信息化背景下高校档案利用工作研究

余 珍

（福建农林大学 福建农林大学校办，福建 福州 350002）

信息化的发展为档案工作带来了前所未有的发展机遇，档案部门可以借助新技术，将工作人员从传统的手工劳作中解脱出来。通过开展档案信息化建设，编制全文检索、目录检索、专题检索等多种形式的检索工具，极大提高档案的查全率和查准率，提高档案利用效率。高校档案是高等学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。通过对高校档案利用现状的分析，结合档案信息化带来的机遇，寻求新的方式方法，为高校档案利用提供新思路、新策略是我们高校档案工作者所要解决的重要问题。

一、高校档案利用工作现状

（一）提供利用方式单一。

目前许多高校仍然以提供纸质档案复制件为主，数字化程度较低，查找手续繁琐且效率低下。而对纸质原件的反复利用，也不利于档案原件的保护。随着档案管理软件的引入应用，许多高校已摆脱传统手工目录检索方式，借助档案管理软件形成了电子文件目录管理，但仍然只停留在目录检索。与手工目录检索相比，虽然检索速度提高了很多，然而目录检索仍无法满足高效的档案利用需求，对查全率和查准率无法保障。电子目录检索需要提供较为准确的关键字，关键字一旦不对，便无法检索出所需的信息。现有的高校档案管理软件对文件题名的字数往往有一定的限制，很多用户在利用档案时，往往只是记得材料大概内容，仅仅通过目录检索无法准确检索出相应信息，漏检率很高，经常无法满足用户需求。档案工作人员往往花费了一番功夫，结果却无法得偿所愿。同时，纸质档案的利用还有一定的独占性，当某个用户在使用时，其他人便无法同时利用，无法像电子文件一般具有高度的共享性。

（二）档案利用手续繁琐。

由于出于安全考虑等种种原因，许多高校档案馆（室）借阅手续还比较繁琐，不接受电话及电子邮件、传真查询，需要本人或携带委托书的人员携带各种有效证件亲自来馆查询。当利用者需要利用档案时，其所需要付出的成本较高。对于校内借阅者而言，有些档案借阅手续也不简便。以我校科研档案为例，要求专利、课题等只能提供给第一作者，其他作者利用时，需提供第一作者的身份证原件及委托书。在档案部门而言是为了安全着想，很多老师能够理解，但也存在一些老师不理解的情况，尤其是导师有时为了帮助学生，将专利第一作者让与学生，但在学生毕业后，导师需要利用该专利时，再联系学生要身份证及委托书就不是那么便捷，这样老师会觉得利用不方便，对档案馆（室）有一定的排斥情绪。

（三）档案信息化程度参差不齐。

高校之间的档案工作发展极不平衡，其信息化程度也参差不齐。就地域而言，沿海经济发达的地区，高校档案信息化水平较高，许多高校已将档案信息化工作列入学校“数字校园”建设整体规划，有些已完成档案信息化的资源建设阶段，而内陆地区受限于经济投入，信息化水平往往较低，许多院校甚至完全没有开始。就办学层次而言，“985工程”“211工程”学校整体发展水平高，而一般普通院校受重视程度较低，因此档案信息化开展也较为缓慢。美国在上世纪90年代中期就建成了档案信息导航系统（NALR），实现了全国高校数字档案资源的网上集成化查询检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。目前通过美国档案信息总网站，可检索到200多个高校档案馆的数字化档案。[1]而在我国高校中，尚未形成档案信息网络一体化，许多高校都是自己内部开展信息化工作，各高校之间信息资源并不共享，形成一个又一个信息孤岛。信息化程度的高低在一定程度上也影响着档案利用效果。

（四）被动利用的多，主动提供利用的少。

目前档案馆（室）主要的利用方式是利用者上门查阅档案，工作人员根据利用者需求提供相关档案资料，而主动发布档案信息还比较少。许多高校档案部门没有把握时机，主动介入学校的发展，对许多重大活动的参与极少，没有主动为学校的重大活动提供服务，只是被动的坐等他人上门利用。我国高校档案馆是作为学校内部机构，与国家公共档案馆性质有所不同，它所服务的对象大多也局限于本校机关各部门、教职员工、学生以及校友，对社会其他各界、各部门提供服务较少，有时基于档案保密规定，高校档案并不提供给社会利用。社会各界对高校档案利用意识也比较薄弱，一般情况下较少会主动到高校档案馆（室）利用档案。

（五）档案工作人员素质不断提高。

随着档案学科建设的发展，许多建立档案学专业的高校每年为社会输送大量毕业生，包括许多研究生。同时，由于高等院校对工作人员学历学位的要求不断提高，进入高校工作的人员很多需要具有硕士学位，新进档案工作人员的学历要求也相应提高。因此，近些年来，高校档案工作者高学历队伍不断扩大，工作人员综合素质不断提高，为高校档案工作带来了新鲜血液。随着高校档案工作人员素质的不断提高，高校档案部门不再是传统意义上的偏冷部门，高校档案工作人员积极改变传统的档案利用方式，努力探索档案利用工作的新途径和新方法，更好地开展档案信息化建设，为全校师生提供更加便捷、优质、高效的档案利用服务。

二、档案利用工作新举措

（一）开展档案信息化工作，改变传统利用方式方法。

信息化已经成为历史的潮流，档案工作也应与时俱进，不能固步自封。高校档案部门应加快与学校其他部门信息系统的对接，如OA系统、教务系统、科研系统等，将其形成的电子文件信息直接与档案管理系统对接，及时获取各业务部门所形成的电子数据，并保存归档。同时，将馆（室）藏档案逐步进行扫描和数字化，有效开发数字档案信息资源。有条件的高校可将档案数字化工作采取外包的方式，以最快的速度实现本校档案信息资源的数字化加工；对于尚无条件完全数字化的高校，可将利用率高的档案先行数字化，分步进行、逐步开展。在数字化档案资源建设的基础上，通过全文检索，可大大提高查全率与查准率，减少查阅档案的时间。例如，新生录取花名册历来是利用率较高的一类教学档案，尤其在毕业季利用率极高。在传统的利用中，工作人员需根据年级、省份、专业、姓名进行手工一页页翻阅查找，而将其扫描数字化整理后，通过简单的名字检索即可快速定位，直接打印，不仅节约了时间成本，同时也大大减少了对录取花名册原件的反复利用，极大保护了档案原件。毕业生的学籍证明等档案材料也属于利用较为频繁的一类档案，笔者所在学校开发了一个学籍证明自助打印系统，通过教务处、研究生院毕业生信息的导入，可在电子设备上自动生成毕业生所需的中英文学历证明、学位证明，在校期间成绩等材料。毕业生在自助打印系统上读取身份证信息，便可快速获取这些材料，极大方便了利用者。

（二）开设档案选修课，提高学生档案利用意识。

2008年新修订的《高等学校档案管理办法》中再次强调有条件的高校，可以开设档案管理选修课或创设爱国主义教育基地等。目前，全国有33所高校开设有档案学（本科）专业。需要注意的是，档案公选课应避免过度专业化，而应注重理论与实践相结合，融知识性与趣味性于一体，旨在普及档案知识和培养学生的档案意识，提高学生认识和利用档案的能力和水平。[2]通过开设档案选修课，加大档案宣传，让在校师生对档案不那么陌生，消除其神秘感。通过档案宣传，也能让师生对档案部门有所了解，当其需要查阅相关档案资料时，能知道到哪里寻求帮助。同时，可结合本校校史，开展相应专题课程，宣传本校文化，从而达到利用档案弘扬本校文化传承的目的。

（三）简化查档手续，多渠道提供利用。

档案用户利用体验的好坏程度与其之后需要利用档案时向档案部门求助的意愿强烈程度成正比。若其每次去档案部门皆能获得所需材料，且所需利用成本低，即利用体验良好，那之后当其有所需求时，便会主动到档案部门查询；反之，将不愿再入档案馆（室）。高校档案部门作为学校内设机构，可尝试简化利用手续，提高用户需求体验。通过校内网，将校内部门所需利用的档案提供网络化利用的方式，这样可以免去利用者到现场所花费的时间，极大方便了利用者。同时，档案工作人员可将馆（室）藏档案根据需求，通过系统编研工作编制不同的专题目录，并且实现甚至全文检索。例如有关人事任免、机构设置、历史沿革、规章制度等专题，在利用者有需求时，能在最短的时间内提供专题服务。这类目录具有直观性，便于特性检索，同时能反映某个方面的历史沿革，对于编写学校校史也具有极为便捷的参考作用。

（四）打破“信息独享”，从独享走向共享。

随着我国高等院校近些年来在社会文化事业发展过程中的影响力逐渐增大，社会科学研究与人文交流领域需要高校参与其中，并发挥重要的知识导向作用，而高校也需要社会的大平台支持进行学校自身的深化改革与发展，而扭转“信息鸿沟”问题，打破“信息独享”问题成为高校档案管理机构，乃至高校决策层急需解决的问题。[3]加快高校档案数字化进程，全面实现档案数字化，整合现有的档案资源，力求早日建成全国性的高校档案信息联网检索系统，达到“资源共享”，方便用户利用。同时，在数字化的基础上，编制适用于各类人群的检索工具，包括档案工作者管理使用的以及用户利用的检索工具，使不同身份的人能根据自己的身份和需求使用相应的检索工具，快速检索到自己所需信息。

档案利用服务工作是高校档案工作的重要环节，是衡量高校档案工作水平的一个重要指标。在数字化背景下，高校档案部门只有借助信息化这个“东风”，通过多方努力，转变服务方式方法，切实改变工作作风，用活档案资源，才能更好的提升高校档案服务水平和服务质量。