大数据背景下的档案管理与利用服务研究

丁利红

摘 要：在大数据的时代背景下，档案管理与利用服务发生了巨大的改变，以往的档案管理与利用模式已经不再适应当前国家及社会对档案管理与利用的需求。本文简单阐述大数据的概念及其对档案管理的重要意义，分析大数据背景下档案管理与利用服务的问题与挑战，重点讨论了大数据背景下加强档案管理与利用服务的有效策略，以供参考。

关键词：大数据 档案管理 档案利用服务

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）11-00-01

引言

近年来，国家持续推动大数据产业发展，已经将大数据作为基础性战略资源。在国家政策的推动下，大数据产业落地进程加快，产业价值被进一步发掘。据权威调查数据表明，2017年中国大数据规模市场已达358亿元，年增速达到47.3%。在这一背景下，各行各业都出现了海量的数据信息。就档案管理工作而言，其主要内容就是对这些海量数据信息进行分类、整理并归档，这就需要借助大数据技术来完成。从当前的档案管理发展来看，如何正确借助大数据技术，加强档案管理与利用服务工作，已经成为档案管理中急需解决的重要问题。

一、大数据的概念及其对档案管理的重要意义

大数据自诞生以来，一直是一个较为模糊的概念。麦肯锡全球研究所对大数据给出了这样的定义：“一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出传统数据库软件工具能力范围的数据集合。”简单来说，大数据就是通过分析挖掘全量的非抽样的数据辅助决策，或者可以说成是超级存储。大数据的核心作用是数据价值化，也就是让数据产生各种价值。大数据可实现的应用基本可概括为两个方向，分别为精准化定制和预测，比如说通过搜索引擎搜索同样的内容，每个人的结果都是大不相同的。

在档案管理中应用大数据，可通过垂直扩展（大内存高效能）、水平扩展（大磁盘大集群）等对海量档案数据信息进行存储、计算与处理。这不仅有利于实现对电子档案的全面管理，提升信息整合管理效果，也有利于满足数据存储与备份工作需求，对档案管理与利用服务模式的创新、档案管理与利用服务工作的落实有重要意义。

二、大数据背景下档案管理与利用服务的问题与挑战

1.问题分析

大数据背景下，档案管理与利用服务中存在的人才短缺、管理安全风险问题日益严重。应用大数据技术实施档案管理与利用服务工作，需要收集并分析海量数据，基于分析结果做出决策，这就要求档案管理人员具备专业的数据分析知识与技能。但是，大多管理人员只掌握了基本的档案管理知识与计算机软件操作技能，不具备专业的数据分析知识与技能。另外，档案管理逐渐迁移至网络环境中，档案数据与计算机、网络建立了必不可分的联系。由于计算机、网络本身存在漏洞，再加上防火墙建立不完善，导致档案数据安全风险的发生，对档案数据安全造成威胁。

2.挑战分析

大数据时代的到来也给档案管理与服务利用打来了不可避免的挑战，如数据海量存储持续增长、数据信息检索服务与信息安全服务要求不断增高。比如，档案信息检索，人们在检索档案信息的过程中，不再满足查看原始档案，而是需要查看有自身需求有或多或少相关性的档案，这就要求档案管理人员加强对档案数据的集中性分析，并从海量数据中获取更有价值的数据信息，无形中增加了档案管理人员的工作量。

三、大数据背景下加强档案管理与利用服务的有效策略

1.强化管理队伍建设

档案管理队伍是否具备专业性较高的数据分析知识与技能，直接影响管理与服务工作的具体落實，关系到档案数据信息价值的挖掘。所以，相关部门需要强化档案管理队伍建设。一方面，根据实际档案管理与利用服务需求，引入专业性的档案管理人才，调整当前档案管理队伍人员结构，有效遏制管理队伍向老龄化发展。另一方面，加强对现有人员的培训，建立其档案数据安全意识，使其掌握先进的档案管理知识、软件知识与大数据技术、计算机软件技术，提高其档案管理能力。

2.完善档案信息化管理制度

档案信息化管理制度是落实档案管理与利用服务工作的重要保障，在大数据背景下的档案管理与利用服务中起到指导性作用。所以，相关部门应当完善档案信息化管理制度。其一，完善电子文件归档与管理制度，在各科室内部设置1-2名兼职档案员，并为其安装电子档案管理系统，由兼职档案员负责科室内电子文件的收集、整理及归档，最后由综合档案室对档案进行统一保管，要求移交档案室的电子文件为一式三套，一套本地封存、一套异地封存、一套提供利用。其二，完善安全保密制度，定期更改数字档案系统登陆账号及密码，交由专人妥善保管，要求档案管理人员根据电子档案实际内容设置条文和原文的网上查询利用级别，并按照用户需求设置该用户网上查询权限，规定电子档案仅限于部门内部人员查询。其三，完善数字档案查询利用制度，要求部门内部人员开通档案管理系统登录账号，规定外来人员必须经领导同意后方可由档案管理人员执行相应查询操作，并根据数字档案内容划分档案利用权限。

3.加大基础设施建设力度

大数据的背景下，档案管理与利用服务工作对计算机设备、网络环境的依赖性更强。所以，相关部门需要加强对计算机设备、网络环境等软硬设施的建设力度。例如，充分考虑当前的资金条件，在条件允许范围内，淘汰老旧的计算机设备，更新计算机系统，定期或不定期优化病毒库与防火墙，并建设办公局域网，构建具有良好稳定性与安全性的网络环境。同时，将计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，如只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘，再把载体直立存放在防光、防尘、防磁、防有毒气体的装具中，控制其温度在17-20摄氏度范围内、湿度在35%-45%的范围内。保存专用软件产生的电子文件时，先将其转换为通用型文件。

结语

综上所述，在大数据的背景下，相关部门要加强档案管理与利用服务，应当充分发挥大数据的优势，将大数据技术应用于档案管理与利用服务中，同时，强化档案管理队伍建设，完善档案信息化管理制度，加大相应基础设施建设力度，以提高管理质量与服务水平。

参考文献

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