大数据背景下电子档案管理工作的机遇及对策

◎谷惠敏

（商丘医学高等专科学校 河南 商丘 476000）

随着互联网技术的不断发展以及云计算技术的诞生，大数据在短时间内覆盖了各行各业，也为新时代档案管理工作带来良好机遇。专注于对档案的原始资料进行数据化整合与管理，有利于提高档案管理工作的效率和质量，有利于档案管理工作朝着规范化和现代化的方向发展，也有利于进一步发挥档案资源的可利用价值。

一、大数据背景下电子档案管理工作的机遇

大数据背景下，数据流速很快、类型多样，且价值密度相对比较低。通过大数据管理信息档案，能够有效节省查询档案时间，提升工作效率和质量，保障档案管理的安全性和标准化。

第一，提升档案管理工作效率和工作质量。利用计算机相关管理系统，能够在一定程度上减轻档案管理员的工作压力、提升工作效率、提高工作质量，有效避免人为因素产生的一些管理问题。这是大数据时代下档案管理工作迈向现代化的必由之路。

第二，保障档案管理安全性和标准化。以电子信息形式存档，能够保证档案信息的安全性。如果有查阅档案的需求，也不需要再去翻阅整卷档案，在电脑上利用检索工具查找所需要的文件即可。这样，不仅大大节省了查阅档案的时间，也可有效避免文件外泄，保证档案管理的安全性。同时，计算机能够对电子信息形式档案统一制定标准并进行智能化管理，使档案管理工作更加规范化、标准化，减轻管理人员负担，提升管理质量。

第三，降低档案管理成本。传统的档案管理对人力、相关配套设备或是保管工具的依赖性很强，需要投入大量的资金来维护档案管理工作的开展。而实现档案管理的数据化和信息化，能够对纸质档案实行电子化处理，在一定程度上降低管理成本，也有利于档案管理工作质量和效率的提升。

第四，从档案的实体管理上升到知识管理。大数据背景下，档案管理工作如果只提供数据参考或是文件借阅功能，已经不足以满足现阶段人们对档案的需求。如果想最大化实现档案自身的价值，推进档案管理的信息化管理是必然趋势。其中，引擎技术的应用起到关键作用，也是促使档案实现知识服务化的核心技术。运用大数据，可以为档案信息构建出新型的知识服务引擎，提高档案资源的利用价值，使档案信息由实体管理转向知识管理。

二、现阶段电子档案管理问题分析

第一，档案管理过度依赖人工。传统电子档案管理为了节约数字化成本，通常会雇用很多的人工来弥补管理中的不足。但是，电子信息文件的管理在数量上和难度上都会大量消耗管理员的体能和时间。此外，人工管理对有些问题无法避免，甚至会出现管理错误，难以保证文件信息数据的准确性。

第二，档案管理模式落后。传统的档案管理，要按照不同需求对档案资料进行分类和整理，方便后续的使用。为最大程度节省管理成本，传统电子文件采用分散管理模式。但是，这种管理模式也存在很大的缺陷，容易导致数据不完整。比如在检索电子信息的过程中，需要往返多个地方对数据进行全面收集，容易出现数据丢失等问题。

第三，档案管理水平亟待提高。目前，许多单位档案管理人员都是身兼数职，没有专人管理档案，导致档案管理效率比较低；档案管理人员的学历普遍不高，年龄也比较大，对大数据时代下衍生出的新事物接受水平较低；同时也缺乏相应的培训，导致自身专业知识不够，技能水平也不足以支撑工作需求。大部分企业没有对传统的档案管理模式进行革新，信息化管理程度偏低[2]。

三、大数据时代下电子档案管理的应对措施

（一）提高管理人员的专业素养

大数据背景下，数据信息异常庞大，包括结构化数据和非结构化数据两种。随着互联网的广泛应用，非结构化数据呈现几何式增长，且不同信息之间相互交叉，这就使档案管理工作更加复杂，内容也较之以往更加多样。这就需要我们对传统档案管理模式进行创新，提高档案管理员的大数据意识和专业素质[3]。要确保档案管理工作人员有较强的时代意识，有接受新事物的能力，保证其专业水平和技能能够与时俱进，以适应档案管理的发展需求；要对相关工作人员开展系统化培训，帮助他们掌握更多的技术，对档案数据进行开发和利用，提高档案信息的可利用价值。

（二）强化档案管理人才队伍建设

档案管理员的专业素质对档案管理工作效率有着直接的影响，加强档案管理队伍建设有助于推动电子档案管理工作建设。档案管理并非只是整理档案，还包括电子档案的接收、存储、修改档案格式、系统的分类和整理等。因此，要聘请同时具备计算机知识和档案管理知识的人才，在对他们的工作进行考核时，也要格外关注专业技能和专业素质的综合考量。档案管理的信息化是对传统档案管理方式的一种突破，必须重视信息技术本身所具有的集中、分析、筛选等功能。要定期组织档案管理员参加培训，普及计算机技术在档案管理方面的应用，提高管理人员的业务水平，建立高水准的档案管理队伍。

（三）构建完善的网络查询平台

用户直接接触电子档案信息的途径，就是各个电子信息档案馆的网络查询平台。如果投入运行的网络平台上关于档案信息的分类不明确，查询方法太过复杂，就会给用户，尤其是老年用户带来查询困难，无法为用户提供更好的服务。因此，电子档案馆应该积极完善网站建设，实现电子信息条目清晰化，查询操作简单化。不断提高服务质量和水平，从而实现电子档案管理的人性化和智能化[4]。

（四）实现电子档案信息与大数据的联合

大数据技术逐渐应用于社会上的各个领域，实现档案的数据化管理已成为时代发展的必然趋势。随着《全国档案事业发展“十三五”规范纲要》的提出，档案信息管理又面临着新的要求，即要对文件归档有更细致的安排，从而促进和推动电子档案管理。档案管理人员必须用发展的眼光看待问题，更新传统的档案管理理念，以实现电子档案信息管理与大数据的联合发展。

四、结语

信息时代，信息技术逐渐被应用于社会的各个领域，这对档案管理工作既是机遇也是挑战。实现档案的信息化管理是时代的趋势，也是全球信息化发展的必然选择。因此，必须紧抓信息化建设发展机遇，正视大数据技术优势，提高管理工作人员自身信息化素养；要重视人才队伍建设，构建相对完善的网络查询平台，提高服务质量和档案资源价值，更好地满足社会发展对信息的需求。