新形势下加强公安派出所档案信息化建设的思考

潘婷 郭巧

摘 要：为提高公安派出所档案管理质量，本文对档案的信息化建设问题进行了分析。文章首先分析了新形势下加强公安派出所档案信息化建设的意义，强调了加强信息化建设的重要性。其次，主要从系统设计与实现两方面出发，对具体的信息化建设方法进行了总结。

关键词：公安派出所;档案管理;信息化建设

公安派出所档案数量的增多，加大了管理难度。而信息化技术的出现，则为管理效率的提升奠定了基础。加强公安派出所档案信息化建设，有助于节约档案存储空间，弥补传统人工档案管理方法“效率低”、“丢失率高”、“提取难度大”的缺陷，提高管理质量。可见，有必要对档案信息化建设方法进行研究。

1 新形势下加强公安派出所档案信息化建设的意义

新形势下，加强公安派出所档案信息化建设，是信息化时代发展的必然趋势，且对档案管理质量的提升，具有积极意义。信息化时代的到来，使得大数据技术、计算机技术逐渐被应用到了各个领域[1]。各技术的应用，有效降低了社会各领域的工作难度，同样为其发展奠定了技术基础。新形势下，如公安派出所未引进上述技术进行档案信息化建设，极容易落后于时代，对工作效率的提升，以及自身的发展不利。信息化技术中，各项技术的引入，可显著降低公安派出所的档案存储难度，提升存储效率，节约存储空间。此外，各项技术的应用，同样能够使管理人员利用信息化系统的检索功能，随时随地的对档案进行提取。在此基础上，利用海量档案信息，对数据的规律进行分析，并与相关人员及单位，共享档案资源。可见，加强档案信息化建设，对公安派出所档案管理质量的提升，以及工作效率的提高，能够起到极大的促进作用。

2 传统的公安派出所档案管理存在的问题

2.1 信息存储难度高、档案使用效率较低

信息存储难度高、档案使用效率较低，为传统公安派出所档案管理存在的问题之一：1）信息存储难度高：传统的人工档案管理方法下，档案均以纸质为主，需于档案室内存储。存储时，管理人员需首先对其进行归类，并妥善放置，存储难度较高，工作效率低。2）档案使用效率較低：传统的档案管理模式下，管理人员使用档案时，需自档案室一一查找。该过程所需时间长，易对公安派出所工作的执行造成阻碍。加强档案信息化建设，可有效解决上述问题。

2.2 数据分析较困难，档案资源无法共享

数据分析较困难，档案资源无法共享的问题，同样为传统档案管理工作存在的问题：1）数据分析较困难：随着公安派出所工作量的加大，档案信息及数据的数量明显增多。传统的档案管理模式下，管理人员很难提取海量数据，对其规律进行分析，因此，同样难以对数据进行明确的统计。该问题的存在，容易对未来工作计划的针对性制定产生阻碍。2）档案资源无法共享：档案资源共享，对公安派出所寻找及抓获犯罪分子具有重要意义。如资源无法共享，则必然影响工作效率及质量。可见，加强档案信息化建设较为重要。

3 新形势下加强公安派出所档案信息化建设的方法

3.1 正确存储档案信息

正确存储档案信息，是提高档案信息化建设水平的关键。具体措施如下：1）扫描：如已具备纸质档案，管理人员可利用扫描仪，对纸质档案进行扫描。扫描后，各项信息将自行填写至系统之中。为避免信息出现错误，管理人员需利用系统的修改功能，对其错误之处进行修改，保证档案填写完整无误。2）自行录入：针对无纸质档案者，管理人员应自行录入档案信息。信息录入后，应给予检查，判断有无错误。如无错误，仅需点击“存储”按钮，档案便可存储至系统之中。采用上述方式存储档案信息，有助于降低错误率，保证数据准确。

3.2 提高档案使用效率

对档案进行录入以及存储的目的，在于便于对其进行提取与使用。档案管理信息化系统，具有档案使用之功能，管理人员可利用上述功能，展开管理工作。例如：当需查找某员工的档案时，管理人员可首先登录系统，继而点击“查找”按钮，并将需查找的信息（如：员工姓名、工作编号、家庭住址等），输入对话框。此时，系统将立即根据管理人员所输入的内容，完成对信息的检索，并将最终检索得到的信息显示于屏幕上。管理人员可根据屏幕的显示，对数据及信息进行使用，为公安民警侦破案件及落实相应工作提供参考。

3.3 明确分析数据规律

公安派出所的档案管理信息化系统，同样具有数据分析之功能。近年来，公安派出所的档案数量逐渐增多，海量数据的出现，虽加大了管理难度，但同时也为数据分析了提供了可能。对此，建议档案管理人员利用系统的该功能，寻找海量数据的规律。例如：管理人员可以以报案原因、案件类型、侦破数量作为依据，对数据进行分析与处理。以了解本年度的案件总数，以及案件侦破率，分析影响案件侦破的因素。在此基础上，根据分析结果，调整未来的工作计划与方案，全面提升公安派出所工作质量，降低工作难度。

3.4 实现档案资源共享

公安派出所应加强档案信息化建设，保证档案资源能够实现共享。例如：当某案件发生，而犯罪嫌疑人逃脱时，公安派出所应获取其档案，并将其存储至档案管理信息化系统中。档案存储后，管理人员应将信息分享给全国各省市的公安派出所，供其他省市参考，共同努力对犯罪分子进行控制及抓捕。采用上述方法对档案进行管理，可全面提升资源共享的效率，且有助于快速侦破案件，提升公安派出所的工作质量。但需注意的是，为保证档案信息的安全性，数据传输的过程中，应利用信息化系统中的加密功能，对信息进行加密。

4 结论

综上所述，本文对新形势下加强公安派出所档案信息化建设问题的研究，为派出所档案管理质量与效率的提升奠定了基础，有助于预防档案丢失、数据错误等风险。未来，建议公安派出所积极分析自身的档案管理需求，对档案的模块及检索功能进行设计，并将其应用到具体的管理工作中，提高管理水平。

参考文献

[1]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究——基于档案数据管理视角[J/OL].山西档案：2019，5（10）：102-103.

[2]陈荣.基于AIC系统高校学籍学历档案管理创新研究——以湖南城建职业技术学院为例[J].管理观察，2019，4（23）：138-139+142.