加强基层科技档案管理工作的实践分析

文/张岩，航天九院十六所7171 厂

1 引言

科技档案包含十个种类，其内容涵盖设备、农业科技、医药卫生、环境保护等多个方面的内容，但是当前，主要分为基建、科研、产品、设备等四个大类。我国多年前就开始了科技档案的管理，到如今已经有了很长的历史。科学档案与一般的档案有很大的不同，其中最大的一个区别是，科技档案管理过程十分复杂，因为科技档案涵盖多个方面的内容，档案管理工作者需具备一定的知识，鉴别出哪些档案属于哪个行业，这就对档案管理人员提出了更大的挑战。

2 基层科技档案管理工作中存在的问题

我国基层科技档案的管理虽然有了很多年的历史，但其中仍然存在许多问题。下面简要提出目前科技档案管理中存在的几个主要问题。

2.1 没有健全的管理制度

当前大多数的事业单位和企业潜意识对档案管理工作不重视，没有对档案管理建立健全的管理制度，例如对档案的收集，保密和借阅方面的制度。还有一些单位和企业可能制定了档案管理制度，但是实际操作时往往执行力度不够，甚至流于形式，对制定的档案管理制度置若罔闻，没有发挥出制定档案管理制度的作用。

2.2 缺乏档案保护意识

当前，我国还缺乏档案保护安全意识，比如，档案室的门窗很少安装防盗窗设备，多人可以保管档案室、档案柜的钥匙，这些做法都非常不利于对档案的保护。从保护档案不遗失、不被盗的角度考虑，档案室不宜设在人员来往密的地方，比如说楼梯口，人员经常走动的过道等，适宜设置封闭一点的地方。此外，调取胡传递档案时应严格遵守档案管理的相关规定。但这些安全举措却很少在档案管理工作中得到实施。

2.3 档案保管环境差

一些档案室的保管环境差，比如放置档案的柜子是木质的，时间长了之后，容易遭受虫噬，毁坏档案的完整性。此外，南方容易受潮，如果放置条件差会使档案受到污染。还有一些档案管理人员可能缺乏安全意识，在下雨天不关紧门窗，导致雨水进入室内，污染档案墨迹，造成档案毁坏，甚至达到无法挽回的地步。还有一部分单位没有建立专门的档案室，而把档案放置在办公的地方，这不仅不利于档案的存放，还会对日常的办公工作产生影响。

2.4 档案管理人员知识水平不高

当前我国有很大一部分的基层档案管理员不是档案管理相关的专业毕业的，这就导致档案管理员对档案分类等的相关知识没有全面掌握，容易在档案分类，档案管理时出现错误。此外，由于科技档案本身的特质，科技档案的管理人员应具备更深层次的科学知识，以分辨某些档案属于什么行业、属于什么大类，从而进行分门存放。但很大一部分档案管理人员缺乏这些知识，导致进行档案管理工作时容易出现错误，工作效率低下。

3 加强基层科技档案管理工作的对策

3.1 完善档案管理制度

要促使企业和事业单位建立起完善的档案管理制度，首先应当使档案管理的领导意识到加强档案管理可以促进经济和科技发展，对企业或单位自身的发展也有很大的益处。建立完善的档案管理制度，才能使档案管理工作更好的运行，使管理员心中明确自己的职责范围，从而提高档案管理的工作效率。此外，档案管理的领导还应该经常组织档案管理人员进行相关法律法规的学习，使档案管理员认识到档案管理的重要性。事业单位或企业对管理成果好的档案管理员可以提升或奖励，提高管理员的工作积极性。

3.2 提高档案保护意识

档案管理员应不断学习档案管理相关的法律法规，适应社会的发展，做好档案的归档、收集、整理工作。对于档案的调用，借阅等应进行详细的登记，对于档案的日常保管应移交专人负责，安置防盗窗，从而防止档案遗失。此外，管理员应装订好整理完成的档案，方便存放和日后查找。再次，单位或企业应当加强对档案管理员的培训，在工作的方方面面中渗透档案保护意识，以此使管理员养成档案保护的好习惯。为做好档案保护工作，单位和企业还应在每年的经费中留用对档案抢修、档案保护的经费。

3.3 结合实际情况，创造良好的档案保存环境

事业单位和企业应当结合当地和自身情况建立良好的档案保存环境，缺乏经济基础时应当积极向上级部门申请财政支持，购置专业的档案存储柜，做好档案的防潮，通风，防火工作等，尽力保证档案的完整性。

例如，档案管理员在下班之前，应检查门窗是否关好，从而保证在下雨刮风的天气档案室不会进入雨水，污染档案；存在把档案室和办公室合二为一的单位或企业，应当创造条件，建立专门的档案室，把档案存放区域和办公区域分离，这有利于档案管理工作的进行，不影响正常的办公工作，从而提升档案管理和办公工作的效率。

3.4 提高档案管理员综合素质

基层档案管理工作的工作量巨大的，如果档案管理员不具备专业的档案管理知识，就会对这些管理工作感到力不从心，身心俱疲。因此，档案管理工作者应不断学习档案管理分类等的相关技能。

比如，档案管理工作者在业余时间或者工作闲暇之余，可以阅读一些专业的档案管理方面的书籍，加强自己的专业技能，从而提高档案管理的工作效率，做一个合格的档案管理工作者。此外，由于科技档案管理本身流程的复杂性，科技档案的管理人员应提高自身的专业水平，不断学习，以适应社会的发展。

4 总结

科技档案管理是基层档案管理中非常重要的一部分内容，相关事业单位和企业应对此加以重视。档案管理工作者应不断提高自身知识，管理档案时，快速筛选、鉴别出某个档案属于哪个行业，并根据档案管理规范，科学、合理的对档案进行归类分档，以保证在日后需要查看某个档案内容时可以很快的找到，从而提高档案管理的工作效率。