企业档案信息化管理模式探析

◎谢莉娜

（重庆市清泽水质检测有限公司 重庆 401331）

信息技术和通讯技术的发展标志着人们信息传递和记录的方式正在产生重大的变更，数字化的管理模式改变了传统的纸质资料的管理模式。纸张自被发明以来被广泛地应用与各行业的信息传播过程中，档案管理过程中也都是大部分依赖于纸质材料的整理、保管以及使用。信息网络的应用可以将众多的电脑上的数据信息进行共享，一定程度上来说一台计算机就能够产生与之相对应的数据资料，同时通过计算机在将这些数据资料进行储存、管理和利用，所有计算机的数据资料汇总起来是一个巨大的信息数据库。档案信息化对档案管理理论以及档案的运作方式有着重要的作用和意义，如果将企业信息化技术应用于企业的档案管理，需要档案管理人员从根本上转变传统的观念。

一、信息化发展对档案管理的影响

（一）电子文件的形成依赖于数字化设备

想要做好档案管理的信息化，就需要依赖于大量的数字化技术装备，包括操作系统、数据库管理系统、通讯设备等技术。这些系统和设备需要根据企业的需求进行个性化的定制，但是不同的开发者在进行系统开发可能会导致系统运行具有一定的差异性和多样性，这就导致在企业档案管理过程中没有统一的管理标准，影响数据信息的共享，对于不同企业不能够保证档案管理的一致性和有效性。

（二）电子文件信息内容与形式之间具有可分离性

电子文档的存储依赖于网络技术，文件数据信息的管理是基于网络环境的，电子文档和数据信息的管理需要通过计算机设备实现收集、存储等功能。传统的纸质文件管理是通过文件信息与信息表两部分构成的，纸质材料能够实现文件信息与信息表的形式统一。但是文件信息通过网络进行存储的时候，就可以采用不同的形式和载体，不同的数据信息在不同的视图定义下可以存储为不同的格式文件，导致电子数据信息在进行管理的时候需要根据不同的内容和格式对电子信息进行分类。

（三）信息技术具有更新换代快的特点

由于信息技术具有更新换代快的特点，因此现阶段适用的信息技术和通讯技术会不断地变化，未来是否具有仍然可用是需要重点关注的问题之一。这种现象的存在给企业档案管理信息化建设带来了一定的困难，不同类型的档案管理具有不同的管理期限，因此，如何做好电子文件的管理，并使其能够适应信息技术的迭代成为现阶段主要考虑的问题。

二、现阶段档案信息化发展的现状分析

（一）缺乏考核激励机制和约束机制

企业的档案管理虽说具有至关重要的作用，但是对于档案管理岗位一般没有设置有效的奖惩机制，档案管理人员对于档案管理工作并没有积极性，档案管理人员不思进取的现象严重，大部分的企业仍然沿用传统的纸质档案管理模式，对于档案管理方面的资金投入较少，并没有真正实现档案管理的信息化。想要通过档案的信息化管理提升档案管理的效率，就需要挂历档案管理人员对其本职工作进行优化，通过设立有效的激励机制和约束机制帮助激发档案管理人员工作的积极性，制定科学合理的档案信息化工作方案，并争取资金投入，实现档案的信息化管理。

（二）档案管理专业人员缺失

档案信息化管理是一项综合性较强的工作，除了要运用到档案学的相关知识以外，还需要一些管理学、计算机等专业知识。但是经过统计发现，现阶段的档案管理人员的专业素养较差，且档案管理人员年龄偏大，对于计算机技术和应用系统使用不熟练，直接限制了企业档案信息化管理的进程。企业的档案管理是一项系统性工程，需要各部门的协作配合完成，因此就需要对于档案管理人员要求较高，尤其是基层档案管理人员，存在严重的只出不进的现象，并且档案管理系统并没有建立培训制度，优秀人才流失严重。

（三）对档案信息化管理的认识不足

受到传统思维方式的影响，大部分档案管理人员的意识没有依据时代的进步进行更新，传统整理的方式仍然是现阶段档案管理的主要形式之一。这种对档案的处理方显然工作效率低，一定程度上增加了企业档案管理信息化程度的难度。随着信息技术和通讯技术的发展和进步，新型的档案收集、整理、保管以及使用方式的出现，迫切地需要档案管理人员转变自身陈旧的意识观念，利用好信息化设备，不断地完善和优化档案管理工作的效率和质量，为档案管理信息化的发展奠定基础。

三、加强档案信息化建设对策

（一）转变传统观念，提高信息化意识

想要做好企业档案管理的信息化建设，就需要转变传统的观念，树立档案信息化的决心，从意识上认识到档案信息化管理的重要性，逐步实现传统管理向信息化管理的转变。对于档案管理的信息化要重点关注资源整合、资源共享意义和作用，制定整体解决方案，将档案信息化作为公司管理水平推动管理水平升级的重要抓手。档案工作者也要积极接受信息化工作方式，认清档案发展的大方向，加强工作责任感，树立现代化管理理念。通过领导与职工的共同努力，实现档案信息化建设的进一步发展。

（二）加大档案管理专业人才的招聘和培训力度

对档案管理人员进行专业知识以及信息化理论培训，提升档案管理人员的整体素养和专业技术水平，通过实操训练掌握档案管理系统的使用方法和原理，做好理论与实践相结合。除了公司内部建立培训机制以外，同时还需要极大力度招聘专业的档案管理人员的力度，丰富当那管理人员队伍，为档案管理工作注入新鲜血液。档案管理是一项综合性较强的工作，要注重档案管理人员的整体规划能力、组织协调能力的培养，全面提升档案管理人员素质。

（三）建立档案信息化建设工作组

公司档案信息化建设涉及到各个部门，想要做好档案管理的信息化建设就需要成立档案信息化建设工作小组，专门组织档案信息化建设工作，监督档案信息化工作严格按照既定的计划实施。档案管理是企业的一项基础管理工作，要从基层员工抓起，激发他们工作积极性。

四、结语

管理人员需要加强档案管理的信息化水平，不断提升档案管理的效率和质量已经成为未来档案管理的必然趋势。综合分析档案信息化管理现状，为进一步加强档案信息化管理水平，应当适当引进和培养一批素质过硬、专业水平高的档案管理人员，同时转变公司档案管理人员及员工的意识理念，将信息化融入到日常的工作中，加快推进档案信息化建设，改善档案信息服务。