档案数字化建设与数字化档案信息的利用途径探讨

徐桂珍

牡丹江师范学院档案室，黑龙江 牡丹江 157011

在信息技术极为发达的当下，社会各个领域都在面临诸多挑战，很多行业已经逐步完成信息化转型，各类新型的通信技术也得到广泛应用，档案数字化建设逐渐趋于完善。各类新技术的应用使档案内容信息化并实现海量存储和快速传输，档案室的管理工作也实现现代化的飞跃，工作效率更是大大提升[1]。档案数字化建设是档案管理迈向现代化的必经道路，能顺利地将高科技技术与档案室进行整合，让档案事业得以顺利迈向未来。近些年来，人们对档案信息资源的需求量日渐增大，档案管理工作也发生巨大的变化，面临挑战的同时也充满新的发展机遇，所以就需要档案管理部门将现代化信息技术和档案信息资源的利用相结合，完成数字化和信息化的转型，满足人们日益增长的需求量。目前的数字档案建设已经取得较好成绩，但是仍面临诸多的问题，档案信息资源的利用途径就是重要问题之一，本文将着重讨论这一点。

1 利用档案信息资源的必要性分析

将档案信息数字化能实现快速检索和浏览，且使用更加方便，还能节约储存空间，其优势非常明显，同时还能让原件尤其是一些珍贵的档案资料得到良好的保存，不至于因为过度翻阅而损坏。现实中对档案资料进行妥善保管和管理以及开发，其实也是为了充分利用档案信息资源，这是档案发挥自身价值的最佳途径[2]。社会各个领域都有大量的档案资料，并没有专门的档案馆和企事业单位等，其种类和级别都非常复杂，同时社会各界人士对档案信息资源的需求量又非常大，而且正在不断增多。显而易见，双方是供需关系，并且存在诸多的合作空间和机会，为双方搭建起沟通交流的桥梁是必然之举，而档案信息资源的利用价值也将得以体现，将海量的信息资源释放出来不但是社会公众所期盼的，也是档案信息资源的利用方式，最终实现资源共享并造福社会，也让档案事业得到新的发展机会。

2 数字化背景下利用档案信息资源的特征

2.1 提供信息更加准确和快速

在社会经济飞速发展的当下，档案信息资源正在大量累积，有些领域更是呈现出几何式增长的态势，正可谓是海量信息资源。在这种情况下，传统的手工检索已经无法应对，由于人的记忆力又非常有限，不但低效而且非常耗费时间和体力，显然不能满足现代化发展的需要[3]。科技的发展带来数字化和信息化，电子工具让检索工作更加方便和快捷，且更加准确无误，还有超大量的储存功能，使工作效率得以大幅度提升，弥补了传统档案管理工作中的不足。

2.2 让档案原件得以妥善保存

数字化出现以前，档案绝大部分由纸质承载，对于一些非常珍贵的纸质档案来讲，多次翻阅和调用都是对原件的极大损耗，整个过程中难免会有磨损甚至是损坏现象，更甚者可能会遗失，进而造成不可挽回的损失。数字化技术很好地解决这一问题，使纸质档案尤其是一些珍贵的档案资料得到妥善的保管，只要以电子形式展现给使用者即可，同时也提升了档案信息资源的利用率。

2.3 突破空间限制实现资源共享

在传统的档案管理工作中，各个档案部门基本都独立运营，其中一些档案属于机密类资料，所以相互之间的沟通和交流非常少，因此带来的重复保存和分散保管现象也在所难免，造成空间和人力以及财力的浪费，更不可能实现资源共享。在计算机技术和信息技术大力发展的今天，档案目录中心等一系列体系逐渐建成，从而打破档案馆之间的空间限制，增强彼此沟通和交流机会，为档案信息资源的共享打下了坚实基础。使用者只需要通过计算机和互联网就能随时查找到自己想要的档案信息资源，让档案从以往的封闭式环境中得以解脱，为公众提供开放式的服务，实现了档案信息资源共享。

2.4 自动化和更高效的整合分析

档案管理工作的重点就是整合与分析，这两项贯穿于档案的收集、整理和保存以及利用环节。传统的档案管理工作主要靠人力来完成整合与分析，非常耗费时间和人力，还有较高的出错率，数字化让这些问题都得以解决。档案信息的整合与分析在各个软件的帮助下可以快速实现，并且准确率极高，自动化的分析能力更是值得称赞，还能自动生成一些报表，从而让档案的整合分析工作更加有效和高效。

3 档案数字化建设与数字化档案信息的利用途径以及策略

3.1 确定服务方向并以用户为中心

档案管理部门属于公共服务系统，其主要工作就是为公众提供档案信息资源，所以必须确定自身的服务方向并树立正确的服务理念，即以用户为中心。在确定自身的服务方向时应该与党和国家的工作重点保持一致，结合科学技术和自身的特点来公开档案信息，为资源共享做出应有的贡献，也提升了档案资源的利用率。此外还要树立正确的服务理念，要以用户为中心，传统的服务理念已经不能满足当下的社会发展需要。由于过去的管理方式较为封闭，且不提供主动服务，只等用户上门即可，所以服务理念较为滞后。有些档案馆以往只为政府单位服务，与社会公众处于隔绝的状态，档案资源的利用率非常低，更没有体现出自身应有的价值[4]。随着社会的发展，人们逐渐意识到档案资源的重要性，对档案资源的需求量更是与日俱增，所以传统的档案管理工作必须要进行全面改革才能跟上时代发展的脚步，满足社会公众的需求。

3.2 更新服务方式并拓展档案信息资源的利用途径

在网络技术和信息技术的支持下，档案部门已经可以实现通过网络为用户提供服务，比如利用建设网站为用户提供档案信息资源。这种在线服务方式为用户带来十分便捷的服务，用户可以根据自己的需要随时在线检索和查阅，网站上可以设置明确的栏目分组，让检索和查阅以及阅览都变得更加方便，同时档案部门还及时更新资料和信息，实现数据同步，从而为用户提供更加及时和贴心的服务，也提升了档案信息资源的利用率。

档案部门不但要对过去的事件进行记录和保存，保持自身的权威性，还要对党和国家目前的政策方针进行宣传，所以提供现行文件的共享服务也是档案部门的工作重点之一。档案管理部门需要一改往日的被动服务理念，敢于面向社会和公众，为文件和用户搭建起畅通无阻的桥梁，同时充分利用多媒体和自媒体，尽可能地建设起电子文件阅览室，让现行文件的核心价值得以体现。

数字化和信息化让人们的知识出现大幅度增长，各类信息一涌而出，并且还在不断增多，信息量不但巨大而且内容更为丰富和繁复。面对这种情况，靠单一的档案部门很难将所有信息和资料全部收集起来，更谈不上整合分析与利用，所以增强合作机制实现横向联合是未来的发展趋势，只有这样才能打破壁垒实现强强联合，让档案信息系统更加完善和完整，同时档案的潜在价值也得到进一步发挥。

档案馆作为公共服务体系也需要进行合理宣传，比如与科学文化类的公益性刊物进行合作，也可以将档案馆列为重要的旅游景点进行介绍，通过合作使档案馆进一步走进公众的视野，宣传得当的情况下会让档案馆的用户量大幅度增长。所以对本地区已有的且广受读者好评的刊物善加利用是可取的宣传路径，可以不断提升档案的利用率。

3.3 提升工作人员的综合素养从而提升服务质量

当下的档案管理工作需要提升服务质量，而工作人员的综合素养就是决定性因素。目前的档案信息资源已经初步完成数字化，且数量正在大幅度增加，同时公众对档案信息资源的需求量也在不断上升，在这种大背景下，提升工作人员的综合素养已经迫在眉睫，只有这样才能为公众提供更加优良和全面的服务。工作人员首先需要端正自己的态度，保持主动积极、认真负责、严谨细致的精神状态来为公众提供服务，还需要保持耐心，仔细倾听用户提出的要求，协助其尽快检索和查阅到想要的档案信息，对于用户提出的问题也要耐心回答，并对相关意见做出及时反馈。还要顺应时代的发展，工作人员要敢于创新，积极主动地学习新知识和新技能，并与自身的工作实现对接，这样才能满足数字化发展的需要。档案工作说到底就是以服务为主，工作人员需要通过各种办法来满足用户的需求，同时也就需要极高的责任感，坚持以服务大众为自己的工作准则，并努力学习新知识，比如计算机技术和网络技术等。只有坚持不懈的努力，才能为公众提供更加全面和优质的服务，为数字化档案信息利用做出自身应有的贡献。

4 结语

综上所述，在当下时代背景中，档案数字化建设是必然之举，也符号时代发展的需要，但档案信息资源利用才是档案管理工作的重点，需要与时代保持同步，结合自身特点和现代技术，提升数字化档案信息的利用率，从而为公众提供更加高效便捷的服务。提高档案管理工作的效率要靠数字化来实现，而建设完善的数字化档案室是目前的工作重点，尽管其建设和管理目前都存在一些困难和挑战，只要通过树立正确的服务理念，确定服务方向，增强合作机制，提升人员的综合素养和服务质量并不断拓展利用途径，就能有效提升档案的利用率。