信息条件下的档案管理工作

周影

（黑龙江省建三江洪河农场办公室，黑龙江 佳木斯 156332）

在信息条件之下，档案可以改换保存方式，从原有的实体化档案管理向数字化信息保存方式实现转变，从而有效地延长档案保存周期，以此为基础，即可以进一步提高工作效率，为档案查询提供便利。我国大多数的档案管理部门也针对档案进行了信息化管理，但是总体上来看，档案内容的信息化建设仍然处于摸索阶段，因而档案管理能力仍然有待于进一步提升。本文基于信息条件下的档案管理工作要点进行了分析。

一、影响档案管理信息化建设的影响因素

（一）对于档案信息化建设认识程度的不足

信息化技术的应用极大地改变了传统的档案管理方式，也在一定程度上改变了档案管理服务理念。但是很多档案管理部门的管理人员对此并没有足够的认识。具体来说，信息技术对于档案管理工作的影响主要体现在三个方面：其一，基于信息技术的应用，可以有效地提高单个部门的档案管理效率；其二，档案管理的信息化建设也可以有效地提高档案检索与查阅效率，可以让档案管理部门更好地为使用者提供便利与服务；最后，即可以更好地实现档案资源的共享，让组织与管理效率得到进一步提高。但是部分管理人员对于信息化下的档案管理优势认识不到位，并不重视信息化建设，因而对档案管理能力造成了一定的影响，阻碍了档案管理效率的进一步提高。因而不难看出，对信息化建设认识的匮乏是档案管理效率提升的一大限制因素。

（二）信息资源利用意识不足

不重视对于信息资源的利用，也是档案信息化建设中存在的问题，在一定程度上影响了档案管理事业的进一步发展。在传统的档案管理工作中，档案管理主要是将档案内容在档案馆内进行保管，这也是档案管理工作的目的，但是对于其中的信息资源的利用则重视程度有所不足。基于此，要将档案管理工作的重点从保存转移到信息的利用上，才能更好地发挥出档案材料自身的价值来。在管理工作中，需要对档案资源进行充分利用，并且以服务大众为主要目标，发掘档案的价值，也是信息化背景之下的档案管理工作的关键所在。但是很多管理人员对于档案管理的认识并不全面，仍然片面重视资料的存储，不重视利用，因而无法让档案为社会的发展发挥出应有的作用。

（三）档案部门信息化建设水平的不同

由于不同地区的经济社会发展水平有所区别，因而也会对档案部门的信息化设施建设产生一定的影响，同时，档案管理人员的业务水平、专业能力也会存在一定的差异。不同地区之间过大的档案信息化建设水平差距也在一定程度上阻碍了档案管理效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高；但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。

二、信息条件下的档案管理工作对策

（一）加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

（二）建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。与此同时，也要提高档案管理人员的业务素质。

三、总结

经过前文总结不难发现，档案信息化建设对于档案管理工作的意义重大，尤其是可以改善档案管理方式，从而提高档案资源的利用率与发管理能力。但是当前的档案管理工作的信息化建设当中仍然存在一定的问题，如信息化建设认识不正确、信息化建设水平不均衡等等。这就需要采取可行的对策来加以改善，让信息技术可以为档案管理工作的开展提供更大的便利。本文针对这些问题进行了分析，希望可以给档案管理信息化建设工作的开展提供一些参考。