机关事业单位数字化档案鉴定方法研究

李爱民

摘 要：随着当前信息技术的广泛应用，其在各个行业领域均得到了飞速发展。当前机关事业单位中的档案鉴定与管理逐步成为了必不可少的重要工作。随着对网络技术与电子信息技术的应用，数字化的档案鉴定与管理工作逐步发展起来。但是由于其发展起步较晚，容易受到技术条件方面的制约，本文对当前阶段下机关事业单位档案鉴定方面存在的问题展开了探究，并对此提出相对的建议以供参考。

关键词：机关事业单位;数字化;档案管理;档案鉴定

1 档案的数字化

事业机关部门通过实现对档案鉴定工作的数字化，能够直接对不同类型的电子信息设备进行档案信息的传输与转换。在推行档案信息数据的数字化这一过程中，需要借助先进的电子设备，对文字进行扫描分析，分解并整合归纳，能够实现将光源信号转变为电信号内容。

通常情况下，借助信息技术将档案输送至计算机中，形成所需要的图像文字内容。档案信息在进行数字化处理时一般包括有两种处理方式，首先是对档案的原文件进行扫描，通过图像的形式，或者是字符识别的形式，将信息储存在电子设备或管理平台中。其次是利用数字化技术，对档案文件进行微缩，以微缩影像的方式来对档案存储，为后续鉴定工作提供便利与保障。在这整个过程中，还应不断重视起档案扫描及存储方式是否科学合理，是否具备了经济性与便利性。档案信息内容经过信息化与数字化的转变，从而促使机关事业单位对档案更好地监管与把控，充分结合管理平台与数据库，达成最终的档案内容，以便于后续工作的顺利展开。

2 机关事业单位推行档案数字化鉴定管理的意义

1）推进管理控制工作的自动化。我国传统形势下的机关事业单位在对档案进行收集、归纳与管理的过程中，一般是采用粗放型管理模式，在此管理工作的基础之上，安排相应的存储管理人员，把控市场经济与信息技术的发展动态，积极引进先进的科学技术，严格把控管理工作的具体成本，从而有效实现机关事业单位工作的自动化与数字化。在对机关事业单位档案进行数字化管理与控制的过程中，需要及时更新档案管理的相关电子设施设备，同时，相关部门应加大对此项工作的成本预算投入，从而有效实现档案数字化的管理。通过档案的数字化能够直接借助信息技术对相关信息数据，及时储存管理与运用，将信息存储于电子管理平台中，机关单位的档案不将信息存储于电子管理平台中，档案的数字化不仅节省了对实体的存储所需的空间以及相关费用，并且在进行档案信息的查询时，能够更加快捷便利、合理地利用资源，避免对资金成本的消耗与浪费。

2）实现信息资源的共享。通过档案的数字化，使得机关事业单位对档案的管理工作更加便利。数字化的档案管理主要需要通过计算机网络平台对所存在的信息与数据进行录入与扫描，在此基础上，能够及时获取对档案进行鉴定与管理所需要的重要信息，从而促使后续工作的顺利展开。机关事业单位在进行工作事务的处理过程中，需要調取档案材料中的信息，例如工作人员若想进行调动提拔等，都需要对该员工的详细档案信息进行及时调取，从而确保工作的科学合理性，并为相关部门的决策提供有力的依据。档案的数字化，还需要构建其网络信息交流平台，实现信息数据之间的共享，通过这种新型的服务与管理形式，为机关事业单位提供便利性，转变了工作形式，提高了工作质量与工作效率，同时打破了时间与空间的限制，使得数字化的档案能够成为一种全新的工作形式。

3）提高鉴定管理人员素质。机关事业单位进行档案的数字化鉴定与管理，需要根据先进的网络技术与信息技术来实现，其操作过程对鉴定管理人员自身专业素养提出了更高程度的要求。只有不断提高工作人员的素质与操作能力，才能够确保数字化档案鉴定管理工作顺利开展。随着时代的不断发展与进步，信息技术更新换代速度飞快，对此，进行数字化档案鉴定与管理的相关技术人员需要与时俱进，积极学习并应用新的知识技术，从而实现工作常态的更新与进步。

3 当前机关事业单位对档案鉴定与管理存在的问题

1）档案材料数据收集不够完整。当前，有部门机关事业单位在对档案材料与数据收集的过程中，更重视于文书类档案的收发，以及对业务档案的管控，从而忽略了实物档案与音像类档案的收集，在整理归纳的过程中存放于各类科室中，甚至存放在个人手中，造成档案材料收集不够完整全面，导致存在有价值的档案会忽略或遗漏，影响了后续对于档案的鉴定与管理工作顺利展开。

2）档案鉴定体制不够完善。机关事业单位在日常工作与管理控制方面的制度已经趋于完善，但由于数字化档案信息处于起步阶段，前，一些事业单位制定了较为完善日常工作管理制度，而涉及档案管理的制度有却不是很规范，没有统一严格规范的档案管理制度，部分业务科室工作人员档案保存意识不强，工作中形成的文件资料随意丢弃，有的甚至长期锁在个人抽屉里，时间久远，导致工作中形成的有保存利用价值的文件资料丢失、损坏，无法及时有效地提供高效利用。

3）档案鉴定管理人员综合能力有待进一步提高。当前存在有部分机关事业单位中进行档案鉴定管理人员并没有接受过专业的知识学习与培训，不具备对档案进行鉴定与开发的专业知识，并在推行档案电子化与信息化的过程中没有重视起对自身技术能力的培养，无法对档案进行科学规范地鉴定与管理。

4 事业单位数字化档案鉴定方法相关措施

1）完善相关体制。只有不断优化完善机关事业单位对档案鉴定与管理的相关体制，才能够保障数字化档案推行后鉴定工作有效开展。同时，还需要构建对于档案储存平台的管理制度，规范标准不同档案的整理工作流程，从而保障档案信息在电子化过程中各项信息数据的完整性与全面性，待发现任何问题后及时进行排查与解决。

2）加强基础设施建设工作。若想加强事业单位对于电子化档案的鉴定能力水平，必须要不断提高对基础设施的建设。随着社会的不断进步，网络技术与电子设备更新换代速度日益提高，对此需要及时把控市场经济动态，及时更新档案管理的硬件设施设备，应用最新网络技术，实现与时俱进。此外，还可以积极引进并开发对于档案存储与检索的网络平台，做好信息数据与各项办公系统之间的衔接。

3）加强电子化档案鉴定人员的素养。当前时代已经步入信息化时代，对于掌控并管理电子化档案的鉴定技术人员，必须在具备了丰富的知识理论基础之上，对信息技术操作技能有一定把控。对此，机关事业单位需要鼓励技术人员积极参与到相关培训学习活动中来，有效提升其对于档案文件的分类能力、检索能力等，确保档案鉴定人员能够具备一定的专业素养，确保鉴定管理工作的展开。同时，还应积极培养其工作责任意识与职业道德，促使鉴定管理人员能够积极主动地投入进电子化档案鉴定与管理工作中来，实现档案现代化、信息化的新型鉴定理念。

4）强化对于档案信息的管理责任制度。不断提高相关部门与领导阶层的管理范围，将责任落实到个人，同时建立起档案管理的专项工作小组，从而有效确保电子化档案的鉴定工作，明确各个岗位的具体工作职责，专职档案管理人员需要督促并确保文件信息的录入与管理检索工作，严格规范相关体制，实现电子化档案鉴定与管理工作的更加高效与便捷。

5 结语

随着近几年来我国信息技术的不断发展，对于电子化档案鉴定工作提出了更多的要求，对此，必须应加强体制完善，采取针对性的措施，实现电子化档案鉴定与管理工作质量与工作效率的进一步提高，满足机关事业单位工作的具体需要。

参考文献

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