文书档案管理自动化的风险与应对研究

文/左曙东

一、在文书档案管理中使用信息技术的优势

在文书档案管理中使用信息技术是将办公设备与网络信息技术相互结合的一种办公方式，也就是办公自动化的运用。近年来，办公自动化在职能管理工作中广泛运用，在文书档案管理中办公自动化应用得更加充分，已经形成了一个不可逆转的大趋势。办公自动化档案管理相对于传统的文书档案管理优势明显，体现出了高效简洁、环保节能、准确迅速、大容量等特点。

特点一，办公自动化管理档案能够更加长久稳定地保存档案，有效提高了工作效率。传统的档案管理以人为核心，主要依靠人员对资料逐个进行搜集、归类、整理和保存，尤其是在登记造册时，往往会出现信息的错误、遗漏，包括分类不清楚，字迹不规范等问题，为之后的保存和查询造成了一定麻烦，增加了管理的负担。而今，运用办公自动化和计算机技术，能够提高信息处理能力，实现自动处理档案信息，便捷、有效地储存档案文书，避免了传统档案管理的种种弊端。随着社会高速发展，电子信息管理日益完善，新的文书储存形式出现，借助先进的电子产品如U盘、移动硬盘等多种方式储存电子文书，有较好的稳定性，不但不易损坏，而且查询方便，特别是受外部环境的影响小。

与传统管理方式相比，文书档案管理自动化具有高效简洁、环保节能、准确迅速、大容量、管理耗时低、管理成本少六大优势，在技术、理念等方式方面实现了颠覆性的创新。同时文书档案管理自动化也存在着技术性风险和系统性风险，使文书档案泄密、失真、损毁、篡改、丢失、死档的安全风险增大。为了预警、规避、化解文书档案管理自动化所产生的风险，应更加系统规范，需要不断进行探索和研究文书档案的自动化管理系统，保证系统安全性

特点二，办公自动化管理档案有利于数据资源共享。传统的档案管理不仅存在文本丢失或损坏的情况，伴随着时间的推移受外部环境影响越大，检索、查询和搜索历史相关信息时面临巨大困难，数据没有保障。反观办公自动化管理档案，它通过信息数据化，将档案信息与信息载体分开，可以利用互联网网络平台进行数据交流和分享，不受时间和空间的限制，确保了文件储存的安全性和稳定性。例如人事档案，这是目前各单位存储档案的主要内容，也是管理中尤为重要的信息载体，运用办公自动化处理人事档案，避免了繁琐的归纳整理，信息间的交流转换方便易行，省时省力。

特点三，文书档案管理应用自动化办公手段，能够有效提高信息检索效率，同一数据重复使用次数不限，而传统文书档案管理时要将文件编号、名称等进行人工记录，归档环节更是要手动操作，文件分类、整理都较为麻烦。新型自动化办公管理系统只需要用鼠标点击归档操作，录入文件编号、著录和进行签发后就自动归档完成，并且能够为以后的信息搜索提供大量的数据，在翻阅历史信息时可以在线看到存储的内容。例如要对档案工作部门情况进行了解时，只要通过网络服务平台搜索就可以达到目的，看到档案管理信息情况，或者直接通过互联网平台对某资料和档案申请在线查询，不需要专门去档案管理机构就能够查询到相关信息。这种自动标引、自动分类和自动编目的自动化方式能够有效提升档案整理的工作效率和提高使用的便捷程度。越来越先进的计算机技术对文书档案的管理发挥着日益重要的作用，正确运用计算机技术对信息进行处理能够充分体现办公自动化的优势。

特点四，能够显著提高文书档案的保存质量。管理人员在使用管理系统进行存储时，提高了组卷的效率和质量，并且运用现代信息技术能够将文档的标题、著录、标引都规范化，使得归档文件存储整齐，在进行文档归档时将生成清单提供给管理人员进行检查，避免了文书档案管理工作中出现遗漏等情况，确保了文书档案管理的真实性，使用这种管理系统极大地提高了编制速度，同时也提高了保存质量和办公效率。

二、文书档案管理办公自动化的风险与问题

虽然相对于传统的档案管理，办公自动化在运用时有着种种优势和便利，但是在方便使用的同时也存在着一些风险与问题。这些风险往往分为由计算机与网络技术引发的技术性风险和由文书档案管理人员引发的系统性风险。

（一）技术风险

技术风险一，纸质档案在进行存储时，容易泄露隐秘性信息。文字纸质档案转变成电子数据档案，还是要由人工录入，随意性和错误率会增加，加之不再需要对电子数据签名或者加盖印章，这样会加剧电子数据易被篡改，且不易发现修改痕迹。尽管目前已经有技术避免电子文件的伪造现象和对原件的修改情况，但是还没有得到广泛的应用，这就无法分辨文书档案的真伪性和原始性。在网络信息大时代下，利用网络来进行文书档案的传输和共享已经越来越普遍，这就意味着电子档案可能会面临黑客袭击和病毒入侵的危险。文书档案在传输和存储时信息被暴露，隐私被他人翻阅的可能性越来越大。所以要着重关注电子档案在传输环节中的安全问题，定期对办公设备软件和硬件进行检查与升级，对电子档案进行加密和备份，确保意外情况发生时不会出现信息泄露和丢失的现象。

技术风险二，利用办公自动化进行档案管理，很容易因为操作上的失误而造成文件的损毁。在搜集、整理、传输、共享的各个过程中因为工作人员的失误或者懈怠，不按照规范和标准流程进行操作就会产生错误与漏洞。对于这种情况，如果缺少了严格的身份验证制度与档案保密机制，或者缺乏规范的操作流程以及严格的管理制度，就有可能造成档案信息的缺失和漏洞。

（二）系统风险

系统风险一，工作人员素质不过硬，引发操作失误的风险。办公自动化管理对管理人员个人素质有一定要求，需要专业技术较强的人员来操作。对于较高要求的工作，传统档案管理人员如果不进修学习，将无法妥善管理。而只懂专业技术却不懂档案管理的工作人员同样不能对档案实现有效管理。既具有专业技术，又能够熟练管理档案，这两点要求对于现今的档案管理者缺一不可。只是这种现代化高素质人员仍处于较为缺乏的状态。目前，各级档案部门管理人员的综合素质不够高，须对其进行严格的计算机能力和档案专业能力培训，并将这种培训常态化、制度化，紧跟时代发展的步伐。

系统风险二，文书工作和档案管理的衔接引发的风险。在一个统一的管理体系之下，文书工作和档案管理往往相互联系彼此制衡，它们应该相互配合来提高办公效率。但是在实际情况中，档案管理人员对文书工作一般较为忽略，缺乏档案管理意识，对文书工作中的公文格式、内容和处理方法往往不符合标准规定，不能够满足办公自动化的需求。

系统风险三，文书档案管理人员理念落后引发的风险。尽管随着社会的飞速发展，越来越多的人开始具备了信息开发的理念，但在进行档案管理时，也有许多文书档案管理人员还是具有较为传统的观念。在较多企业和单位中，档案管理还是呈现一种简单录入数据和纸质化保存状态，档案存档后也是封闭的，这样进行查阅时就会变得非常困难，需要消耗大量的人力资源。由于办公自动化出现后，管理工作人员较为忽视，没有重视起电子化档案管理的重要性，管理人员缺乏相应的实践工作经验和专业能力，部门甚至受资金缺乏的掣肘，无法配备先进的办公设备，软硬件环境条件较差，档案管理的工作质量停滞不前，不利于展现办公自动化的应用优势。

三、完善文书档案管理自动化路线图

第一，建立科学、完善的档案管理机制。电子数据的标准化管理是一个不容忽视的问题。它的独特性体现在档案管理的各个环节。从起草文件开始，到签发，催办，最后归档，全程都在计算机中实施。以计算机为媒介，完成信息的共享、联动。目前各部门在进行档案管理时还是缺乏良好的信息互动和共享机制。建立科学性、规范性、服务性的档案管理机制，是电子数据标准化的必要保证。

第二，要制定自动化办公的标准流程。组织单位要在档案管理的每一个环节，包括处理、归档和电子格式等都要有详细、具体的标准要求和规范，确保管理人员在进行文书档案工作时能够按照章程一步一步执行。除此之外，还要对办公自动化的操作技术制定一个统一的标准和规范。在运用办公自动化软件时，既要有较强的兼容性，又要有一定的应用性来保证文字信息处理的水平和能力。操作系统的要求较高，所以在运用办公自动化进行文书档案管理时更应该制定一定的参数和标准，例如数据安全标准和数据接口标准等，有利于电子文件在进行管理时的稳定性。

第三，确保在办公自动化下的档案数据安全。为了保障办公自动化的系统安全，需要优化系统的隔离措施。首先是路由器的使用，将系统内所有IP地址先屏蔽，后放行，进入网络进行工作。其次是运用防火墙，凭借防火墙，有效阻止非法访问和病毒入侵。

第四，对管理人员进行专业能力和计算机运用能力的培训。伴随时代进步，办公自动化的要求越来越高，对数据处理的能力也在不断提高。只有进行不断培训的高端管理人才，才能适应档案管理工作的要求。一方面，作为优秀管理人才满足社会需求，无论是硬件还是软件，都能够熟练掌握技能。另一方面，优秀管理人才能满足单位部门的需求，不断提升综合素质水平，保持终身可持续发展。

第五，逐步完善档案管理的相关法律法规。由于电子数据化管理存在的风险与问题，是不可能完全避免的。为了防止电子数据在查阅时有意或无意的改动，相关部门应该出台相应的法律条文。每一个环节都有法可依，依法执行。档案管理每一个细节都能够规范、细化管理。当有人员在进行档案管理时出现了违法行为，应予以严厉制裁，对应所规定的处罚条例进行处罚，使文书档案管理的办公自动化符合国家依法治国的理念，对于制定的电子档案相关的法律法规要严格执行。

四、结语

在档案管理工作中，文书档案是最为重要的一个部分，将每一个事件，每一个进程，每一种变化都记录下来，这具有重要的现实意义，随着时代的发展与进步，档案管理中运用办公自动化越来越普及，这不但促进了管理的数字化和信息化，更提高了档案管理工作的办公效率，有利于档案管理的可持续发展。