“双一流”建设背景下林业高校档案管理探究

方 莹

(南京林业大学档案馆 江苏南京 210037)

为了提升我国的教育发展水平、增强国家核心竞争力、奠定长远发展基础，党中央、国务院提出建设世界一流大学和一流学科的重大战略决策，分别于2015年和2017年制定出台《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》和《统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法》。2017年9月，教育部公布了世界一流大学和一流学科建设高校及建设学科的名单，其中三所林业高校入选一流学科建设高校，三个林业类学科入选一流建设学科，这意味着林业高校迎来了全新的发展阶段。高校档案部门是学校重要的服务型单位，是学校双一流建设工作中不可或缺的一部分。

林业高校档案部门在学校“双一流”建设的背景下，要“立足学校、立足师生、立足馆藏”，不断发现档案工作中的问题和不足，更新观念、完善制度、完善设施配备、改进工作方法，全方位提升档案管理工作水平。本文从林业高校档案馆的现状出发，对以下几个方面进行探讨：高校的档案意识、档案人才队伍建设、档案的收集方法、档案信息化建设、智能库房建设和档案的服务利用。

一、强化高校管理人员档案意识

现今，高校管理层逐步认识到档案工作的重要性，档案事业获得了长足发展。林业高校基本成立了有独立建制的档案馆。过去，由于历史原因和学校条件制约，档案部门往往只是一个隶属于校办的档案室。随着高校办学规模的扩大，档案室无法满足档案工作的需求，档案室逐渐改制成为档案馆。档案馆保存着各学校从建校初期到现今的各种档案资料，对于学校的各项工作起到重要的凭证和参考作用。随着社会历史的发展和变迁，高校历史档案在服务高校建设中发挥的作用越来越明显，尤其是在高校“双一流”学科评估过程中，文书档案、教学档案、科研档案等能显示高校学科发展的进程和每个科研项目的推进。在高校人才培养、校园文化建设、校史文化传承中，档案依然起到非常重要的作用。新时代，高校需要从上到下加强对档案管理工作的宣传，使各级管理人员都能充分认识到档案管理工作的重要性。管理层要把档案工作视为高校事业发展的重要组成部分，把档案工作纳入学校发展战略和重要议事日程[1]。各行政部门管理人员在实际工作中要转变档案管理理念，利用现代化的理念和方式积极做好档案收集和整理工作。同时，要强化兼职档案员的档案意识、服务意识，使其能协助档案馆做好部门档案的立卷归档，全面提高档案管理工作的效率和质量。

二、注重高素质档案人才队伍建设

林业高校档案部门要建立一支具备林业综合知识的高素质档案人才队伍，推动林业高校档案事业的发展。近年来，林业高校档案部门注重人才队伍建设，配备了档案专业人才和计算机专业人才。但这些新进人员往往缺乏与林业专业相关的知识，对他们不仅需要开展档案业务培训，还要进行林业综合知识的培训，包括林业发展历史、林业学科体系架构等。对所有档案从业人员，要有计划地开展进修访学、岗位练兵、技能竞赛和学术交流，切实提升他们的业务水平和总体素质。日常要通过完善人员编制、考核评价和激励约束机制，充分调动他们的工作积极性。林业高校要立足学校，利用优势和长处，培养一支高素质、有特色的档案从业队伍，凝聚团队力量，推动档案事业发展，为林业高校的“双一流”建设做出贡献。

三、改进部门档案收集方法

立卷归档是档案管理工作的基础。高校的立卷归档部门包括党群组织、行政部门和图书馆、期刊部等其他直属单位，档案种类繁多，各部门管理人员轮岗频繁，对档案工作重视程度不同，兼职档案员经常更换，高校档案收集呈现涉及面广、时间长、资料不全的特点。在工作中发现，除了财会档案和教学档案中的研究生学位材料收集较齐全，党群行政类文书档案、科技档案、基建档案和其他教学档案往往收集有缺漏，而音像档案、出版类档案和实物档案等由于缺乏明确的分类和收集制度，归档并不规范。为了更好地完成立卷归档工作，档案部门首先要完善规章制度，制定针对不同类别档案的收集制度。其次，要对兼职档案员进行强化培训，熟悉立卷归档的规章制度，了解档案收集和整理的细节。要建立档案部门和兼职档案员的联系网络，使立卷归档工作上传下达畅通。兼职档案员平时及时收集文件资料，便于归档齐全。对于照片影像类档案和实物档案，要另外开辟收集渠道，与纸质档案分开收集、整理与保管。

四、加快数字化档案馆建设

经过多年的发展，高校档案馆的库藏越来越多，传统的纸质化档案已经不适应当前的管理要求。林业高校基本建立了完整的档案资源数据库，将档案目录存储在系统中，以便于工作人员在管理过程中对其中的数据信息进行检索查询。而对于过去的纸质档案，也正在通过计算机技术将其扫描进电脑或保存在硬盘中，对纸质档案进行整理和转换处理，避免纸质档案出现损坏和丢失。新时期，随着科学技术水平的发展，还需要提高自动化办公水平，使查询和利用更加方便快捷，比如，在档案馆网站上，除具备文章发布、栏目管理等功能，还应具备档案信息发布、档案查询、在线预约等功能，可与数字档案馆软件系统协同实现物理隔离条件下的数据交换。当然，在信息化建设的同时，还要建立数字化安全制度体系，做好数字化安全技术保障，以保证档案数据信息的安全性和保密性。

五、建设现代化智能库房

随着档案数量和种类越来越多，高校档案库房建设需要升级。当前，最好的档案装具是档案密集架，使用密集架不仅可以节省空间，同时可以将档案、资料等进行有序分类管理，方便存取使用，提高工作效率。密集架具有良好的防尘、防鼠、防潮功能；与传统档案柜相比，其资料存放容量增加50%以上；每列装有手刹车自动装置，缓冲装置，边列装有锁具，存取安全方便，不易倾斜，有防震功能；搁板与有扣勾的支承板，组合后平整牢固，层与层的间距根据需要可自由调整；架体摇动时轻便无阻力和响声，牢固美观大方，且干净整洁；每层搁板均匀承重在90公斤以上，如需增大时，可专门设计；密集架的表面经高温处理过，有防火功能。

配备档案密集架系统的同时还要安装智能库房管理系统，为档案库房提供一种高智能综合管理方案。智能库房管理系统优化集合了档案智能管理、库房温湿度控制、高压细水雾消防灭火、监视报警、门禁巡更等多个智能子系统。以档案智能管理系统为中心，把库房温湿度控制、高压细水雾消防灭火集成在一个中央控制计算机的操作软件上，实现多种操作联控、一机多用功能。并同时将消防灭火、门禁与监视系统与库房温湿度控制子系统的监视软件建立信息传递，使两者同时具有状态监视功能，一旦发现灾情或盗情，按约定程序实现操作转移。

六、加强馆藏档案开发利用

高校档案馆要围绕学校中心工作，利用馆藏，为学校各项事业提供多角度、多形式服务。比如，服务师生查询利用、服务学校校庆活动、服务学校重大活动[2]。例如，南京林业大学档案馆与博物馆、校史馆三馆合一，秉持“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的工作方针和出发点，利用档案资源，切实推动校史文化阵地建设与资源开发利用工作，编印了南林名师人物年谱，启动了《南林名师传略》编写。在“双一流”建设视域下，档案部门要打破传统思维下的服务方式和理念，充分挖掘档案信息资源，借助新技术、新手段，切实转变服务模式，满足“双一流”建设对档案利用的需求，更好地为“双一流”建设服务。

“双一流”建设为林业高校档案事业发展带来了新机遇，档案部门要不断提高管理水平和创新档案资源服务利用的能力，为建设高水平大学和一流学科提供强有力的支持和高质量的服务。