档案管理原理在档案管理现代化中的运用

文/王中瑞，吉林省洮南市机关事务服务中心

1 档案管理原理概述

档案管理工作一直在不断革新，逐渐进入到现代化档案管理中。值得注意的是档案管理工作程序非常多，需要不断记录最新数据，及时对数据进行统计分析，属于缓慢型管理。当前社会越来越关注档案管理现代化建设，档案管理工作开展期间，包含很多管理阶段，不同档案管理阶段呈现出不同的档案管理原理。从客观角度来讲，档案管理的很多活动严重阻碍了社会中各种档案之间的沟通以及交流，档案管理具有封闭性特点，因此档案的管理与档案的利用之间存在一定的冲突性，这种冲突性激发出各种档案管理矛盾，这期间就需要严格遵循档案管理原则，主要包含标准化、简洁化、统一化、通用化以及最优化。

1.1 标准化：档案管理原理中标准化主要是指在档案管理中需要根据基础管理标准、技术管理标准为出发点。基础档案标准管理需要注意，根据相关规定进行档案管理，严格遵守档案管理规章制度。技术档案管理标准主要是现代化档案管理中一定要积极引进先进档案管理设备以及各种电子信息技术，合法、合理的对档案进行管理。

1.2 简洁化：简洁化主要是因为档案管理信息比较繁杂，同时数据更是非常多，需要尽量保证档案管理的各种类型简洁化，将重复多余的档案管理项目进行删除，减少档案管理的冗余环节，这样才能真正实现档案管理的高效、简洁。

1.3 统一化：档案管理还需要严格遵守统一化原理。统一化主要是树立明确的档案管理目标，对各个类型的档案管理都需要遵守统一的管理规范；不管是档案还是档案内容存在的不同，都需要进行统一管理，不断改进档案管理中存在的疏忽以及偏颇问题；档案管理手段以及模式积极实现统一。

1.4 通用化：通用化在档案管理中的体现主要在档案重复管理方面。档案管理中包含文书立卷、档案编号、档案鉴定以及档案标引等各种程序，这些程序的管理都需要统一操作，及时对各项目的管理进行更新，保证档案管理能够跟上社会发展的步伐。

2 档案管理原理在档案管理现代化中的运用策略

2.1 反馈原理的运用

在档案管理工作中，反馈原理可以简单理解为档案信息得到利用后的认识与创新。档案信息的价值取决于其在社会中能够发挥出的作用，而非是档案管理工作的完善与否，因此即便当前的档案管理工作尚不够完善，但档案信息本身的价值却并不会因此而受到影响。因此，档案管理现代化需要以反馈原理为基础，将档案提供利用环节充分重视起来，使档案信息最大化的发挥出自身价值，并实现对其社会效益、经济效益的全面反馈。这样一来，档案信息的重要性能够被充分体现出来，而人们也能够正确认识到档案管理的现实意义，进而对档案管理进行更多的了解，并提供更多的支持，这对于档案管理现代化来说是非常关键的[3]。另外，档案信息的使用反馈还能够及时体现出当前档案信息的问题以及其在实际应用过程中存在的不足，而档案管理人员则能够在基础上对当前档案管理的结构、内容、模式等多方面展开针对性的创新、改进、拓展，从而更好的满足社会对于档案信息的需求，促进档案管理现代化的发展。

2.2 系统管理原理的运用

系统管理通常是指相对于分割式管理模式的一种管理思想，其主要目的是一整体观念为核心构建一个相对庞大且系统化的管理模式，从而实现对系统工程的有效管理。而在檔案管理工作中，系统管理原理则可以理解为不同工作环节、工作内容在实际工作中的有效沟通与协同合作，这对于解决当前档案管理工作中各部门各自为政的问题能够起到很大的帮助。因此，在档案管理工作中，档案管理人员必须要对系统管理的重要性进行充分的认识，将档案管理工作看做是一项系统工程，明确自身在这一系统中的责任与作用。而管理人员则需要坚持系统管理的思想展开管理工作，加强各部门的工作信息沟通，注意对各部门工作进行有效协调，从而改变各部门的工作状态，加深各部门间的工作联系，使档案管理的工作效率得到大大提升。

2.3 整分合原理的运用

整分合原理要求管理工作必须要从系统工程的整体入手，了解发展过程，总结发展规律，同时将整体分解为不同功能的部分，之后在通过合理的组织使各个部分能够合为一体，使系统工程的分工更加明确。各部分联系更加紧密。而在档案管理工作中，则需要基于这一管理思想展开对管理目标的制定，对档案管理工作的当前实际情况以及具体流程进行了解，确立科学合理的整体目标，之后根据档案整理、档案保管、档案检索、档案收集等各个环节将整体目标细化为各部门的具体工作目标，同时对工作责任、职能范围进行明确。而在实际工作中，则需要通过针对性的组织管理来将各个环节的工作内容综合联系起来，这样一来，档案管理不仅能够实现各部门的明确分工，使各部门的工作职能得到更好的发挥，而档案管理的工作效率也会随之提升。

2.4 动力原理的运用

从档案管理工作的角度来看，我们可以将动力原理简单理解为对科学技术、硬件设施等因素的充分利用，而在当前形势下，档案管理工作则需要将技术创新、硬件基础设施建设、人才培养等工作重视起来，对现有资源进行最大化的合理利用，从而将科学技术、先进设备、信息系统的作用充分发挥出来，为档案管理现代化的实现提供强有力的基础与动力。

3 结语

档案管理工作是一项复杂的系统工作，耗时较长，只有充分认识案管理原理在档案管理现代化中的实际应用价值才能不断的提高档案管理工作的有序性、科学性、完整性以及安全性。在实际的应用中，应该不断提高档案的保护意识与管理能力，减少外界环境对档案资料的破坏，实现档案管理对于社会的现代化建设和国民经济发展的重要实用意义与价值。