱进。在信息化时代，应当适当的摒弃传统的档案管理模式，采取更加科学化的方式，这就需要制定完善的管理方案，并对方案的各个细节进行考究完善。只有人事档案管理模式得不到及时的创新，才能够进一步促进档案管理信息化工作的落实，可以说，一个完整明确的管理模式是高校平稳健康发展的关键所在，是一项重要的保障。人事档案信息化管理的基本原则是准确、适用、安全，一个完整的人事档案管理方案应当包括档案数据库的研究、专业化管理人员、信息校验系统的建立、安全性和保密性的追求等。只有建立完善的人事档案管理方案，才能够促进档案工作信息化建设管理水平的提升，满足高校对于人才培养的需求。

4.3 加大对高校人事档案管理信息化的投资力度

高校的资金来源有限，导致人事档案信息化的硬件设施方面的投资力度不足，但是人事档案信息化处于初级阶段，不仅硬件设施需要购入，而且对于人员还需要进行专业化的培训，这些都离不开资金的投入。高校应当充分认识到人事档案信息化管理的必要性，对于信息化的发展加大投资力度，给予足够的物质支持，对相关人员进行专业化的培训，提高他们的实力，督促他们积极学习信息化知识，从而有利于他们在今后的档案管理工作中不仅保证工作质量，而且提高工作效率。

5 总结

高校人事档案管理信息化已经是适应社会发展的必然趋势，能够提升管理工作的工作效率、保证档案管理信息更加完善，而且能够对人才进行比较全面的评价，有利于学校进行人才选拔等。高校应当培养人事档案管理信息化意识，促进管理层深刻理解人事档案管理信息化的重要意义，并制定切实可行的管理模式更新方案，加大对信息化管理的投资力度，组织切实有效的培训活动等，进一步促进高校人事档案管理信息化的真正落实。