县级档案馆纸电档案配套接收工作探讨

刘宇锋

摘 要：本文从馆藏条件、资源结构优化、馆藏资源开发三个方面对县级档案馆的纸电档案配套接收工作的有效开展进行了讨论和分析，希望能够为县级档案馆相关工作的开展起到一定的促进作用。

关键词：县级档案馆;纸电档案;配套接收

档案的接收工作是做好档案管理的重要内容。本文对县级档案馆如何丰富馆藏、高效完成纸电档案的配套接收，实现档案工作更好的为科学研究和各渠道调研提供有力的史料证据，使档案的价值在社会各方面工作的开展上充分体现其价值进行了探讨，并以此为核心对相关工作的开展进行了研究。

1 争取政府的支持，完善馆藏条件

县级档案馆作为我国档案管理工作的基层单位，其馆藏档案内容大多來源于基层，与人民群众的日常生活有着密切的联系，因此其有着较高的真实性与可借鉴性，对于我国基层建设工作的开展有着重要的意义和较高的参考价值。因此，对于县级档案馆的纸电档案配套接受工作必须要引起足够的重视，包括档案馆自身以及其上级政府、相关部门的重视，从而为档案馆工作的开展提供有利的条件，保证相关工作的顺利进行。

县级档案馆纸电档案接受工作的开展条件建设首先必须要从自身做起，县级档案馆领导、管理人员以及工作人员要充分认识基层档案工作对于当地发展、我国社会主义和谐社会建设的意义，不能因单位等级层次较低而放松了对工作的要求。

县级档案馆工作人员要端正自身的工作态度，在档案接收的过程中加强对档案的审核、筛选工作，避免有用档案未被录入、无用档案冗余的情况出现。并不断的学习提高自己，提升自身的档案业务水平。其次，县级档案管理在开展档案接收工作时要积极与对方进行沟通协调，保证对方的良好的配合以及较高的积极性，使相关接收工作得以顺利、高效的进行。最后，县级档案馆要不断的丰富自身馆藏资源，优化纸电档案接收工作流程和工作方法，加强档案馆库房建设，切实提高档案接收、管理工作的质量。

除了县级档案馆自身内部条件的建设外，档案馆还要积极对纸电档案接收工作的外部条件进行建设。档案馆要积极与政府、上级部门等相关单位进行联系，说明档案接收、管理工作发展、提高规范性的意义，提出档案工作发展的短、中、长期规划，从而获得相关部门对档案工作的大力支持，为档案馆的建设和发展提供帮助。其次，档案馆要积极与政府部门、事业单位、社会单位进行联系，拓展档案接收范围，并满足相关单位的档案需求，提供良好的档案服务。

2 做好收集工作，优化馆藏结构

随着时代的发展，档案的数量、内容不断增加，尤其是纸质档案的增加给档案馆的库存、管理带来了巨大的压力，进而对后期的档案接收工作也会产生的一定的影响，例如，新接收的档案缺少足够的储存空间、原有档案难以筛选删减、纸质档案检索十分困难等问题。虽然随着信息技术的发展，电子档案的形式逐渐普及，能够有效的解决传统纸质档案储存难、检索难的问题，但电子档案在实际工作中要想全面替代纸质档案还需要进一步的研究和发展。例如，部分重要档案必须要有纸质档案的原件，电子档案更多的用于备份和检索，电子档案的权威性、证据价值、安全性等还有待提高。

在这一背景下，县级档案馆要想实现纸电档案配套接收工作的有效进行，就需要在档案数字化发展的基础上优化接收工作以及馆藏结构。

首先，要对新接收的档案进行审核和筛选，剔除不具有参考、保留价值的档案，对于重要性、价值较低的纸质图表、照片、文案等资料可以通过扫描等方式录入档案管理系统，对于重要的档案则在录入系统的同时做好纸质原件的保存工作。

其次，对于档案馆的现有馆藏资料要加快数字化工作，通过对档案的重要性、历史参考价值等进行分析，将不具有历史参考价值和保留必要性的档案剔除，对剩余的档案按照一定的顺序进行数字化工作：1）优先数字化需求大、利用率的档案资源;2）优先数字化珍贵档案和具有长远价值的档案;3）优先数字化具有本地特色、经济、科技、文化价值的档案;4）按照先目录后全文的顺序进行数字化工作。

最后，档案馆要对档案信息化建设制定出详细的制度、规范要求，保证原有档案和新接收的纸电档案能够以统一的规范、标准、形式进行储存，从而实现对馆藏资源储存的合理、优化分配，为后期的档案检索、调档工作奠定良好的基础。

3 开发馆藏资源，提高服务水平

档案管理纸电档案配套接收工作的最终目的是利用接收的大量档案资源为相关部门工作开展提供有效、准确、客观的参考和支持，满足其工作对于档案的需要，这也是档案馆工作的重心所在。因此，在档案馆纸电档案配套接收工作的开展上，要加强对档案资源的开发利用，为档案馆的档案服务工作水平的提高提供保障。

在档案接收的过程中，档案馆工作人员要对其进行合理的分类、整理，根据档案涉及内容将其分为政治、经济、科技、文化等多个类别;加强新接收档案与现有馆藏资料的结合，保证档案馆内的资料内容客观记录历史，及时记录最新数据，从而在后期档案的开发利用上能够有效提高档案服务的针对性和效率。

档案馆要加强对档案资源的开发利用，例如，通过开展便民服务，在群众信访、户籍、低保、维权等问题的解决上提供档案、政策等方面的服务、咨询和帮助，在为相关工作提供依据的同时让群众认识到档案资料收集的重要性，积极配合档案馆工作的开展。又如，在农村经济建设和发展上，档案馆可以为人民群众提供国家、当地多年来的农村经济发展政策，使人民了解党和国家为人们着想的初衷和所带来的显著社会效益和经济效益，提高农民劳作积极性，维护社会的和谐稳定。

4 结语

综上所述，在县级档案馆纸电档案配套接受工作的开展上，档案馆要积极采取措施，通过争取政府支持，完善馆藏条件，做好收集工作，优化馆藏结构，开发馆藏资源，提高服务水平等途径，有效提高档案工作的质量和效率，使档案价值在我国经济发展和社会主义社会建设中充分体现。

参考文献

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