新媒体环境下高校档案管理工作与建议

黄 华

（宁夏职业技术学院，宁夏银川 750021）

新媒体是相对于传统媒体而言的，以信息技术为核心的新的媒体传播形式。新媒体具有开放性、容量大、传播速度快等特点，网络、手机、数字电视是新媒体的代表。当下，新媒体已经成为人们接收、传播信息的主要渠道。在新媒体背景下，高校档案管理工作也出现了许多新情况、新问题，这不得不引起我们的关注。

1 新媒体给高校档案管理工作带来的影响

1.1 新媒体给传统档案管理理念带来了挑战

如今，人类已经进入了互联网+时代。在互联网+时代，新媒体也在各个领域广泛运用开来，新媒体同样给高校档案管理工作带来了深远的影响。与传统媒体相比，新媒体在内容、传播、检索和互动方面更有优势。如今，我国高校的互联网、宽带局域网络建设日渐完善，许多高校档案室也在档案信息处理、数字化存储和传输等方面采用了新媒体技术和设备，这也使得高校档案管理工作更加专业化。不过，仍有部分高校的档案信息化建设水平较低，原因是一些高校管理者对新媒体认识不足，档案管理工作的地位较低，管理人员的职责不明，档案管理缺少制度和物资保障。从某种角度来看，新媒体环境下，高校传统的档案管理理念也面临着挑战。相关人员只有转变传统的管理理念，才能推动档案管理工作不断向前发展。

1.2 高校档案管理模式迎来了新的考验

传统的高校档案管理工作以手工方式为主，档案则以纸质档案、原始档案为主，档案服务对象单一，一般只服务本校师生，档案服务也是坐等用户上门。用户上门后，工作人员只能依靠双手去查找档案，档案服务模式落后。新媒体出现后，高校档案工作环境、服务对象都发生了新的变化，如数字档案成为档案的主体，档案存储和查阅形式都实现了智能化，档案服务和共享范围都不断扩大。这也给高校档案管理模式带来了新的考验，传统的封闭的、被动的档案管理模式已经无法满足高校档案工作需要。档案部门只有与时俱进，建立开放的、智能化档案管理模式，提高档案管理和服务的信息化水平，才能切实发挥档案的资源优势，为用户提供良好的服务。

1.3 给档案工作人员提出了更高的要求

传统的档案管理工作，对工作人员的专业能力要求较低。即便是没有接受过专业训练，许多非专业档案人员也能胜任档案管理工作。新媒体环境下的高校档案管理工作，具有档案形式多元化、服务对象广泛化、内容丰富化等特征，档案管理工作分工更精细，这也给高校档案管理队伍的综合能力提出了更高的要求。档案管理人员只有专业知识扎实、信息技术熟练，才能做好档案管理工作。但是，当前许多高校的档案管理人员大都学历较低，年龄较大，这些人的学习意识和自我管理能力相对较弱。一些人不仅工作理念落后，而且业务水平不高，难以为高校档案管理工作提供智力支持。建设专业的档案管理队伍，也成为高校档案管理工作的当务之急。

2 新媒体时代做好档案管理工作的核心素养

2.1 政治思想素质

作为高校管理工作的重要组成部分，档案管理主要负责相对基础性的管理事务。然而由于涉及到人才选拔培训等各项与人力资源管理密切关联的内容，因此管理工作者必须具有良好的思想道德水平。因此，新媒体时代做好档案管理工作的核心素养首重政治思想素质。管理者必须首先把正确的政治方向放在首位，坚持四项基本原则，拥护中国共产党的基本路线、方针和政策，认真学习“三个代表”重要思想、科学发展观和“八荣八耻”。日常工作中需认真参加政治学习和党员组织生活，不断提高对共产党的认识，不断拓宽政治知识面，不断提高自身文化素养。要努力向优秀共产党员学习，始终以一名合格共产党员标准严格要求自身。要以身作则、严于律己，始终牢固树立马克思主义世界观、人生观、价值观，树立正确的权力观、利益观，时刻自重、自省、自警、自励。要始终以党章、党的制度规范自身行为，用党的纪律约束自己。要多与爱学习的人交往、多与坦诚敢言的人接触、多与品德高尚的人深谈，从而使自身学知识、受熏陶、冶情操。

2.2 工作素质

档案管理不仅需要全面收集、及时整理和存放保管各类档案资料，也需要随着档案管理的时代发展要求不断提高和优化管理思想与具体举措。因此，档案管理工作素质直接决定着管理工作品质和成效，也就直接影响着未来选拔培训人才的可靠性与成效性。

优秀的档案管理工作者需要持之以恒地认真学习业务知识，虚心向前辈和同事请教，不耻下问，尊重领导，团结同事，熟练掌握专业业务知识，要按规定做好档案收集，接收各部门形成的符合要求的归档资料，确保移交手续齐全。要按规定进行档案分类与编目。

3 新媒体环境下完善高校档案管理工作的思考和建议

3.1 转变观念，优化管理体系

高校档案工作是高校教学、科研、党政机关服务体系的重要组成部分，其发展和完善离不开高校领导的关心和支持。学校管理者转变思想观念，从思想上给予高校档案工作媒体化以重视，是新媒体环境下推动高校档案管理工作发展的基础和前提。所以，高校领导要正视新媒体对档案管理工作的影响，树立新媒体档案观。然后，放眼未来，主动去适应新媒体大环境，加大档案管理投入，提高档案馆、档案室建设水平，开发或引进先进的档案管理系统，为档案管理工作提供充足的硬件设备和强有力的技术支持，与此同时，建立与新媒体档案管理工作匹配的管理制度和管理体系，为档案管理工作顺利开展打好基础。在此基础上，在校内积极开展档案宣传工作，提高学校师生对档案工作的关注度。为了提高全员的档案意识，有关部门还要做好档案监督管理工作，推动各部门加强合作，共同做好档案工作，使档案管理工作更加标准和规范。

3.2 开展档案标准化建设，加快信息化进程

高校是高新技术的重要发源地，也是信息技术的强辐射区。如今，互联网已经与高校师生的生活和学习建立了紧密的联系，他们的信息需求也更多元化。高校档案馆只有准确把握时代发展动脉，全面了解用户的需求，走信息化建设之路，才能避免落伍、被淘汰的命运。因此，在互联网环境下，高校要就档案标准化建设进行合理规划，制定档案标准化年度建设方案，明确档案归档标准、管理要求、查阅流程，逐步推进档案信息开发和建设，确保档案信息化建设有章可循。如在档案收集方面，以国家档案局制定的统一标准为标准，严格档案著录格式、标引规则、电子档案接收标准，提高数据库设计水平，统一微缩复制品的规格，以提高档案信息存储和利用效率。然后，发挥高校的技术和人才优势，构建档案管理一站式平台，运用数据软件将学校档案信息在线归档，实现档案一站式查询、资源高度共享。

3.3 探索档案传播新途径，提高档案服务水平

为用户提供信息服务，是档案的价值所在。进一步来说，档案数字化建设不是档案工作的重点，档案利用和利用效果，才是档案馆最关心的问题，这也是档案传播过程中的重中之重。在互联网环境下，高校档案工作只有以“满足用户的信息需求”为出发点，积极探索档案资源传播和利用新途径，创新档案信息服务方式，才能将档案工作越做越好。那么，如何满足用户的信息需求呢，笔者认为，重点要做好以下几点：首先，在做好文书档案、科研档案管理，满足高校基本的教研和管理工作需要的基础上，加大民生档案、民族档案、地方特色档案、学生就业档案开发力度，构筑特色馆藏档案，满足用户的特殊信息需求。其次，构建多元化、多层次的档案利用体系，密切关注高校改革与发展动态，积极参与学校的重大活动，将档案工作与高校发展融为一体。再次，建立用户体验服务平台，改进档案服务方式，简化档案服务流程，满足广大师生的信息资源需要。同时发挥档案的育人功能，变档案馆为爱国主义教育基地、社会实践基地和科学知识普及场所，推出特色档案文化产品，举办各类档案专题展览，彰显学校的文化特色。最后，开设档案管理互动平台，加强与高校师生的互动，不断改进服务方式，提高档案服务能力。

3.4 重视档案队伍建设，提高新媒体驾驭能力

档案管理人员在高校档案管理工作中起着主导作用。提高他们的综合素质，可以从根本上提高高校档案管理水平。所以，高校要重视和加强档案管理队伍建设，引进专业的档案管理人员，建设一支年轻的档案管理队伍。然后，开展职业道德教育，提高工作人员的职业素养和道德水平，培养他们热爱工作、实事求是的工作作风。与此同时，开展专业技能培训，使档案人员通过档案法律知识、网络技术学习，了解网络媒体发展趋势，提高网络媒介操作技能和业务能力。高校档案工作人员也要加强自主学习，通过自主学习掌握更多的互联网知识和技能，不断提高自己的知识和技能水平。然后，积极主动地开展档案管理工作，为高校档案管理工作发展做出积极贡献。

4 结语

总之，新媒体为高校档案管理工作注入了活力，但是新媒体也给高校档案管理工作带来了挑战。所以，高校要转变传统的思想观念，并从硬件设施建设、制度建设、队伍建设做起，逐步推动档案信息化建设，以发挥档案在高校教学管理中的重要作用，拓宽档案管理发展道路。