新时期医疗机构党建档案信息化建设的探索与实践

文·徐淳

医疗机构党建档案信息化建设是医疗机构中应用先进的信息技术手段，将党建档案资源和各项管理过程数字化，形成计算机可识别、可处理的档案信息资源，以数码形式存储、传输、应用的各类文件材料，实现党建档案信息资源的合理配置与有序、有效开发利用，从而推动档案管理现代化，提高档案管理的效率与效益，实现资源共享。其主要内容包括网络信息采集、移动办公平台建设、纸制材料信息化处理、电子文件管理以及档案资源的开发利用等，逐步建立党建档案信息化、动态化、规范化管理体系。

一、医疗机构党建档案信息化建设的意义

（一）2019年，中共中央先后出台了《中共中央关于加强党的政治建设的意见》和《中国共产党党员教育管理工作条例》，体现了党中央对加强党的建设高度重视。党建档案信息化建设是党建工作的基石，是加强党的建设、提高党员管理水平、提升党员队伍建设质量、保持党员队伍先进性和纯洁性大背景下，对档案管理工作者提出的新要求。档案部门如何依托智能移动办公平台，搭建快捷、动态、易操作、易维护的党建档案信息化管理体系，就显得意义非凡、尤为迫切。

（二）党建档案信息化是建设数字化医院的需要。人类跨入21世纪，社会由工业化向信息化过渡，信息技术呈井喷式、爆发式发展，互联网、办公平台日新月异。医院的数字化建设理应跟上时代发展的脚步。目前就医流程和体验、管理模式的深刻变革，让医院管理从形式到内容发生了结构性改变，与之相适应的档案信息化建设也必将成为档案工作变革的重点。党建档案是医疗机构档案的重要组成部分，以“互联网+”技术为基础管理医疗机构党建档案，必将提升档案服务功能和管理效益，给档案工作带来深远的影响。

（三）党建档案数字化管理，能够节约收集和整理档案的时间，而且收集的范围会更广，内容会更加丰富，可以生动、完整、即时地记录党员管理基本情况。利用数据分析等软件系统，全面真实的勾画党员成长历程，有效帮助党组织进行系统分析，为进一步落实党的建设各项举措提供科学的决策依据。

二、医疗机构党建档案信息化建设存在的问题

（一）尚未完全建立信息化档案管理理念。目前，医疗机构在信息化建设过程中更注重在临床业务、服务病患等方面的投入，忽视了档案建设的信息化，让大多数医疗机构仍停留在过去的纸质档案传统管理模式中。档案管理转型没有引起领导者的足够重视，从而严重制约了档案管理工作信息化、规范化的进程。

（二）电子档案管理制度尚不健全，档案管理软件开发力度不够，信息化设施欠缺。尽管国家档案局于2016 年就发布了新版GB/T 18894- 2016《电子文件归档与电子档案管理规范》，对在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法做出了具体规定。但在多数医疗机构中，对电子档案管理规范或易操作的具体规定尚不健全，党建档案信息化赖以支撑的软、硬件配套也不完善，不能将现有资源进行系统化、多元化整合，建立起党建档案信息化管理系统，顺利实现档案管理信息化的转型。

（三）缺乏专业化的档案管理人才队伍。信息技术的广泛应用、数字化医院的建设以及“互联网+党建”信息系统的构建，使档案工作成为知识信息高度密集的领域，对工作人员的要求也越来越高。他们除了要具备档案业务基础知识，还需要有网络信息技术能力、安全防范及应急处理能力。目前，不少医疗机构档案管理人员缺乏系统的专业培训，且大多数是兼职档案员，仅将档案管理作为一项任务来完成，即没有主动性和积极性，又缺乏综合管理技能，不能对相关软件、平台进行熟练操作，对党建档案管理系统信息化的建设形成阻力。

三、医疗机构党建档案信息化建设的策略

（一）提高重视程度，切实转变观念。信息化是时代发展的必然趋势，党建档案信息化建设则是加强党的建设、强化党员管理的必由之路。各医疗机构要充分认识到党建档案信息化的重要意义，把建设党建档案信息化体系作为贯彻党中央“不忘初心，牢记使命”主题教育活动的抓手，纳入日常工作安排。加大对其的投入，引进存储量大、处理能力强的设备以确保电子档案信息系统的高效性和稳定性。要按照档案管理相关规定，结合信息化的具体要求，在传统党建档案收集、管理基础上，建设电子档案信息化平台，合理确定党建档案范围，全面、真实地体现党建工作全过程，为科学决策、精细化管理提供可靠的依据，同时为下一步实现档案资源全面共享打下基础。

（二）完善档案信息化管理制度。要在传统管理制度的基础上，突出信息化管理的特点、需求，科学地确定党建档案内容，并依托移动办公平台，在医疗机构档案管理体系下，确定党建档案管理路径，打造具有党建特色的信息管理系统，逐步建立党建档案信息化、动态化、规范化管理体系。同时，将党建档案信息化建设纳入目标管理考核制度，从制度上保证信息化建设的稳步推进。

1.明确党建档案归档范围。医疗机构传统的党建档案，主要包括党委（扩大）会纪要、纪录，党发文件，党组织设置、变动的报告、批复、通知，党代会会议材料，工作计划、报告、总结、规章制度、表彰奖励及处分材料，党员花名册，基层党组织换届材料、党费报表，党组织关系介绍信存根，接收新党员及预备党员转正相关材料，干部任免、决定、批复、通知及任免审批表等材料，以纸制材料为主。这些书面材料在归档保存时，保管期限在30年及永久的材料，应同时进行电子化处理。另外，按照《中共中央关于加强党的政治建设的意见》和《中国共产党党员教育管理工作条例》的要求，还应将党员“三会一课”“组织生活会”“民主评议党员”“主题党日”“党费交纳情况”以及党员的学习教育活动等情况纳入党建档案范围内，这部分内容以电子档案为主，可以嵌入党建信息管理系统，并与医疗机构电子档案平台有效衔接。

2.完善信息化设施建设。医疗机构要加大对信息化建设的投入，在建立完善的数字化硬件设施基础上，通过先进的数字化技术，根据自身实际情况建立符合自身特点的党建档案信息化管理系统，镶嵌在医疗机构内部的人力资源信息系统中，以共享医护人员的信息情况，这样既可提高系统的兼容性，又节约开发成本。内容设置除党员基本信息情况外，还应将党员“三会一课”“组织生活会”“民主评议党员”“主题党日”“党费交纳情况”以及党员的学习教育活动等情况纳入其中。

目前，医疗机构之间党员基本信息管理、党员发展、学习教育、服务、组织关系转接可以通过山东省委组织部开发建设的“灯塔—党建在线”综合管理服务平台实现。医疗机构内部人力资源系统、党建档案信息化系统、综合管理服务平台、电子档案信息化平台的有效融合，可以借助类似于“钉钉”移动智能平台实现。该类智能移动办公平台，具有良好的兼容性，能够随时随地审批，即时锁定申请人。党员基本信息采集、党员内部关系转接、党费交纳情况、学习教育活动等“一站式”完成。实时记录党的各项管理工作，既缩短了信息采集的时间，又提高了信息的准确性。实施动态管理，显著提高管理成效。

上述平台及信息系统的建设与使用，应在医疗机构信息管理部的统一监管之下，定期保养与安全维护档案网络化管理中的基础设备，提升网络化管理档案的安全性。此外，应在相应党组织的指导下，充分利用技术手段，对党建信息进行分级建设、管理和利用。借助授权管理等方法对党建档案系统的用户进行分层次管理，在确保档案信息安全的前提下实现高效管理和充分利用。

3.党建档案的整理与归档。传统的纸制档案按照保管期限分类整理归档，其中党委（扩大）会纪要、纪录，党发文件，党组织设置、变动的报告、批复、通知，党代会会议材料，基层党组织换届材料、表彰奖励及处分、接收新党员及预备党员转正相关材料，干部任免、决定、批复、通知及任免审批表等材料，能够反映党的建设工作主要职能和基本历史面貌，有历史研究和长远利用价值的，列为永久保管；党员花名册，党费报表，党组织关系介绍信存根等材料，反映党建一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的材料，列为30年保管；其他在较短时间内对医疗机构有参考利用价值的材料，列为10年保管。上述文书档案以件为单位整理，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。电子文件可参照纸质文件材料归档的有关规定执行，归档电子文件以件为单位整理，同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。

（三）加强档案人才队伍建设。党建档案信息化建设离不开一支高素质、复合型的专业档案管理队伍。在日常工作中，医疗机构要重视专业性、复合型档案人才队伍的建设，注重加强对档案工作人员的培养，要将其纳入医院人才培养的计划中，不断提升档案人员的综合业务素质。从档案法规、信息技术、互联网操作平台、党建业务等方面进行培训，可以通过自学、学习班、学分制、岗位练兵等形式，不断完善其知识结构。在掌握档案业务知识的基础上，学习计算机软硬件使用和维护技术、计算机扫描技术、信息处理技术等。同时，逐步树立档案工作人员的服务意识、责任意识和创新意识，提高专、兼职档案员的综合素质，从而为党建档案信息化管理提供保障。