如何做好档案统计年报工作的思考

文/吕美龄，中国铁路呼和浩特局集团公司档案馆

我于2010年开始，每年从事中国铁路呼和浩特局集团公司本级及下属单位的档案数量统计工作，并将汇总数据上报给铁路总公司和内蒙古自治区档案局，从这几年的数据统计中发现不少问题，如：各单位统计制度的责任和措施不到位，统计调查方式不规范，调查人员专业技能不过硬，源头数据采集不完整，统计数据质量不高等等。在这几年的统计工作过程中，结合其他铁路公司的经验办法，也思考出一些解决方案，希望能对呼和浩特铁路局的档案统计工作有所帮助。

1 存在问题

1.1 档案统计数据不真实、准确

数据的真实性、准确性是档案统计工作中的核心问题，统计数据的不准确主要还是源头数据的不准确造成的，主要表现为以下几个方面：

有的单位档案数量在不销毁的情况下，应逐年递增才对，但却是减少的，大多数单位存在每年的增量和前一年的总量加起来不等于今年档案库存的总量，咨询后也说不出所缺档案数量的去向，是一笔糊涂账，文书档案铁路局从2014年之后就按“件”进行统计了，可大多数单位都是以“件”统计完，又把装了几盒算在文书“卷”的统计内，造成重复统计。

有的单位档案数量与档案编目数应呈正相关，即档案数量增长，档案编目数量也应随着增长才对。但有的单位其中以“件”为保管单位的文书档案，其归档文件目录却呈减少状态，他的机读文件目录也没有增加，以“卷”为保管单位的科技档案、会计档案、专门档案等的卷内目录和案卷目录也呈现下降趋势，2014年后铁总又要求统计全引目录，我们铁路局这项内容的数据基本没有。这有问题的原因可能是实行电子文件管理后，没有再进行文件目录录入，或压根就没有做目录录入工作造成的。

各单位的录音、录像磁带、底图、照片、实物档案的数量每年不是增长，反而是有的年份数据突然急剧下降，或某单位的某类档案直接就消失为零了。现在随着铁路局管内基础建设项目的增加，照片、录像等实物档案是应该增加才对，不应该出现这种现象，经询问后发现大多单位要么是之前统计数量不准确，要么是之前的东西找不找了，要么是不知道项目建设施工中的照片、录像、牌匾、公章、锦旗等需要归档等情况。

在统计档案人员情况这块，每年的数据变化较大，有的档案专职人员不干档案工作，只是为走职称，那他究竟算不算档案专职人员呢，兼职档案人员更换更是频繁，几乎年年都在换，没有固定数据，专职档案人员的专业情况均是以参加培训为主，铁路局没有一名人员是科班出生。

2 档案的提供利用名存实亡

每年档案利用数据均逻辑合理，但以时间横向对比却发现异常。现在审计，监察逐年加大工作量，可我们的年利用率只有2%，有的单位一年到头甚至一卷档案都没有提供利用，这不符合实际情况。原因可能是：有的是利用的电子文件，不做登记；有的是怕泄密，压根不给借阅；有的借阅时手续不规范，不做登记等。

3 基础建设情况与实际不符

3.1 原因分析

一是档案统计管理制度不健全，每年的统计工作都存在错报漏报、拖拉、不报的现象，但作为他们的上级单位，我们并没有对此做出任何考核。每年统计工作的通知发到各站段办公室后，因办公室档案管理人员身兼数职，只是有空时再做这项工作，或交给别人来做，造成统计工作断层、拖拉、数据不准确等现象。更主要的是单位领导不重视，没人管这项工作，下去检查发现没有一家单位制定过档案统计工作的具体制度、办法、流程和工作职责等。

二是档案的基础工作不扎实，有的单位没有档案年度和历年统计台账，有的则有台账但记录不全、不详细，不及时更新数据，必然就会出现统计时拼凑、估算或照搬之前的数据等现象。

三是从事统计工作的专兼职人员业务水平不高，对统计指标的理解有差错。如：不理解密集架“组”的含义，不清楚“全宗”的意思，不明白统计表中各项数据的逻辑关系等。

四是档案统计工作须各部门协作，办公室、财务部、基建部、设备部、综合部要提供、审核、汇总上报统计数据给本单位具体管此项工作的人员，统计人员进行合理的判定后，再向我们铁路局上报。但负责统计的人员并不清楚其他档案，所以对上报的数据审核不出问题，形成“死数据”。还有一些大口单位也需统计他所管的下属单位的数据，但由于他本级的数据不清楚，导致他所汇总的数据整体不准确。

4 对策建议

4.1 建立系统的档案统计工作制度

建立档案统计工作负责制，要想使统计工作得到领导重视，有人管起来，基层站段就得形成具体的、切实可行的档案统计制度及流程要求和工作职责，还需各部门统一配合，高效优质的完成统计、审核、上报工作；局级档案馆还应建立档案统计年度考评机制，将其纳入各单位年度的综合考评中，促进档案基础工作的扎实有序进行。

4.2 建立档案统计基础单位和统计人员目录

对于铁路局来说，基层站段的组成基本是固定的，但随着这几年机构合并改组，有些单位的档案存在漏统或重复统计的现象。要想数据准确，一定要把好数据来源关，清楚统计单位来龙去脉，就能知道档案数量的去向；至于统计人员目录是为了将统计工作落实到人，便于开展管理、培训、考核。

4.3 合理规划档案人员的培训

因为从事档案统计人员大多数为办公室兼职人员，他们平时还有许多其他工作要做，再有就是兼职人员的频繁更换，加之我们培训班的时间和年底统计工作之间时间拉的较长，到年底统计时大都忘了去年是怎么统计的，并且我们的培训形式大多以讲解为主，没有让大家亲手操作过。所以今后培训人员是涉及到档案统计类别的部门都要参与培训，并将培训课程化整为零，利用微信公众号将基础知识时常学，到年底统计工作前一个月，在集中授课。或为提高学习效率，可邀请大家来档案馆实地进行统计，并时常利用微信、电话和大家讨论、交流，或邀请铁路总公司专家来授课答疑等。最后可通过考试、展示等形式，检验学习成果。

总之，通过上述办法，将档案统计工作与其他档案基础业务形成环环相扣态势，不孤立于其他部门，使统计数据正确率、利用率都能得到提高。