艺术院校实践教学档案工作探析

冯承曦

摘 要：艺术院校的艺术档案管理跟别的院校情况不太一样，它的管理要根据自身特点并参考其他院校管理，制定一套符合艺术院校的艺术档案管理。在学校教学档案是非常重要的，它是老师们经过教学或者教学前书写的文字、图表、声像等不同形式的原始资料，具有考察和存留价值。本文探讨了艺术院校实践教学档案的特点，并对怎样构建好的体系提出了一些建议和设想。

关键词：艺术档案;管理;学校

2002年颁发了《艺术档案管理办法》，把艺术档案认定为是在艺术创作、研究、教育、交流以及社会文化等活动中所形成的，它对国家、院校、个人都具有极高的收藏和参考价值。

1 艺术教学档案管理的特点

艺术院校的档案与其他院校档案管理有区别，具有自己独特的方面，主要区别有以下几点。

1.1 艺术教学档案的实时性

艺术档案的产生不具有特定性，没有特定的时间、地点，所以就造成信息录入的困难，一旦错过了，就很难再去补上，这就是区别于一般院校档案的一点。普通院校档案不用在产生时立刻录入，而是会找取一个不定的时间点统一存档，艺术教学档案如若没有在现场及时录入，事后弥补很难。

1.2 艺术教学档案的表现具有多样性

《教育档案管理方法》此法中对高校档案进行了初步的分类，主要指高校在招生、科研、管理、教学等活动，直接影响对学生、学校和国家有参考价值 和保留价值的各种文字、图表、声像等不同形式。艺术档案较于普通档案来说更侧重于艺术的特性，表现形式，它的记录大多数是图片如摄影作品;声音影像如演唱会;实物比如雕塑。

1.3 艺术教学档案的保管方式复杂性

不同类型的艺术档案保管方式不同，每个类型都有它特有的保管方式。雕塑类、油画类，换而言之就是美术类它的保管方式是实物方式保存;音乐类、戏剧类要以声像档案来储存。

2 艺术档案的管理问题分析

艺术类中等院校管理档案一般有以下问题：

2.1 档案管理人员的艺术专业素质有待提高

学校各个单位的档案人员大多数是兼职档案管理人员，可能会有着多种身份。因此，对档案专业以至于艺术档案的了解不够深，理解的也不够透彻，更不会以十分的精力来对待这件事情。虽然顶着这个职位，也负责接收和保管，但是相比于专业人员还是有较大的差距。学校的档案管理工作人员应该具有一定的专业素养，要定期给工作人员进行培训，使他们的技能提升。

2.2 艺术档案管理与利用率比普通档案都低

由于在档案管理岗位兼职人员的档案管理水平高低不一，所以对于学校产生的艺术类档案的管理也很不到位，很多艺术档案都无法完整的保存下来，当然这只是档案无法好好保存的一个原因，而另外一个原因就是没有清楚地认识到艺术档案的所属问题，艺术档常常被人认为是个人档案，认为不应该由学校来进行保管，这种想法导致的收集率低自然会导致利用率降低，利用率低就无法高效的给他人带来服务，这样就影响了收集率，这样反复循环，不断地恶化下去。

2.3 艺术档案保管混乱

艺术档案保管混乱主要是有两方面，一是由于艺术档案的表现形式和载体，这种多元化造成保管起来非常不便，比如尺寸不一造成实物柜无法完全容纳，一些大尺寸的艺术品就只能堆在库房。而另一个原因就是，学校对于艺术档案不重视，对艺术作品缺乏有效的管理体系，工作人员对于艺术档案的收藏和保管也没有足够的重视，导致管理的措施无法达到应有的标准。

3 艺术档案管理措施

档案管理工作在遵循普通学校档案管理体制的基础上，如何兼顾艺术档案的管理对于艺术类院校来说是一个难以解决且十分重要的问题。下面从收集、规范和保管三方面提出几点解决方案。

3.1 着重实时性收集

艺术档案的收集应该成为艺术院校档案工作人员的主要工作。一般情况下，不同类别的专业档案在固定时间、固定地点的收集是现在大多数艺术院校收集档案的主要方法。由于许多艺术院校的档案都是由部门专门立案的，所以关于档案的收集、管理，档案管理工作人员大大减少了参与感。艺术档案属于院校档案中尤为重要的档案类别，更是国家尤为重要的档案资源。

艺术档案的实时性与普通档案的不同，收集艺术档案的时候不可以用“要、等、靠”的方式，因为艺术档案不能集中收集，应完善一套收集体系。对于艺术类院校来说，艺术教学与艺术创作、美术创作、音乐创作、戏剧表演等艺术档案的产生极为复杂多样，所以必须注重档案的产生线索。

3.2 有条理的规范艺术档案归档范围

艺术院校的艺术档案归档范围与一般的专业档案存在很大的差异性，根据其他的艺术院校对艺术档案的收集需求，其收集归档范围主要包括：各种艺术节的材料;各种演出的材料;演出时的录音带、录像带，对于艺术的总结、宣传资料、职员资料、中外重大艺术活动的文件资料、艺术教育教材、学生作品、艺术研究及其他研究的材料等等。

3.3 注意保管的类别性和联系性

艺术档案表现形式的不同决定了保管方式的不同。比如，舞蹈类、戏剧类、音乐类档案多数采用声像的保存形式，而设计和美术类档案多数采用实物保存的形式，由此看来，每一件艺术档案不仅仅是单一的档案本身，也许还需要保存其附属档案。例如，一场演唱会，不但要有演出的音像资料，还要有演唱会的宣传材料，如海报;也应有演唱会的制作过程，如节目单、演出人员名单等等。所以对这场演唱会来说，产生了三类档案，即声像类、实物类和文字类，这又提高了档案的管理要求。声像类要做好防礠工作，实物类与文字类档案的保管方式和放置位置不同，需要通过“互见卡”等方式，将同一事件不同类型的档案关联起来，从而保证档案保管具有完整性。

随着信息时代在人们生活中占领导地位，数字化、网络化已经成为生活中不可或缺的一部分，电子档案单套制的推进更给传统的档案保存管理方式带来极大的影响和挑战，艺术档案想要长期保存而不受破坏，也应顺应时代的发展，建立数字化思维。艺术档案数字化对实现档案资源共享，实现网络查询，延长档案使用时間起着重要作用。

4 总结

由于艺术档案区别于其他普通档案，所以在管理艺术档案时，就要利用科学合理的方法。对于艺术档案需要我们更加认真和仔细的对待，他不光代表着创作者的创作价值，还有着很大的艺术价值。只有科学有效的管理方法才能够让艺术档案完好的保存下来。

参考文献

[1]刘星.艺术院校实践教学档案工作探析[J].中国档案，2018（10）：44-45.