外贸信息化与外贸会计工作初探

陈朝玉

摘 要：外贸信息化建设有利于外贸会计工作的进行，能够对数据、员工和流程3个方面起到规范作用。探究了企业信息化和会计工作的目标，分析了外贸信息化建设和外贸会计工作中存在的问题，并提出了发展对策，希望能够为有关机构和人士提供一些参考。

关键词：外贸信息化;会计工作;财务管理

文章编号：1004-7026（2019）19-0160-02         中国图书分类号：F230        文献标志码：A

21世纪以来，随着全球贸易不断发展，企业之间的竞争也越来越激烈。越来越多的外企进驻我国，对本土的企业造成了较大冲击。在信息化时代，对企业的管理和建设也需要运用信息化手段，这是目前有效增强企业竞争力以及提高企业管理效率的重要手段。财务对于一个企业来说是十分重要的，在企业实行信息化建设后，可以在很大程度上提升企业财务会计工作效率[1]。

1  企业信息化建设存在的问题及对策

纵观近年企业的发展趋势，已经明确认识到信息化对于企业建设和发展的重要意义。进行信息化建设，不仅是企业未来发展的必然要求，同时也是国家经济发展的重要手段和方式。

1.1  存在的主要问题

目前，在我国企业化建设进程中，还存在许多问题，其中最严重、最主要的问题是在整体建设中缺乏完善和先进的发展方案。从企业内部来看整体规划，规划应与企业中长期发展战略相结合，在企业的每个层面上识别信息资源和获利机会，并借此构建新的竞争优势。

但是，在落实到具体规划工作中，由于涉及到的范围非常广，所以要从整体上进行规划，不要过于纠结其中的细节问题。远期规划要确定企业管理系统建设的大方向，近期目标可操作性要强，远期规划和近期目标要有机结合。由于我国大多数企业正处在工业化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，企业缺乏对自身发展战略的考虑，因此很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，会直接影响到企业信息化建设的成功实施。

1.2  解决对策

企业信息化总体规划在战略层面上应当与城市发展战略相结合，与城市的产业结构相适应。在战术层面应考虑整个城市企业运作的结构特点，考虑建立高效、低耗的企业信息交换平台。在实施层面，要科学合理地构建为企业服务的公共基础信息资源库。

2  企业信息化对规范财会工作的重要性

在一个企业的财务管理工作中，通常比较注重以下方面。首先是企业的预算是多少，即预算清楚。其次要对企业相关的业务或工作进行准确的财务核算，即核算准确。再次是及时管理企业的相关财务工作。最后要决策有据。而要做到这4个方面，需要在企业内部形成一套比较完善的工作流程和结构。凡是企业中涉及到的财务数据，都需要相关财务部门进行规范的数据统计和管理，并实时对这些数据和信息进行分析，进而优化企业内部的资金和财务结构。而这些都是以信息化建设为核心[2]。

对于现代企业来说，要实现对财务信息化改造是不太容易的，因为它已经远远不同于以往财务部门使用的“电算化”财务软件，要做好这方面的工作，需要注意3个方面，分别是数据、人员以及流程。

2.1  数据的规范

在规范企业财务信息化管理工作中，要注意数据规范。在企业中各方面的信息在经过相应部门的操作后最终都会转入财务部门，这些信息主要包括以下方面。第一，数据信息部分。这部分的信息主要是各种数据信息。在这部分信息当中，数字占据了大部分，比如各种货物的价格、生产的数量等，所以在规范方面比较困难，稍不注意就有可能出现差错，要格外注意[3]。第二，标识信息部分。这部分的信息主要起标识作用，包含订单信息、合同信息等，而这部分信息十分重要，一旦出现差错就可能给企业带来很大的困扰。第三，文字信息部分。主要是客户的名称、项目的名称等。在这部分数据中，几乎包括了一个企业在各个方面的信息和数据，所以必须要对数据进行规范，不仅能够保证企业高效运作，而且还能让管理者更好地掌握企业信息，在企业做相关工作部署时能够起到分析和帮助作用。

2.2  人员的规范

对数据进行规范只是第一步，還需要相关人员操作这些数据。所以，还需要对企业人员进行规范，不仅仅是财务相关工作人员，而且要对企业的所有员工进行规范，让员工接受信息化的培训，让他们可以充分意识到在自己手中流动或者输入的数据对企业发展的影响[4]。

2.3  流程的规范

在做好数据与人员方面的规范后，接下来就是流程方面的规范，在企业信息化建设过程中，流程规范必不可少。如果流程上的规范工作不到位，那么前面两个步骤的规范工作就很可能付之东流，降低了企业的工作效率。而在传统的流程中，存在比较大的弊端。

一方面，传统的财务软件在灵活性和智能性方面是不够的，它需要相关财务人员手动输入相关的财务数据，接下来的记账、核对等工作都需要由相关的财务人员进行，这样不仅工作效率比较低，而且容易出错，出现问题的概率较大。而信息化的财会系统更加智能，财务人员只需要把最基本的数据信息输入进去，不用对数据进行分类和分析，接下来的工作就交给信息化财务系统就可以了。系统会根据输入的数据进行分析，然后根据相关财务规定对这些信息生成规范的记账凭证，显然由机器来操作更高效且合理。另一方面，在传统流程中，相应的财务软件是由财务部门使用，其他部门没有使用权限，可以说过去的财务部门主导了企业的财务流动信息[5]。而在信息化背景下，这样的情况得到了很大改善，通过信息化系统将财务信息和企业其他信息进行整合和归类，不仅仅是财务部门，其他的业务部门也能够对财务信息进行查询和监督，为实现财务管理目标打下了坚实的基础。

3  企业信息化与财务管理的目标

首先，核算准确。核算准确是信息化系统比传统电算化软件最具优势的环节，因为信息化系统把数据信息的多次录入变为一次录入，彻底改变了数据重复录入所造成的数据误差，做到了数据信息全程共享，从这个意义上说信息化是核算准确的基础[6]。做好预算管理是企业事前管理的一个有效手段，而实现企业整体信息化后，企业中每项业务支出或行政支出都要进行预算，并经过严格审核才能确定业务员是否可以进行这单贸易。当企业这样的预算数据积累到一定程度，可以为管理者提供一份有价值的预算方案[7]。

其次，管理及时是指事中管理，企业实施了信息化建设后，企业的数据传输上有了新途径和新方法，因而企业在数据的传输上变得更加快捷和方便，就更贴近地分析各种动态报表，多角度进行贸易情况分析[8-9]。

再次，决策有据。所谓决策有据，从字面意思来讲就是决策或决定是要有依据的，从实质上来讲，就是企业的事务决定都要经过信息化系统对企业内部的情况和数据进行详细分析和判断，然后将分析判断过后的信息进行整合，企业的相关人员根据信息化系统整理和分析出来的信息对相关事务作出科学决策。而正是由于这些科学、正确的信息，让企业在发展建设中遇到的各种问题时可以迎刃而解，促使企业健康发展，同时为增强企业竞争力而不断积累和创造有利因素和条件。