工程档案管理在工程的整个生命周期中的重要性

文/朱光艳

一、工程档案管理的特点和重要性

1.工程档案内容复杂、涉及面广。工程档案的内容涵盖了工程项目立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、竣工验收等各个环节。工程档案管理就是将这些不同形式和载体的档案资料，经过收集整理、立卷归档、保管利用等步骤来对工程档案实现规范化管理的全过程。

2.工程档案是工程生命周期的重要组成部分。工程档案产生于工程建设生命周期的全过程，具有渐进性、连续性和完整性的特点。它是工程生命周期中每一个具体实施环节的真实记载，是否做到了收集完整、整理规范，对于以后的查阅利用十分重要。一旦工程局部出现问题，就能快速地做到有据可查，找出原因，有针对性地解决问题。

3.工程档案是工程质量的真实记载。工程档案详细地记录了工程建设的每一步工序，包括所用到的钢筋、水泥、砖块、混凝土等等的详细资料，通过工程档案就可以详细地了解工程的质量。

二、如何做好工程档案管理

1.建立健全工程档案管理制度。要想确保工程建设的顺利进行，要想保证工程档案资料的齐全完整，就必须建立和完善工程档案管理的相关规章制度。工程档案管理制度一旦形成，就要严格执行，特别是档案管理部门一定要发挥好自己的职责和作用，重点抓好档案资料的收集、整理、归档、移交、保管、利用等方面相关制度的落实工作，为做好工程档案工作打好基础。

工程档案是工程建设过程的真实记录。工程档案管理工作是整个工程建设过程中的一项重要的、不可缺少的基础性工作。做好工程档案工作既能客观、详细、准确地记录工程的每一个环节，又能为以后的营运维修提供详实的档案资料，在工程整个生命周期中有着极其的重要性

2.强化档案管理意识，明确归档范围。档案管理人员要增强自己的档案意识，在工作中不能出现推托、敷衍了事的现象，要明确工程各个阶段的重点和归档范围。工程分为工程前期阶段、工程实施阶段、工程验收阶段三个部分。工程档案每部分内容编制要执行工程档案编制规范。只要按照工程档案编制规范进行编制，就能划分档案资料的归档具体范围，从而确保档案资料的完整性、准确性。在工程前期阶段，归档的主要是以立项、规划、审批、勘测、招投标、预算等为基础的各种文件。工程实施阶段为工程档案的重点部分，时间周期分布长、施工步骤复杂、技术复杂，此时，工程档案资料文件形成会很琐碎。因此，在这一阶段，为了确保工程施工记录的真实性，要耐心地记录工程施工阶段的信息，如土建、设施、地质、检验、施工等各种施工信息，形成最终的档案资料，便于分析评价工程质量。工程验收阶段主要形成竣工图、竣工报告、验收记录、决算、审计等资料，要将此阶段的文件与工程前期阶段、工程实施阶段档案组合，形成完整的工程档案。

3.提高工程档案管理人员的综合素质。一是档案人员政治素质要高，要有做好工程档案的积极性和主动性；二是要认真学习档案业务知识和相关专业知识，提升自身的工作能力和水平；三是要理论联系实际，主动适应社会发展需求，在实践中总结好工程档案管理的经验和教训，进一步提升自己的管理水平。

4.工程档案管理的信息化

就是采用计算机加密防盗技术产生的工程档案信息化管理系统，该系统能将一般的与重要的工程档案分别管理，对重要的工程档案管理实行权限限制，不可随意调阅。实现档案信息化管理可以使档案利用变得快捷方便，避免大海捞针。

总之，工程档案记载着工程的所有生命信息，是工程从提出立项到建成验收所有资料的集中，因此，工程档案管理工作尤为重要，既是帮助工程顺利建成的重要部分，也是该工程日后顺利运行不可缺少的组成部分。