时代信息化背景下实现传统高校档案管理向信息化转变研究

胡传珠

（山东体育学院 山东·济南 250100）

高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案以信息的方式记录了学校各个活动，使学校进行的每一项工作有理有据，有迹可循，因此高校档案的保存和管理对于学校的良好发展具有重要意义。而在时代不断发展的过程中，无论是从信息的数量还是种类上都呈现出近乎爆炸式的剧增趋势，大数据时代的到来为高校档案管理工作提出崭新的要求和挑战。随着社会的发展，传统档案管理工作已经不能适应时代的发展走向，并且从实践意义上来说也无法满足高校的实际需求。因此，在信息化时代背景下，要求高校认识到信息化档案管理的重要性，明确当前在高校档案管理工作开展过程中存在的问题，并且制定及时有效的解决方法并加以实施，进而为高校的可持续发展奠定良好的基础。

1 高校档案信息化管理的重要意义

1.1 高校档案信息化管理适应时代发展的新形势

高校作为青年人文化教育中的主要阵地，是当前形势下我国文化事业发展的重要核心。随着世界多极化趋势的发展，世界各国联系越来越密切，一个国家强盛的标志在很大一部分上取决于这个国家的软实力，同样一所高校育人水平的高低也在很大程度上受到自身文化积淀的影响，我们能够看到大部分有名的高校其自信来源于长久以来文化和价值观的相传，而高校自身发展历史的记载、文化知识的沉淀、转变发展理念的重要参考依据、凝聚发展共识的主要形式就是高校的档案管理工作。但是在社会不断发展的背景下，档案资源数量急剧提升，并且档案内容也朝着多元化的方向发展，使得传统档案管理模式已经无法适应当前大数据环境下的实际需求。再加之电子政务的普及，高校档案管理的信息化的建设转变已经成为一种发展的新形势。

1.2 高校档案信息化管理符合时代发展的新需要

时代快速发展带给我们诸多便利，但是在带来便利的同时，我们所生活的环境也在面临资源短缺的问题，我们不难看出，我们的生活中，越来越多依靠不可再生资源存在的物品在逐渐减少，环境保护、绿色出行、勤俭节约，这些时代为我们提出的需要更需要我们在方方面面去执行。高校的信息化管理符合时代发展的需要，与传统的纸质档案管理相比，信息化的档案管理将节省大量成本。传统的纸质档案管理形式在整理、保存、查阅方面都需要大量的人力物力资源予以支持，抛去使用的纸质和档案盒等资源不说，单单在档案保存方面，对场地环境等客观因素要求就比较高，并且会占用大量的空间资源。相比较而言，将纸质档案转变为信息化档案后，信息化档案在保存方面的优势明显，信息化档案服务旨在使高校档案管理机构更轻松，更环保、更便利地保存和提供有关高校的人员信息、学术成果等相应文件。

1.3 高校档案信息化管理适合时代发展的新要求

随着信息时代4G网络的普及甚至当今5G网络的发展，信息时代告诉我们属于这个时代的特点——快。时代发展将实质信息化变成现实，极大的释放了信息传输和信息处理的速度，高校作为创新知识的主要基地之一，聚集了大量的现代化的信息资源。而高校要想顺应时代的变迁进行可持续性的发展，需要对这些信息资源进行充分的挖掘，将其功能有效发挥出来，进而提升高校的实际发展价值。基于此，需要对档案资源管理的效率与质量进行提升，而提升档案资源管理最有效的方法就是将传统的档案管理方法信息化，借助科技手段为高校档案管理赋能，以此为有效发挥档案资源的实际使用价值奠定良好的基础。因此，对于当下档案管理质量与效率的提升，进行合理性的高校档案管理信息化建设显得极为重要。

2 高校档案管理在信息化过程中存在的问题

2.1 高校档案信息化管理意识薄弱

随着信息时代的不断发展，高校档案管理工作已经开始逐步向信息化进行转变。但是在实际工作过程中，部分高校负责人以及管理人员自身的管理理念较为滞后，对信息化档案管理的建设没有足够的认识，在档案管理过程中仍侧重于使用传统的管理方式，没有进行有效的优化和创新，使得信息化档案管理的建设受到严重的阻碍。具体分析来看，第一，不少高校师生、高校档案管理人员甚至高校领导不重视档案管理工作的开展，认为档案管理工作对于高校教学水平的提高没有实质性的作用，从而忽视对于档案管理工作开展的督促和落实。第二，即使部分高校人员认识到档案管理对于高校发展的重要性，但是在落实方面也存在问题，缺乏一定的执行力，使得档案管理工作与其他高校管理工作分隔开来，并不利于档案管理服务水平的发挥。第三，部分高校档案管理人员对于学校信息可持续发展意识淡薄，不重视学校文化及数据信息的传承，对于长时间存放的档案不关心、不重视，忽视档案的长时间管理。

2.2 高校档案信息化管理基础设施薄弱

高校档案管理工作的创新离不开管理手段和硬件设施的革新，如果管理手段和硬件设施较为落后，那么高校档案管理工作则难以实现现代化的发展。将纸质档案向信息化档案转变，对整合、分配高校内部的信息资源有着重要的作用，并且信息化的档案管理也是将高校相应有关资源信息化的主要途径。但是在当下实际建设过程中，受到资金条件、时间条件等因素的制约，使得高校信息化档案管理的基础建设受到影响。第一，信息化基础设备的引进仍没有实质的进展，纸质档案资源没有进行有效的数字化，使得信息化档案管理的建设受到严重的制约。第二，针对信息化数据库的建设无法满足高校的实际使用需求，呈现出标准化程度较低、规模小等问题，进而对信息化档案资源的开发与使用产生严重的影响。第三，由于管理手段以及硬件设施较为落后，一些档案资料的搜集、储存以及查阅都受到不同程度的影响，难以有效提高档案管理工作的效率和保障管理工作的质量。

2.3 高校档案信息化管理制度不够完善

在教育部和国家档案局制定《高等学校档案管理办法》中，第八条明确规定高校档案机构的管理职责：拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。但是随着时代的变革和更新很多高校在开展高校档案信息化管理建设工作的过程中忽视了规章制度的更新，甚至在实行档案信息化管理之后，制度仍然为传统的纸质信息化管理制度。另外，即便部分高校制定了信息化档案管理的制度，但是其制度缺少可行性，部分内容板块没有较大的改变，也没有进行有效的完善，使得相关管理人员在进行实际管理工作时无据可依，对信息化档案管理的建设产生重大的影响，无法满足当下时代对高校档案信息化管理提出实际要求。

3 新时代高校档案信息化管理建设的优化策略

3.1 强化高校相关人员对档案管理信息化的意识

在当下高校档案管理过程中，要想有效加快信息化档案管理建设的速度，需要在开展工作的过程中注意以下几点：第一，督促高校的负责人以及相关管理人员正确认识信息化档案管理工作的重要性，并且可以适当开展对于档案管理人员的思想教育工作，进而帮助档案管理相关人员突破传统的档案管理局限，从思想上接受高校档案从纸质到信息化转变的过程。第二，明确信息化档案建设对高校自身可持续性发展的作用，加强学校其他师生对于档案管理工作的重视，使其积极配合档案管理人员进行档案管理，为信息化档案管理的建设营造出良好的环境。第三，继续强化人们档案管理意识的同时，可以适当采取借助科学有效的宣传手段，潜移默化地影响人们的思想观念，让学校师生真正认同、接受高校档案管理信息化建设的发展道路。

3.2 提高高校对于档案信息化管理基础设施的建设

高校信息化档案基础建设大致可以分为两个部分，即软件设施建设和硬件设施建设。硬件设施的建设为实现高校档案信息化管理提供基础和前提。因此，学校需要重视对信息化档案管理硬件设施的建设，加大对其的资金投入，以此来有效提升高校在开展档案信息化管理的质量和效率，同时也为后续大数据技术加入档案信息化管理建设奠定良好的基础。在实际建设过程中，学校可以根据自身实际情况，采取不同的改善措施，例如，追加资金投入，在硬件基础设施建设过程中，重视对计算机、扫描机等设备的引进及更新等等；针对软件方面的建设，学校需要建设属于本校的信息化管理系统、数据库等软件，以此来实现对基础设施的有效建设，为之后的档案资源整合创造有利条件。

3.3 完善高校档案信息化管理制度

高校可以结合本校的实际发展情况，制定出健全完善的信息化档案管理制度。与高校档案信息化管理制度的相关制定者可以依据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，制定出规范、合理、健全、实施性高的制度与机制，以此来规范信息化档案的管理。第一，在实际管理过程中，高校可以采取实施责任落实到个人的制度，以此来规范档案管理人员的行为，有效端正档案管理人员的态度。第二，学校可以结合本校发展的实际情况，制定适合本校的绩效考核制度，并且此机制需要与档案管理人员的薪资报酬挂钩，通过这种方式提升信息化档案管理的质量与效率。第三，学校可以设置相应的奖惩机制，对在实际工作中有突出表现者给予一定的精神、物质奖励，以此来激励管理人员的工作热情，调动员工的积极性。

4 结语

综上所述，时代的革新，科技的进步，对高校的档案管理工作提出了更高的要求。信息时代环境下高校档案信息化管理的实现，既要满足存储量大、处理速度快的要求，又要依据本校的实际情况，构建起科学合理的档案信息管理系统，同时还要提供实施高校档案信息化管理的保障措施。总之，通过上述措施，可以让高校档案管理在信息时代的环境下，实现高校档案管理从纸质化到信息化的转变，构建科学合理的，适合时代发展趋势的高校档案管理模式。