浅议企业采购活动过程中的内部审计

文/康娅娟，宁夏回族自治区烟草公司银川市公司

1 采购过程的内部审核

1.1 采购需求阶段的招标工作

企业的物资采购应采用集中采购的方式，避免物资过于分散采购或者长时间不进行采购，这样能够促使企业招标采购成本降低，并提升其招标采购的效率，并合理有效的进行资源的整合，大大增强了工作效率。重大、高技术工程项目和物资采购项目，组织相关专家论证，实行集体决策和审批。项目决策失败，实行责任追究制度。

1.2 投标、评标和中标阶段

首先，通过采用公开招标或其他采购方式，对招标代理机构实施合理化选择。如：确定招标代理机构的设立，在招标项目开展时随机选择代理机构，每年对合作的代理机构实行审查，不符合标准的代理机构在下一年将取消招标代理机构合作资格;合理防范代理勾结。

第二，制定采购计划，负责业务实施的审核部门，在项目实施前，对项目的技术、商业需求及潜在供货商进行研究，并按要求编制采购计划。向负责采购的管理部门进行汇报，组织财务、审计、法律、法规等部门及有关部门进行评审，并经采购管理部门组织会议审核批准。采购计划包括两部分：商业计划和技术计划。具体实施标准要求和格式由公司采购管理部门另行公布。

评标工作由招标人委托招标代理机构依法设立的评标委员会进行。评标人员由招标方代表和不少于全体成员三分之二的技术经济专家组成，五名以上单数成员。所有有关评标、授标的材料应以书面形式向采购单位报告招标情况、招标过程情况，并归档，“逐项”进行内部审计和监督。

1.3 合同签订、验收、项目评估阶段

中标通知书给出后，企业应当在规定的时间内，根据中标通知书、招标文件和中标人的投标文件，签订书面合同。

财务管理部门和内审部门对合同的签订、履行、分工进行检查，对项目或材料采集购买的验收过程进行监督和审计。项目评估时段，财务管理及内部审计，参与项目立项、招投标执行、合同执行、验收结算、项目效益等方面的项目符合性及实际效果评估。

2 企业采购货物的现状

2.1 缺乏系统性。企业的生产经营少不了物资采购，其对企业的日常运作来说非常重要，但是由于部门的不同，对物资的需求也有所不同，进行物资采购的时间和数量也都会不同，这种不同化随着企业经营及业务范围的不断扩大，还有业务部门的不断增加，也在迅速发生改变。这导致企业缺乏系统的、有计划的采购物资，有时会有大量的物资采购计划，中期需要在没有采购的情况下减少，有时没有计划，需要紧急采购。

2.2 大部分传统的材料采购,采购人员和供应商之间通过个人接触,防止采购受到更多的监督和纪律约束,很可能给隐藏的采购人员与供应商之间创造相关的业务机会,这不仅在采购过程中影响公平公正,会使公司遭受经济损失，还有可能是采购的材料不符合生产和使用标准，影响公司生产经营活动的安全，影响公司的社会声誉和形象。

3 企业对于完善集中采购工作相关建议

3.1 完善制度，确保集中采购的规范化运作

首先，实施集中采购机制的企业,有必要梳理现有采购体系,与企业的实际状况进行有效结合，并针对国家的相关法律、法规，改善现有的管理机制,修改有关的采购管理标准和工作流程,提高采购的可行性和标准化机制。修订和改进后的采购标准将作为采购人员的约束和指导方针，可有效避免各种采购风险和非常规行为。其次，要建立完善的组织结构，采购人员必须坚持相互合作、相互监督的原则，从而实现分流和切断贿赂来源的权利。第三，对集中采购项目的范围、限制标准等方面进行更详细的划分，对采购文件进行规范、明确采购内容，完善集中采购管理，规范采购做法。

3.2 组织内部审核机构进行物资的集中采购

一是完善物资采购内部审计机构。从设计的角度来看企业的内部审计组织模式,最权威的、独立的和科学的内部审计组织应该是：企业的内部审计委员会应当直接由董事会，监事会有效地监督内部审计工作,设立内部审计机构内部审计委员会办公室，具体负责内部审计工作。

二是科学设置内部审计程序。国有企业设立内部审计机构后，应当按期对物资集中采购进行审计。在进行内部审计的过程中，应科学完善内部审计程序，实现内部审计的职能。只有内部审计过程科学完善，才能发现当前集中采购存在的不足，提出改进建议，提高集中采购的水平。

3.3 规范集中采购程序

科学合理地制定采购程序。第一，应实现相对集中，在原则上应对相同的采购项目实行统一的规划与安排，尽量避免重复采购等问题，优化采购成本，提高企业的经济效益。其次，认真规划招标内容，制定严格的标准，规范招标顺序、内容及相关合同。第三，对不合格供应商进行严格控制，可以有效提高供应商的竞争力，提高集中采购的质量。最后，根据企业规定的相关法律，建立相应的标准与方法。

3.4 强化监管，堵塞商业贿赂渠道

集中采购是一项涉及资金和物资的重要工作。对于此工作要做到规范化，就要设立集中采购的长期监督管理体制，形成一套科学合理有效的监督管理体制。监督要把人与岗位、岗位与事务、事物与责任、责任与利益紧密结合起来，使每个环节既相互联系，又相互制约。监督制约体制包括两方面：企业的内部监督与社会的外部监督，内部监督首先是设立和健全采购评价体系。年初，采购工作的检查结果将与年度目标考核相结合。集中采购活动中发生的违规问题必须进行严肃处理，责任必须落实。二是加强监督检查。内部审计部门应当在集中采购工作结束后实行专项审计，纪检部门要对集中采购的全部过程进行全程监管，对采购过程中出现的投诉事项进行有效监控和关注。外部监督主要是向社会公开集中采购信息相关内容。

4 结束语

企业的物资采购工作对企业来说意义非常，对企业的生产经营有着很大的作用，是企业发展的基础，要通过对物资采购活动中出现的问题或存在的隐患提出建议和解决方案，加强监督和督促整改，将监督检查转化成有形的审计结果，体现内部审计的价值。