企业档案管理电子信息化及其重要性分析

文/李敏，正元地理信息集团股份有限公司山东分公司

1 企业档案管理现状

1.1 企业欠缺对档案管理工作重要性的认识

一直以来，档案管理工作的作用和重要性在企业中常常受到忽视，不管是企业的领导还是具体的档案管理工作人员都欠缺对档案管理工作的正确认识。一些工作人员只把档案管理工作看成是简单的对文件保存的工作，这种工作枯燥乏味，既不能为企业带来巨大的经济利益，又没有为企业的成长贡献力量。这种错误的认识导致档案管理工作长期被忽视，员工工作积极性降低，没有创新的动力，最终和企业的现代化发展相脱节。

1.2 档案管理制度不完善

当前，我国的企业档案管理没有一个完善的管理制度，这样就会造成企业的档案管理过程中出现混乱。一个良好的管理制度可以规范企业的管理人员与工作行为，并对具体的工作提供重要的参考规范，有利于企业档案管理的正规化与完善。

1.3 档案管理电子信息化进展缓慢

档案管理电子信息化要求企业要配置相应的软件和硬件设备，为档案管理电子信息化提供外部保障。同时，档案管理工作人员也要有良好的电子网络技术，能够满足档案管理电子信息化的工作需要。但是，由于企业对档案管理认识水平的欠缺，导致档案管理电子信息化的设备不足，不能满足工作要求。另一方面，档案管理工作人员中很大一部分中老年群体，这部分工作人员对网络技术欠缺敏感度，不能熟练应用电子信息技术。种种原因导致了企业档案管理电子信息化进展缓慢，不能满足企业档案管理现代化的发展需要。

2 企业档案管理电子信息化重要性

随着信息化时代的发展和互联网的出现，人们的生活已经离不开手机和电脑等设备，很多业务和需求都是在信息化手段的支持下完成，企业档案管理工作也是一样，将信息化技术与企业档案管理工作融合，产生的企业档案管理电子信息化对于企业未来的发展十分关键。企业档案管理电子信息化会根据专业性技术和财务工作将所有的资料与文件归纳分类，形成集成化管控，工作人员寻找什么只要通过信息化技术就可以，提高了全体的工作效率，所有的信息实现平台共享，各个部门的人无需四处寻找文件，只要通过电脑下载即可。减轻了企业档案管理的工作量，提高了工作人员的管理效率。

企业档案管理电子信息化可以将文件完好的保存下来，重要的文档保存下来，为公司未来的发展和经营提供了准确的数据参考，员工在寻找文件的时候可以使用信息化手段下载文件，无需接触原文件，无形中对原文件进行了保护，提高了企业档案管理的原件保存度。企业档案管理电子信息化突破了原有的地域限制障碍，只要有互联网的地区，就能够查询到跨地区和跨时空的档案数据，通过企业档案管理电子信息化的建立，有利于企业加快自主创新的步伐，完善对企业实时动态的管理与跟踪，有利于企业宏观决策的制定。

3 强化企业档案管理电子信息化的措施

3.1 国家相关的管理规章制度

企业的档案管理工作具有自己的特点与保密的要求，不同级别的管理者对于档案资料的管理与使用权限也是不一样的。使用相关的计算机软件系统可以对使用者的权限与密码进行设定。这样可以为档案管理提供重要的保密支持与管理工作。2012年8月29日，国家档案局印发《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7 号）第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定相关标准。移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。

3.2 实时收集档案资料

档案的实时性是管理档案中重要的环节，收集档案资料，及时确认企业档案的完整性，对档案进行清晰的认定和归档是公司企业档案管理中重要的一环。首先，企业管理中应清晰的分配给档案管理部门具体的业务及岗位职责，为其定档案室，明确的制定文书管理、材料整理、档案归类等相应制度，明确落实员工岗位责任，将任务安排到个人，全方位确保档案的及时归档，并定期对其进行整理补充，确保档案信息的完整与实时性。

3.3 划分多级权限

如果根据各个企业所属的行业特征，为企业的档案信息设置保密等级，从而在企业档案电子信息化管理工作中设定一定档案查阅权限，在企业档案电子信息化管理系统中，无论是平台修改还是查询都应该有着相应的权限范围，并且严格设定浏览器的应用权限，将企业档案电子信息化管理的保密性落实到实处，根据档案信息的保密等级，确定该档案是否可以查阅、下载或者打印，整个应用软件在企业档案电子信息化管理平台中都应做好加密处理，从而有效的保证了企业经营活动的稳定安全，保证信息资源的完整以及高度机密，既能实现资源共享，方便所有的人查阅，保护原文件，又能实现企业档案信息的等级制度，只有这样才能对工作人员起到约束的作用，权责分明，责任明确，将企业档案电子信息化管理工作真正落实。

4 结束语

在企业的档案管理工作中使用电子信息化技术可以提高档案管理的真实与准确，这对企业的经营提供重要的基础支持，有利于实现企业的健康、稳定、可持续发展。凡是应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等），要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对重要电子档案实行异地异质备份保管，确保党和国家重要档案绝对安全。建立标准，采取措施，确保电子文件、电子档案长期保存和利用。