基于ERP系统环境下的企业内部控制研究

周利

摘 要 随着市场竞争的日益激烈和信息化技术的飞速发展，ERP信息系统越来越多地被企业运用。企业在ERP系统环境下实施内部控制，所面临的控制环境发生了根本变化，这使企业内部控制面临新的挑战和风险。如何将ERP系统与企业内部控制进行有效融合，使两者在运营管理中充分地发挥协同效应，成为目前企业管理中值得研究的现实问题。本文结合企业实际，分析现阶段ERP系统环境下内部控制存在的主要问题，并探寻对策建议，从而为提升企业总体管理水平、促使企业持续健康长远发展提供借鉴意义。

关键词 ERP系统 内部控制 信息技术

目前，ERP系统已逐渐成为企业提高经济增长力和管理水平的有力工具。ERP系统的广泛应用无疑为企业的经营发展注入了新的活力，但也对企业内部控制的规范提出了更高的要求。因此，探讨ERP系统和内部控制融合的途径，对ERP系统的应用及企业管理效率的提高尤为重要。

一、企业ERP系统与内部控制相融合的重要意义

在信息技术快速发展的今天，ERP系统与企业内部控制既紧密相连，又相互影响，两者进行有效融合具有十分重要的意义。

ERP系统既要符合内部控制管理的要求，又要真正为提升内部控制服务。一方面，ERP系统是集信息技术和控制管理为一体的先进管理工具，它作为内部控制管理的重要手段之一，是为实现企业不断提升管理效益服务的。另一方面，ERP系统的设计具有一定的主观性，它是根据企业的业务本质和管理要求，由主观意识的项目人员进行设计的，它在立项、开发、实施、操作等环节过程中，都受企業内部控制制度的指导和约束。

在实际工作中，推行及建设ERP系统的过程，不是简单地从手工化到系统化的过程，而是对企业内部控制制度的制定、优化以及流程再造的过程。我们不能仅仅把ERP系统看作是办公软件，而是要将ERP系统与内部控制进行有效融合，将企业的管理思想和内部控制要求有效地嵌入ERP系统中，以ERP系统平台承载内部控制，以内部控制管理思想来设计和运行ERP系统，从而有效提升企业的内部控制效率和企业的核心竞争力。

二、现阶段ERP系统环境下企业内部控制存在的主要问题

尽管ERP系统是企业管理的有效工具和手段，但因其网络环境的复杂性、管理水平的有限性、业务的多面性等特点，很多企业的内部控制无法与ERP系统有效融合，影响了ERP系统作用的发挥。现阶段，ERP系统环境下，企业内部控制存在的问题主要体现在以下4个方面：

（一）内部控制体系不科学，与ERP系统脱节

内部控制体系的内容应涵盖企业经营管理的所有方面，贯穿经营管理的所有环节，因此它应是一套科学规范的控制体系。

但有些企业内部控制体系与ERP信息系统的实际情况脱节，有的企业没有根据ERP系统的要求来设置内部控制体系;有的没有充分认识制度有效执行的重要性，没有整体的网络安全意识，没有完善的监督机制和长效机制等。这些都严重影响了企业内部控制的有效实施。

（二）内部控制组织结构不合理，无法适应ERP系统带来的控制环境变化

ERP系统的实施使得企业的内部控制环境发生变化，相应的内部组织结构和岗位设置较之以往也有很大改变。在规范的ERP系统环境下，管理结构呈现出流程化、扁平化的特点，主观人为因素被削弱，内部控制层次明显减少，控制效率更高。

但有些企业对内部控制环境的理解不够深入，特别是管理层对内部控制的管理理念认识不到位。这导致企业没有建立规范的内部控制环境，组织结构不合理，岗位分工不清晰，职责权限不明确，无法有效地将ERP系统应用到实际工作中，不能充分发挥内部控制的积极作用。

（三）业务流程控制不到位，ERP系统无法覆盖全部关键控制点

ERP的应用，使企业的工作流程标准化、系统化，使部门间的配合更加顺畅，使各生产运营环节无缝对接，减少损耗，有利于管理者全面客观掌握经营的全过程。

但有些企业业务流程没有跟上企业发展的步伐，不能满足内部控制的要求;有的业务流程并不是全面的控制，对生产运营各环节没有实现全覆盖;有的只针对重要业务部门或部分业务流程进行控制，未将有效关键控制点全部引入ERP系统中，导致控制环节出现了漏洞，影响了内部控制的效果。

（四）人员业务素质不足，影响ERP系统运行效果

ERP系统的设计运行与信息管理人员是分不开的。有些系统管理人员缺乏责任心，缺乏主动性，缺乏应对变化的能力，只负责系统正常运行的维护;对ERP系统相关技术掌握不够深入，对内部控制知识了解不够全面，对ERP系统整体的内部控制管理考虑不到位。这使得系统中很多问题得不到真正的解决，很多统计分析功能未被充分挖掘运用。

ERP管理模式采用的是集成系统，覆盖了供产销、人财物等管理工作，几乎涉及企业所有部门和员工。但很多员工对系统认知不足，对流程不熟悉，责任心不够，学习主动性不强，这导致一些人为的不当操作，从而出现很多错误信息、问题数据等，直接影响系统运行的效果。

三、改进ERP系统环境下企业内部控制的对策建议

（一）建立科学的内部控制体系

科学规范的内部控制体系，是企业取得ERP系统下内部控制效果的前提和保障，对保证企业经济目标的实现、提高管理效率、防范企业风险都有显著的作用。该体系的构建包括以下4个方面：

1.制定和执行完善的内部控制制度。ERP系统集成了企业各业务功能模块，企业要跟上时代的发展和信息技术的进步，就必须全面建设和优化ERP系统环境下企业的内部控制制度。如建立会计系统控制制度，包括会计岗位职责、会计工作流程、资金管理制度、资产管理制度、采购与付款管理、销售与收款管理、财务风险控制等;另外，还包括建立不相容职务相分离制度、审批权限管理制度、客户信用管理制度等。

建立完善的内部控制制度是企业提升管理水平的关键，但更重要的是，企业必须严格贯彻落实内部控制制度才能有效发挥其作用。在执行过程中，要不定期检查制度执行的效果，发现不合理的地方及时改进。同时，通过内部控制制度的建设与执行，让企业部门间建立起有效的联动机制，促进部门间的协作和监督，以保证ERP系统下内部控制得到真正有效的发挥。

2.建立系统网络安全管理制度。ERP系统是企业全部业务数据的基础平台，也是内部控制的有效手段。ERP系统的安全性十分重要，一旦被破坏，将给企业带来巨大的损失。企业应当增强系统网络安全意识，加强ERP系统的运行和维护。首先，依照国家相关法律法规政策，制定安全管理的总体方针和安全策略。其次，根据业务性质、重要程度、涉密等级等，确定系统的安全等级，根据安全等级建立系统网络安全的各项管理制度和技术标准，规范基础设施建设、系统和网络平台建设、应用系统开发、运行管理等重要环节。制定管理人员和操作人员的日常操作规程，从而形成由安全政策、管理制度、操作规程等构成的全面的、系统的系统网络安全管理制度，以保证ERP系统数据的安全性和完整性。

3.建立完善的监督机制。积极实施内外部审计，建立完善的监督机制，降低ERP系统下的企业内部控制风险。企业应设立内部审计部门，加强内部控制评估，加强对ERP系统各环节的检查与监督，特别是对风险控制环节，及时发现风险点。企业还应加强第三方外部审计机构对系统的维护和对操作过程进行检查，对内部控制的设计和运行进行评估，及時发现内部控制缺陷，并加以整改，从而提高企业的内部控制管理水平。

4.建立长效机制。随着企业的发展、业务流程的变化、内部控制要求的提高，ERP系统将不适应新的需求。企业应建立健全长效机制，适时对ERP系统进行评估，适时修改ERP系统的功能设置、控制流程和控制措施，及时优化内部控制体系，从而随时保证系统和体系的规范性、健全性和合理性。

（二）优化和完善内部控制环境

企业内部环境是指对企业内部控制制度建立和运行产生影响和制约的各种内部因素，它是内部控制实施的基础。具体体现为：

1.建立合理的组织结构。建立有利于ERP环境下的组织结构，包括依法设置股东大会、董事会、监事会、经理等，使得所设立的各职能部门真正发挥监管作用。

2.设置明确的岗位职责，建立完善的岗位管理体系。企业应根据ERP系统的设置来制定明确的岗位分工和职责，建立岗位管理制度，加强控制体系。企业应根据实际经营需要和内部牵制要求，实行关键岗位分离制与轮岗制，设置交叉岗位;各岗位既相互制约，又相互独立，从而避免舞弊现象，以提高内部控制效率。

3.确立管理层在企业经营中的核心地位。管理层对内部控制和ERP系统的重视程度是优化内部控制环境的关键。为推动内部控制能在ERP系统下得到有效实施，必须得到管理层的大力支持，必须加强管理层的内部控制意识，从而实现ERP系统对企业的全面管控。

（三）加强业务流程控制

随着企业规模的扩大，组织机构也逐渐庞大，分工也越来越细，现有业务流程已不能适应企业的管理需求。企业就必须对业务流程进行变革和优化，其核心是结合现有内部控制的需求，将优化后的业务流程嵌合在ERP系统中。首先，企业要对内部控制进行全面评估，对现有流程进行重新梳理，识别缺失的关键环节和需要改善的环节，细化核心业务环节和关键业务流程，使关键控制点发挥应有的控制作用;将ERP系统内部控制工作从制度优化、流程整合、措施贯彻等各个环节与生产经营紧密结合。其次，业务流程要进行动态管理、持续优化，适时调整流程岗位对应表，确保每个员工和相应流程准确对应，并切实执行，从而达到企业运行有序、管理效率更高的目的。

（四）加强全员的系统培训

ERP系统的应用，对企业员工的职业素养和专业技能提出了更高的要求。因此，企业必须加强员工的培训和培养。首先，加强系统管理人员职业道德和业务能力的培养，为其提供学习和培训的机会，提高他们对系统的管理控制能力和功能模块的开发维护能力。其次，加强全员职业素养、管理理念、安全意识等的培养，全面提高全员的责任心和管理意识。最后，加强全员系统知识的培训，培训全员系统操作知识、业务流程、运行逻辑及控制关键点等，从而让全体员工全面了解内部控制环节，熟练掌握系统的操作知识，并能有效地将业务知识和系统管理知识高度融合，以此提高企业整体的管理水平。

四、结语

ERP系统的应用，给企业内部控制带来了新的变化，同时也给企业带来了机遇和风险。只有将ERP系统与内部控制进行有效融合，通过建立科学的内部控制制度、良好的内部控制环境、合理的业务控制流程、全员的系统培训，才能有效地规避风险，提高经营效率，使企业走向健康持续发展的良性循环的轨道上，从而为企业的发展创造更大的价值。

（作者单位为重庆大学出版社有限公司）

参考文献

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