外向型企业应积极实施知识产权管理规范贯标

邵兴东

摘 要：《企业知识产权管理规范》（GB/T29470-2013）认证可以使外向型企业规避知识产权风险，提升管理水平，使企业知识产权物尽其用并创造经济价值。贯标应该与企业的外向型市场战略相匹配，需要企业最高管理者重视和亲自参与。贯标的流程共划分为十个阶段。外向型企业知识产权管理规范认证需要注意风险管控和同其他管理体系的整合与兼容。

关键词：外向型企业;企业知识产权管理规范;贯标

2018-2019年经历的中美贸易战使得我国外向型企业的外部经营环境复杂多变，知识产权成为以美国为代表的西方国家限制我国外向型企业发展的重要手段，成为外向型企业进入国际市场的进入壁垒。外部环境的变化，要求我国外向型企业针对知识产权管理存在的主要问题，将知识产权管理上升到企业战略管理的高度，构建合规的知识产权管理体系来降低风险和提升企业综合竞争力。

一、外向型企业知识产权管理规范认证的现实意义

中国国家标准《企业知识产权管理规范》（GB/T29470-2013）于2013年3月颁布实施后，企业知识产权管理规范认证——即通常所说的“贯标”工作于同年5月启动。

（一）贯标可以规避外向型企业的知识产权风险

通过贯标，建立企业知识产权管理体系，可以使外向型企业在参与涉外贸易和参加国际会展的时候降低相关产品和项目的知识产权风险;降低企业产品在国际市场上的销售环节所可能面对的知识产权风险;可以帮助外向型企业避免或减少重复研发，节约成本，缩短研发周期，规避可能会出现的知识产权风险;可以规范企业信息发布审批流程，对外确保企业发布的信息无误并且不会泄露企业机密，对内严格企业商业机密的控制与保护。通过贯标清晰的企业业务流程管理，可以使企业通过采购合同、委托加工（OEM）合同中特别明确和约定知识产权条款来规避采购环节上所可能面临的来自供应商带来的知识产权风险。

国内某出口加工企业C公司通过代理商采购国外的精密仪器，但是使用不到一个月就收到国外某知名S公司发来的律师函，被告知这些精密仪器侵犯了S公司的专利权，并将C公司及其采购代理商告上知识产权法庭，要求赔偿300万美元。但是C公司却最终避免了专利侵权赔偿。这是因为C公司通过了知识产权体系管理规范认证。通过贯标使得C公司认识到采购环节可能会面临知识产权风险，于是C公司要求采购部门在采购条款中明确标明“采购产品如果发生知识产权侵权，责任由供应商承担”这一条款，从而避免了不必要的巨额侵权赔偿。

（二）贯标有利于外向型企业的可持续规范发展

通过贯标，外向型企业可以形成制度化的知识产权发现、获取和创造机制，激励企业包括研发人员、知识产权管理人员在内的全体员工发现、保护和应用企业知识产权为企业创造经济价值的热情，提升企业的市场地位和推动企业可持续发展。

山东绿叶制药是我国第一批通过知识产权管理规范认证的公司之一。通过贯标，该公司建立健全了知识产权管理体系。该公司知识产权部通过专利检索发现，“泮托拉唑”和“谷胱甘肽”这两种药品现有国际专利所涉及到的技术存在进一步进行“二次开发”的可能。于是该公司知识产权部对这两种药品的新专利点进行了深度挖掘，结合该公司的技术积累，及时提出“二次开发”的研发方案，并会同绿叶制药研发部门进行相关实验研究，完成了这两种药品的技术创新和新专利申请与布局。该公司通过贯标在企业内部形成畅通的基于知识产权管理的“药物研发和投入——经济效益回报”的良性闭环循环。知识产权管理使该公司拥有了药品的定价权，构筑了企业在国际市场上的竞争優势，并使得该公司在国际市场获得丰厚的经济利润。

二、外向型企业该如何进行知识产权管理规范贯标

（一）外向型企业知识产权体系构建应遵循的基本原则

1.贯标应该同企业外向型市场战略相匹配。外向型企业的市场主要在国外，这同内向型企业以国内市场为主是有明显区别的。对于外向型企业而言，产品的研发、目标市场的知识产权状况分析等等应该是国际市场导向而不是国内市场导向的。外向型企业知识产权管理体系的构建，应服务于企业的外向型市场战略，体现出知识产权管理与企业外向型市场战略的匹配。

2.企业最高管理者重视与亲自参与。外向型企业的最高管理者不仅要重视知识产权管理体系构建和贯标，而且需要亲自参与其中。最高管理者不仅要是体系的决策者，更应该是体系的策划者。笔者在对中知（北京）认证有限公司调研时，时值该公司对福建某公司进行现场审核。外审员认为该公司的知识产权体系适合其在国内市场的发展。但是在同该公司董事长面谈时候，被告知企业今后的发展以东南亚地区的市场为主。而该公司现有的知识产权体系却是立足于国内市场来构建的，无法匹配该公司的外向型战略，因而该公司没有通过现场审核。由此案例可见，最高管理者除了需要重视贯标，更应该亲自参与贯标，将企业的目标和发展思路及时通过自身参与贯标而实时传达给公司各个部门，进而使外向型企业的知识产权管理体系匹配于企业的发展目标。

3.全员参与、全过程控制、全面实施。外向型企业知识产权管理体系贯标工作不是企业某个部门（比如知识产权部）一个部门的事情，从最高管理者及其任命的管理者代表，到包括知识产权部，人力资源部，研发、采购、财务，运营等企业所有部门在内的全体员工都需要参与其中。贯标要求企业遵循PDCA循环管理模型进行全过程控制，在企业内部全面实施《企业知识产权管理规范》（GB/T29470- 2013）。

（二）外向型企业知识产权管理规范贯标的流程

对于外向型企业而言，贯标流程大致可以划分为以下十个阶段：贯标筹备——贯标启动——调查诊断——知识产权体系构建——编制文件——文件会审——文件发放与贯宣培训——实施运行——内部审核和管理评审——审核认证。

1.贯标筹备。在做出企业知识产权管理规范认证的决策之后，企业首先需要确定是自主贯标还是聘请外部辅导机构协助贯标。如果外聘辅导机构，企业应该配合辅导机构对企业状况（比如企业规模、组织构架、业务流程、知识产权现状等等）进行前期调研。

2.贯标启动。成立企业贯标领导小组和贯标工作推进小组（企业可以根据自身的实际情况来决定这两个小组是否需要合二为一），制定企业贯标工作规划，明确贯标工作流程和时间表，避免与企业的其他工作安排相冲突。召开全员（条件允许的情况下）或者主要相关部门负责人及参与人参加的企业贯标启动大会。公布贯标工作计划及时间节点，宣布企业贯标工作正式启动。

3.调查诊断。调查诊断的方法是贯标工作小组通过对企业各个部门的访谈，问卷调查，资料分析等方式对企业知识产权管理现状进行内部调研。调查诊断的内容主要有：企业历年来知识产权投入和产出比率的变动情况、企业知识产权管理人员的数量与构成、企业组织结构及各部门的职责、企业知识产权规章制度、企业知识产权的数量、分布和当前所处的法律状态、企业知识产权管理的流程、企业知识产权考核办法、企业知识产权能力评价、企业知识产权激励情况（比如企业专利发明人、设计者的奖金与晋升情况等等）、企业知识产权培训状况及其成效、管理层的知识产权素养情况等等。

4.知识产权体系构建。在最高管理者制定出本企业的知识产权方针和企业的中、长期发展目标之后，企业要设置知识产权专职管理机构或岗位，并任命管理者明确其权利和责任。将《企业知识产权管理规范》（GB/T29470-2013）標准的要求分解细化至企业各个部门和业务单位，将知识产权管理目标细化分解为企业的年度目标和部门目标。在此基础上，优化配置企业资源以构建企业知识产权管理体系。

5.编制文件。需要编制的体系文件主要是指知识产权手册、程序文件及以记录表单为代表的制度文件这三类文件。企业知识产权手册中应该明确本单位知识产权机构的设置及其职责、公司内部知识产权事宜的沟通流程。程序文件要涵盖记录控制程序、获取控制程序、法律法规控制程序、保密控制程序。记录表单文件包括文件发放/回收登记表、文件更改申请单/表、文件借阅登记表、专利申请登记表、商标申请登记表、著作权申请登记表等等。

按照《企业知识产权管理规范》（GB/T29470-2013）标准要求的程序文件如下表1所示。

在文件编制之前，外向型企业需要视情况而定是否进行相关培训。需要明确的是，编制文件的人必须是企业内部人士，绝不能将编制文件的任务外包给辅导机构等外部单位。在制定好文件编制计划后，由专人负责梳理与知识产权相关的制度文件和管理文件（比如知识产权审查、管理和条款的拟订等等）;与知识产权有关的人力资源管理制度和管理文件（比如知识产权管理架构、部门职责、知识产权保密人员清单、入职知识产权背景调查、人事合同中知识产权有关条款、离职知识产权提醒及相关预警、重点岗位人员的知识产权竞业限制等等）;与知识产权有关的激励和奖惩制度和文件;与企业知识产权获取、管理、保护及运用有关的制度和文件等等。

6.文件会审。外向型企业可以在贯标辅导机构的协助下，对所有的知识产权管理规范文件进行审核和修改，以达到规范的要求。

7.文件发放与贯宣培训。外向型企业要以明确的途径和方式颁布和发放前述文件。可以在贯标辅导机构的协助下，在企业内部全方位开展企业知识产权贯标宣传与培训，使企业内部各个部门和单位及全体成员能够正确理解和参与执行贯标。

8.实施运行。外向型企业可以在相关辅导机构和咨询机构的协助下运行企业知识产权体系，各部门和单位按照体系文件的要求展开各项工作，并且在公司层面和部门层面分别按照企业知识产权管理体系文件的要求填写并保存企业知识产权体系运行记录，企业内部定期对企业知识产权管理体系进行检测，并将结果反馈给企业最高管理者。

9.内部审核和管理评审。外向型企业可以在辅导机构的协助之下，对自身的企业知识产权管理体系进行内部审核，内审员对内部审核中所发现的不合格项要提出纠正和改进措施，企业需要对发现的问题进行有针对性的改进。进而按照企业知识产权管理体系文件的要求，定期组织由最高管理者主导或主持的管理评审，对企业知识产权方针和目标的贯彻落实情况、知识产权体系的成效进行评审，并结合PDCA循环提出持续改进和提高的举措并实施。

10.审核认证。外向型企业可以根据需要在贯标辅导机构的协助下先在企业内部进行模拟审核认证，并对模拟认证过程中所发现的问题进行有针对性的整改。在此基础上，外向型企业可以依照第三方审核认证的流程要求，准备审核认证的文件与材料，安排专人申请认证。

（三）外向型企业知识产权管理规范贯标的管理体系架构

对于外向型企业而言，贯标工作的顺利展开离不开贯标管理体系的支持。如下图1所示，企业知识产权贯标管理体系架构体现了在贯标过程中企业最高管理者、管理机构、管理制度、管理人员、管理资源这几种管理要素的关系。

最高管理者是企业知识产权管理体系建立的发起者、第一责任人和最终用户。结合企业的发展目标和发展战略，由最高管理者结合企业所在行业特征和行业地位来制定符合企业实际情况的知识产权方针和目标。在此基础上，一方面，最高管理者组建企业知识产权管理机构，并授权管理者代表和专职的知识产权管理人员负责企业知识产权管理文件的编制和审批;另一方面，在企业内部进行资源配备，并定期或按需进行管理评审以支持贯标工作顺利完成。

三、外向型企业知识产权管理规范贯标应注意的问题

首先，外向型企业进行知识产权管理规范认证，要注意企业的市场主要是国际市场，企业的知识产权及管理应该符合目标市场所在国家和地区的相关法律法规和政策的要求。务必不要以我国国内的相关法律法规要求来构建企业知识产权管理体系。外向型企业知识产权管理规范贯标，要同企业的经营发展阶段相适应，同企业的发展战略相匹配，契合企业所在行业中的地位。

其次，外向型企业知识产权管理规范认证需要注意风险管理。外向型企业需要注意基于国际市场的视角进行企业产品的全生命周期知识产权风险管理，应该整合企业产品从立项和研发开始，到采购、生产制造、营销、人力资源管理等过程中的知识产权风险管理，而不是仅仅注重其中的某个环节。

再次，知识产权管理文件是外向型企业知识产权管理的抓手，也是贯标审核的重点所在。企业需要把握的原则有：文件发布前应该遵循企业知识产权管理流程提交相关负责人进行审核和批准，文件更新和重新发布前需重新交由相关负责人审核和批准，相关的审核和批准表要备案可查;文件中同知识产权有关的内容表述应该是全面的和清楚的，可以使得不同学历和层次的员工都能够准确地加以理解;知识产权文献资料按照对应的密级和类别进行分类分级管理;在企业内部相关知识产权文件应该易于各部门和员工识别、取用和阅读;因特定目的需要保存的失效文件，应该予以明确标识。

实践中，在对外向型企业现场审核时候，外审员通常会仔细核对各个部门的知识产权管理文件的版本，检查是否是企业颁发的最新版本，并会以此推断企业知识产权管理体系是否健全。

此外，外向型企业在知识产权管理规范认证过程中，需要做好企业知识产权管理体系与企业质量管理体系（ISO9001），环境管理体系（ISO14001），职业健康安全管理体系（OHSAS18001）的整合与兼容。这四个体系构建的目的是相同的，都是为获取外部利益相关者的信任而加强企业内部的规范管理。这四个体系中的大部分要素内容（比如管理职责，文件控制和管理评审等）在实质上是一致的，并且体系都是采用国家标准，都遵循PDCA循环的持续改进原则。这样企业就可以通过合理配置包括人力资源在内的各种资源，优化管理部门和机构设置，统筹开展一致性的相关活动，不仅可以降低企业成本，减少重复建设和劳动，而且可以提升四个管理体系各自的运作效率，进而提升外向型企业的整体运营效率。

四、结语

贯标是手段，不是目的。外向型企业贯标，不应该是为了获取政府资助、拿到若干项目的认证（比如高新技术企业认证等等），而应该以贯标为抓手，发现自身知识产权管理存在的主要问题，通过持续改进的知识产权体系避免或降低企业运营风险，激励企业自主创新，强化企业知识产权運用和运营能力，使知识产权从传统意义上的法律资产转变为现实的经营资产，并最终成为能给企业带来竞争优势的战略资产。贯标的过程，是外向型企业为达成企业战略目标而通过内部持续改进的知识产权管理提升企业综合竞争力的过程。