事业单位档案信息化管理问题探讨

◎王 玲

（湖北省襄阳宜城市公共资源交易中心 湖北 襄阳 441400）

在新形势下的事业单位发展建设中，如何对档案信息进行有效管理，提高档案利用率，增强事业单位竞争力，成为发展中应关注的重点。传统的档案管理方式比较落后，档案的归纳与应用更多依靠人力，档案利用效率较低[1]。信息时代下，档案信息化管理方式出现，提高了档案管理工作的效率，但在实际档案管理中仍然有新的问题出现，我们应认真探讨和研究。

一、事业单位档案信息化管理的意义

科学技术在不断进步，推动了信息化技术的发展，信息技术逐渐进入人们生活，改变了人们的生活与工作方式。人事档案的信息化管理，主要是指依托于信息化技术，对事业单位中的各类档案进行数字化处理，并通过网络进行管理，以增强档案服务能力，为事业单位的人力资源、战略发展等提供准确、全面的数据支撑。在事业单位的档案管理中，信息化管理方式具有如下优势：其一，人事档案实现信息化管理后，人事档案无论是生成、采集，还是归档、入库，都可以直接通过信息平台完成，管理效率明显提升。档案管理员也从档案整理、档案室打扫、档案室保护等繁琐的工作中解脱，简化了人工成本，提高了档案管理工作的质量[2]。其二，档案的信息化管理，让事业单位在开展薪酬管理、职称测评、战略目标制定等工作时，可直接通过网络检索，得到可用的档案信息，为各项工作提供信息支撑，保障事业单位各项工作的公正性。其三，档案管理实现信息化，单位领导可以利用计算机，对档案信息迅速分类与保存，提高档案管理效率。

二、事业单位档案信息化管理的问题

事业单位作为我国重要公益性单位，经过多年发展，积攒了大量的档案。这些档案多是单位历年发展情况，是一个单位发展的重要历史，具有重要意义。在信息化时代，档案管理实现了信息化，管理效率显著提高。然而在实际管理中，仍存在诸多问题。

（一）缺乏完善的信息化管理制度

许多事业单位的档案管理方式已经实现了全面信息化，然而，信息化制度的不完善，也会阻碍信息化管理的发展步伐。而导致信息化制度不完善的原因主要有以下几点：其一，对档案信息化管理工作的重视不足。过去，事业单位的档案利用率极低，档案大多用来应付检查，很少为事业单位的发展提供帮助，管理者对档案本身并不重视，或者直接忽视了档案信息化管理工作。其二，事业单位档案管理中缺乏有效的监督制度，监督措施落实不到位，对档案管理人员的培训不足，难以提高员工积极性，档案管理的信息化水平也会受到影响。

（二）档案管理人员专业水平较低

新形势下，诸多事业单位即使已经实现了档案管理信息化，但仍存在对档案不重视的现象。在招聘档案管理员时，单位对其专业水平要求并不高，并且缺乏专业性培训，档案管理人员的专业素养参差不齐，部分档案管理者甚至对档案的收集、整理、归档等业务都不熟悉，直接影响了档案信息化管理的水平。

（三）信息管理标准不统一

在事业单位的档案信息化管理中，统一的信息化管理标准，有助于提高档案管理的质量。然而，多数事业单位中各个部门的联系并不紧密，不同事业单位之间更是欠缺沟通，难以实现数据互联与共享，很难制定统一的档案管理标准[3]。同时，网络上存在各种各样的安全问题，档案信息极易泄露，这也是影响信息管理标准一致性的关键点。

三、事业单位档案信息化管理措施

档案能够为战略发展提供依据，为文化形成奠定基础，为单位可持续建设提供支持。面对事业单位档案信息化管理中存在的种种问题，应针对性地提出解决措施，以发挥档案管理工作效用，为事业单位的发展提供数据支撑。

（一）完善档案信息管理制度

无论事业单位实施哪种管理方式，都必须有一个完善且适当的管理制度来支持，事业单位的档案信息化管理依然如此。为提高档案的信息化管理水平，要制定科学的管理制度，规范员工职责，增强档案管理者的责任感，全面发挥信息化管理的优势。并且，依照单位实际情况，制定针对性的信息管理制度，强化档案信息管理，为档案管理的信息化发展打下基础。另外，应制定监督制度，保障档案效用发挥，提高档案信息管理水平。

（二）提高档案管理人员的综合素质

管理人员的职业素养直接影响着档案信息化管理的质量。为此，应重视有关档案管理人员的培训工作，加强信息技术培训，全面提升管理人员的专业技能，为档案信息化管理提供人才支持。同时，应加强档案管理人员的职业道德建设，加强绩效考核，有效避免档案泄露问题，以提升档案信息化管理工作的质量[4]。最后，以提高档案管理人员的待遇，提高档案管理人员的工作积极性，吸引更多专业的档案管理者，为档案信息化管理奠定坚实基础。

（三）统一信息管理标准

为保证事业单位档案信息化管理水平、发挥档案效用，首先要了解单位档案信息化的实际情况，严格审查单位所有档案，保证纸质档案全部录入，且缺失档案已经补齐。若发现内容错误、资料不足等问题，应及时提醒员工修补，为后续工作提供准确、全面的档案信息。同时，为保障信息化档案的安全性，要加强档案信息数据库的建设，加强安全防护，制定访问限制，消除档案隐患，提高档案的信息化管理质量。同时，要加强各单位的沟通，政府部门从中调度，统一信息管理标准，为档案信息管理提供依据，从而全面提高档案管理水平。

四、总结

总之，我国事业单位档案管理中仍存在诸多问题，档案管理工作缺乏完善的信息化制度，档案管理人员专业水平较低，信息管理标准不统一，影响了档案信息化管理的发展，档案功能难以发挥，事业单位发展缺乏信息支持。对此，完善档案信息管理制度，提高档案管理人员的综合素质，加强档案信息数据库建设，统一信息管理标准，全面提高信息化管理质量，发挥档案功能，提高事业单位竞争力。