信息化背景下煤炭企业的档案管理

文/韩冬霞，山东良庄矿业有限公司

随着煤炭企业的现代化建设脚步不断加快，各种办公软硬件的广泛应用，极大推动了煤炭企业档案办公自动化水平的大大提高，促进档案基础岗位建设的重心开始向信息化和现代化转移，开展档案现代化管理和信息化建设势在必行。

1 煤炭技术档案管理工作的问题分析

1.1 档案管理散乱

卷宗编制内容不完整，体制不规范，未有完整有效的管理体系，同时也缺少相应的管理工具。与传统档案的管理相比较，信息化档案管理有其优势，但是在转变的过程中也存在问题，其中一部分煤炭企业中，档案管理工作是以领导的意识为转移的，另一部分煤炭企业的档案管理工作止步不前，档案管理信息化建设重视程度不够，投入比较少，依然处于传统的管理阶段，进而造成档案管理工作滞后。

1.2 管理团队的沟通较弱

在大多煤炭企业的档案管理中，多数的管理团队均是分割开来的，即各个单位的档案管理相对独立，上下级单位之间档案管理往来也相对比较少。同时煤炭企业档案具有复杂性，各个企业的档案管理体系均不相同，相比更加的繁复，在具体管理细节上，各单位之间存在标准不一、协调较难的一些弊病，造成档案信息不能充分地共享，在一定程度上阻滞档案信息化建设的步伐。另外，管理团队的建设需创新，在进行档案管理的过程中，管理档案的专业人员比较少，缺少高级的管理人员等问题也比较突出的。

2 加快档案信息化建设速度的措施

2.1 建立档案数据库与档案网络

在很多煤炭企业，档案信息化管理还停留在传统文件人工处理模式向信息化管理系统的过渡阶段，需要煤炭企业在档案数据库建设和档案骨干网络建设上投入更大的精力，真正实现煤炭企业档案数据库的可靠高效和长久稳定，这是煤炭企业档案信息化管理的前提条件和硬件内容。具体到档案数据库的构建要素上，需要煤炭企业档案管理部门密切配合企业IT 部门，认真研究煤炭企业文件管理的管理与规划，充分考虑文件数据的结构优化，根据煤炭企业文件或卷宗的题目、责任人、来源、分类号、主题词、摘要目录来创建索引服务系统。而在煤炭企业档案骨干网络建设方面，需要企业积极引入光纤网络，建立无尘机房，安装专门的服务器、骨干路由器等网络设备，配置扫描仪、照相机、传真机等信息处理设备，从而真正组建综合性的档案数据库。

2.2 实现档案信息化管理的全文数字化

煤炭企业档案管理信息化系统的熟练掌握和档案全文数字化的服务要求。一方面，根据煤炭企业档案管理的各种要求，需要档案管理信息化系统注重文本类、图文图像类和影像类档案资料的分类记录和信息化建设，真正做到各类档案资料都具备明确的文摘、索引、目录等目录数据库，能为煤炭企业生产部门、技术部门和人事部门提供准确可靠的档案信息源。在此基础上，档案管理人员还要建立相应的事实数据库和全文数据库，保证所有煤炭企业的档案资料都是经过加工的一次情报，能够方便利用者直接查询和传阅。另一方面，煤炭企业档案管理人员应该具备利用档案数字化管理系统来建立动态数据库和基层报表信息化系统的能力，能及时把生产部门、技术部门和人事部门所提供的数据、资料和反馈意见通过骨干网络传送到档案管理部门的系统服务器上，档案管理人员在原始数据归纳、存储的基础上，开展相应的目录索引建设、文本和数据建设，提高档案信息资源的利用价值。

2.3 建立电子档案管理记录系统

为保证电子档案的真实性和完整性，煤炭档案部门应建立电子档案管理记录系统，准确记录完成自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行，同时需要注意的是降低随意更改情况的出现，加快档案信息化建设的速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，深入学习《档案法》中的相关内容，提高档案管理人员的自身素质，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。

2.4 提高档案信息化技术水平

其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门要根据实际情况对计算机、路由器、扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，保证工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生给予更多的重视，工作人员要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。

3 结束语

煤炭企业档案信息化管理是一个长期系统的过程，需要煤炭企业加强档案数据库和相关骨干网络建设，提高档案管理部门在电脑软硬件、网络设备和办公设备的信息化水平，指导档案管理人员熟练掌握档案管理信息化系统，真正满足档案全文数字化的服务要求，从根本上保障煤炭企业各部门与档案管理部门之间的信息资源共享。